加强档案管理工作的几点思考

林燕杰

（黑龙江省北安市房产管理局，黑龙江 北安 164000）



加强档案管理工作的几点思考

林燕杰

（黑龙江省北安市房产管理局，黑龙江 北安 164000）

摘要：档案管理工作在社会发展进程中起着极其重要的作用，在创建服务型社会和信息化高速发展的今天，随着电子商务、电子档案的诞生，如何创新工作思维，科学规范的做好档案管理工作，提高档案利用价值，是档案管理人员面对的新课题。立足于档案管理工作现状，从人员管理、制度建设等方面去阐述如何做好档案管理基础工作，规范档案管理，开发和利用好档案资源，实现档案管理工作的自身价值，开创档案管理工作的新局面。

关键词：档案管理工作；档案管理人员；档案使用价值

随着科学技术的迅猛发展，计算机的应用和信息管理系统的建设，对档案管理的要求也越来越多，无疑给档案管理工作带来了许多新的挑战。如何做好新形势下的档案管理工作，是摆在各级管理人员面前的一个重要课题，必须引起高度重视和认真思考。笔者认为应该从以下几个方面入手:

一、取得领导重视和支持，为做好档案管理工作奠定基础

档案管理是一项默默无闻的工作，因此，个别领导对档案工作存在着一些认识上的误区。认为档案工作就是简单的收存材料，只要守好摊，不丢失，能应付外调、查档就行了，不需要领导亲自抓。由于思想认识不到位，个别地方在工作中存在着人员配备不到位、投入不够、基础设施配套不全、档案人员政治、经济待遇不高等情况，导致档案管理人员缺乏工作积极性，档案管理工作不到位现象。

二、加强教育培训，努力提高档案工作人员综合素质

要注重档案管理人才的培养和专业技能教育，加强对专、兼职档案人员的业务培训，经常组织档案人员参加相关部门举办的档案工作培训和新技术学习班，要根据新形势的要求，从档案管理工作的实际出发，进行现优化、信息化管理的基本知识教育和计算机应用能力的培训，档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。要逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，采用多层次的、全方位的档案培训形式，因材施教，因人施教。培训方法可根据不同类型、不同类别的培训要求，采用集中、分散、短期、座谈或专题讲座等各种形式。通过灵活多样的教学方式和手段，吸引学员兴趣，满足他们的实际需要，真正提高教育培训的效果，进而激发广大档案管理工作人员工作热情，使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

三、建立健全档案管理制度，规范档案管理

没有规矩，不成方圆。健全的管理制度，完善的管理机制，是提高档案管理工作水平的保障。要结合本单位情况，制定出切实可行、符合实际，具有操作性的各项档案管理规章制度，做到有章可循，按制度办事。对已有的档案制度进行修订、完善，实现现代化、规范化、标准化的档案管理。如制定《档案归档制度》、《档案室工作人员职责》、《档案工作保密制度》、《安全保管制度》、《档案借阅制度》等一系列制度办法，明确档案管理范围、管理原则和管理方法，补充完善与本单位档案工作相适应的收集、整理、借阅等各项管理制度，使档案管理的责、归、移、管、用、销等环节都有章可循。同时加强档案日常管理，将档案管理工作列入各科室口标管理责任制范围，明确档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、移交等环节的具体要求，依托计算机等现代管理手段，实施“人工检索’，与“计算机检索’，相结合，提高查阅效率。鉴于档案管理的复杂性和机密性，对各类档案必须实行集中管理、统一存放的管理模式，所有的档案均由专职档案管理人员统

一立卷、统一归档、统一整理、统一保存，形成档案管理“一条线”的管理体系及“统抓统管”的工作格局，努力做到组织上有保证，工作上重严密，责任上强落实。使档案工作走上靠制度建设实现规范化管理的轨道，不断完善管理机制，切实有效地保证档案管理工作的正常开展。

四、实现档案管理思想的现代化

管理思想现代化，既指档案的基本理论思想的先进科学性，又指档案利用指导思想的先进科学性。在信息时代的今天，许多传统观念必须改变，档案工作作为一门科学，要掌握档案的规律，树立现代化意识，以科学的精神办事，才能使档案工作向现代化管理方向发展。其一，档案管理人员应更新观念。档案管理是一门高度综合的社会科学，具有自身的理论和发展规律，从事档案管理的人员应正确认识档案管理工作在当今高效机构改革中的重要地位和所能发挥的巨大作用。在职能上要从管理型向服务型转变，从服务观点出发，以服务促管理，以管理完善服务。其二、树立质量意识和创新意识。档案管理人员在操作过程中应遵循档案形成的规律及其理论，对档案形成的全过程严加控制，自始至终抓好每个环节，实行不间断的质量管理，把档案的差错消灭在操作过程中。档案管理工作要适应当前科技发展和档案管理现代化的要求，就要在管理方法和手段上不断创新。

五、创新工作思维，充分发挥档案的使用价值

档案保管的目的是为了利用，俗话说:“档案贵在活，而重在于用。”因此，档案管理工作者在做好档案收集、归档、保管的同时，在严格执行国家的保密政策，严防泄密，处理好利用和保密关系前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具，丰富档案的应用领域，使其在党政管理、教学科研、基本建设及文化建设等方面发挥重要的无可替代的作用，为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。

六、结语

管理思想现代化，既指档案的基本理论思想的先进科学性，又指档案利用指导思想的先进科学性。在信息时代的今天，许多传统观念必须改变，档案工作作为一门科学，要掌握档案的规律，树立现代化意识，以科学的精神办事，才能使档案工作向现代化管理方向发展。其一，档案管理人员应更新观念。档案管理是一门高度综合的社会科学，具有自身的理论和发展规律，从事档案管理的人员应正确认识档案管理工作在当今高效机构改革中的重要地位和所能发挥的巨大作用。在职能上要从管理型向服务型转变，从服务观点出发，以服务促管理，以管理完善服务。其二、树立质量意识和创新意识。档案管理人员在操作过程中应遵循档案形成的规律及其理论，对档案形成的全过程严加控制，自始至终抓好每个环节，实行不间断的质量管理，把档案的差错消灭在操作过程中。档案管理工作要适应当前科技发展和档案管理现代化的要求，就要在管理方法和手段上不断创新。

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1671-864X（2016）07-0133-01