“互联网+”时代学术期刊采编管理探析

解梦超

“互联网+”时代学术期刊采编管理探析

解梦超

随着信息技术和网络技术的高速发展，采编管理与互联网相融合已经成为大势所趋。从采编管理的角度，分析互联网+采编是学术期刊发展的必然趋势，举例说明互联网+采编的实施途径，并提出运用互联技术提升刊社采编管理水平和工作效率应注意的问题及进一步优化完善措施。

互联网+；网络技术；学术期刊；融合发展

[作 者]解梦超，硕士，《国际商务财会》杂志社社长。

2015年3月5日十二届全国人大三次会议上,李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划。在高速发展的信息化大潮中,网络信息的不断丰富和自媒体的快速发展,给期刊产业的发展带来了前所未有的冲击和压力。为了应对挑战,多数大众科普类期刊已经率先“触网”,学术期刊也应借助“互联网+”这一科技创新契机,以科技手段努力完善内部管理,提高工作效率,驱动学术期刊不断发展。

一、互联网+采编是学术期刊发展的趋势

（一）满足刊社信息化发展的需要

新媒体时代的到来,加速了理论前沿信息的推送速度。学术期刊只有注重网络与出版的融合,继续发挥专业性、权威性、前瞻性等优势,才能继续活跃在读者视野中。但我国多数学术期刊规模偏小、信息化水平有限,为了能够与传播效率更高的网络媒体抗衡,必须选择一种质优价廉的开发技术来适应刊社信息化管理的需要。目前我国期刊杂志社信息化管理往往通过ASP.NET、php、jsp、J2EE等互联网技术加以实现。通过以上互联网技术搭建的在线采编平台具备接口兼容性强、利于更新升级等优势,可以充分满足刊社后续发展需求。如利用“互联网+”实现海外专家多语言审稿功能,通过运用互联网技术编写“多语言包”嵌入在线采编平台,外审专家可以自定义系统所显示语言是简体中文还是其他语种,实现多语种专家同一平台操作。

（二）缩短期刊编审环节处理周期，缩短出版时滞

学术期刊发表学术论文时效性能够反映出该刊的学术价值、影响力和办刊质量。我国学术期刊普遍存在编辑部规模小、手工流转稿件、出版周期长等问题。尤其是专业学科期刊,多数仍然采用传统的电子邮箱收稿模式,加之层层把关的复杂审稿编辑流程,使得刊登出的理论研究成果与成果实际取得时间至少相差50天以上。这就造成了大量最新学术理论成果不能及时发表,学术传播效率不尽如人意。利用互联网技术,根据刊社需求搭建在线采编管理系统,优化、再造编审环节,从而缩短稿件流转周期,提高了发表时效性,让优质论文及时与读者见面,提高了论文传播效率,有助于提高影响因子。

（三）提高数据准确性，节约人力成本

稿件质量是期刊的生命线,组稿、采编、审稿是保证期刊质量的重要环节。传统稿件采集方式多为编务人员手工收稿,容易产生遗漏和差错,不利于日常管理。利用互联网在线采编管理,可以自动、高效地处理各采编环节,摆脱手工收稿的时间、空间局限,利用自动化流程代替编务人员完成收稿、学术不端检测、稿件登记工作,解放人力,降低人力资源成本。

（四）实现无纸化办公，便于数据分析

互联网将彻底改变传统期刊办公模式。主编、编辑、外审专家都可以通过在线采编平台或系统,审阅、修改、签批稿件。主编可以通过系统控制审稿周期,缩短审稿时滞。作者通过登录系统可以随时查询稿件流转状态,再也不用通过电话、邮件追问稿件是否通过,疏通了沟通渠道。刊社管理者通过系统实现对外、对内统计:对外统计作者投稿量、用稿量,以及高影响力作者规模等;对内统计编辑、外审专家工作量,为合理应用绩效激励机制提供数据参考。

二、学术期刊实施互联网+采编的途径探析

笔者对《国际商务财会》杂志社在使用在线采编平台中的实践经验进行总结,梳理出学术期刊应用在线采编功能时应注意和加强的关键环节。

（一）认真梳理完善采编流程

若要使在线采编功能适应学术期刊采编管理需求,应根据工作实际理顺采编业务流程。为了能够更加充分利用网络技术,必要时可进行流程再造,调整审稿层次与顺序,预演全媒体发布功能等。梳理采编流程时,应特别注意杂志社编审资源的配置,保证各环节参与人员工作量均衡,从而避免环节之间的等待。

（二）合理设置业务模块

图1：采编业务流程及模块示意图

有了合理设计的采编流程,即可以该审稿流程为蓝本,设置各项业务模块。各模块间呈现交叉统一格局,保证各环节运行顺畅。《国际商务财会》杂志社简要采编业务流程及设计模块如图1所示。

(1)作者投稿是学术期刊采编管理的初始环节,没有稿源则无法进入其他出版环节。在线投稿面向的对象为作者,实现以下功能:在线填写、修改个人信息和稿件信息;显示并要求作者签署《版权协议》;作者能够查询所投稿件流转状态。作者投稿模块的设计强调可操作性、方便快捷。由于作者年龄层次跨度大,其中不乏中老年作者,因此模块功能设计不能过于复杂,在保证杂志社所需的作者基本信息和稿件基本信息能够录入存储的情况下,尽量简化操作流程。且通过平台设置向登录作者显示稿件处理状态,方便作者查询。《版权协议》环节设计为必填项,从而避免未来版权纠纷。作者投稿后,稿件自动进行学术不端检测,重复率达到20%以上,稿件状态直接标记为退稿。在对作者投稿的环节信息管理过程中,要注重信息数据的分析利用,即通过数据表象发掘潜在核心作者群,以研究领域为依据做归类管理,从而做到一次数据收集,多次利用,为今后刊社有方向性地约稿、组稿提供便利。

(2)专家审稿是保证学术期刊出版质量的重要工作环节,其面向的对象是外审专家,该模块实现以下功能:外审专家填写、修改本人信息;查阅稿件,并对稿件进行审稿,在线选择是否用稿,在线填写审稿意见。在线采编系统的优势在于信息传递的有效性和及时性。需要退回修改的稿件,整理归纳专家审稿意见,分别传递给编辑和作者,利用“作者登录显示+发送邮件”双重方式,向作者提示修改意见和截稿时间。因审稿分散于全国各地,甚至在港台地区,不可能逐一地对如何审稿提供指导和培训,因此专家评审环节要重点强调系统操作的便利化、可视化、快捷化。

(3)编辑审稿环节面向的对象是刊社内部编辑,实现以下功能:编辑查阅稿件正文和相关信息;能够利用WORD接口对稿件进行在线编辑,并能填写编辑意见,选择是否用稿;编辑对作者信息进查询、管理和维护。该模块特别预留了CNKI、万方、维普等国内知名学术期刊数据库接口,方便编辑检索相关学术研究成果,从而对投稿内容进行评估考量。

(4)终审稿件模块面向的对象是拥有终审权限的杂志社管理者。除一般性编辑功能外,还应体现刊社管理职能,如工作任务统筹、编辑质量管理、出版时效管理等,因此该模块设计了栏目设置、安排刊期、外审专家管理、统计文章数量、各人工作量等功能。主编需要总揽全局、统筹协调,其角色需要能够查看所有稿件。在日常工作中,笔者发现在退稿库中不乏立意新颖之作,因种种原因造成退稿,如果按照刊社编辑意图进行修改,也能焕发光彩。故该模块设置了主编可以查看包括退稿、退改稿、用稿在内的所有稿件这一功能。

（三）安全保障系统运行，长远考虑系统架构

从安全性角度考虑,可采用双服务器系统,存储介质采用高性能磁盘阵列,以保证系统运行的安全和高效。为了提高存取速度,缩短数据访问时间,数据访问采用高速光纤交换机。在双服务器中,指定一台备份服务器,专门进行系统核心数据的定期自动备份。备份时间周期可由期刊社自行决定设定,以保证在系统数据丢失、损毁情况下及时恢复数据,减少损失。

从应用性角度来看,依据系统运行的不同要求,将两台服务器划分为采集服务器和数据服务器。由于在线投稿和专家审稿功能直接面对的是外界用户,要求访问速度快,就可以选择使用采集服务器,从而保证存取的快速反应。数据服务器则是针对稿件和用户信息的存储和管理,要求具备一定备份能力,需要较大的存储容量。

三、对学术期刊互联网+采编管理的建议

（一）统筹集群发展，实现各刊横向融合

当前,很多刊社领导都意识到纸媒网络化、数据化变革的重要性,纷纷上马信息平台,但因人力资源、技术资源限制,基本上呈现“小而散”的现状,各自为政现象普遍,延缓了学术期刊网络化发展的进程。为了避免出现系统平台重复建设以及实现更丰富信息资源的整合,建议建立统一的信息化采编平台,平台下按学术研究领域分类,各刊社按照各自工作实际设置业务模块。统一采编平台可由专业服务商进行经营管理,以解决大型刊社的信息化应用占用较多精力,中小型刊社信息化力量不足等困扰,同时推动学术期刊统筹集群发展,实现信息横向整合。

（二）针对不同用户，体现多元友好性

由于刊社采编业务既面对内部编辑人员,又面对国内外作者、外审专家,为了便于海外专家使用系统,应努力创造良好的国际化环境,可采用I18N思路,利用UTF-8编码方法,实现多语种兼容,开发“多语言包”嵌入系统。

为了避免系统使用者出现信息迷航,在各功能内部应体现一种有序的关联,当前步骤操作结尾时,系统能够提示下一出版环节业务,给予使用者一定的指引,同时也能使编辑部内部进行工作有效衔接,令采编出版环节更加流畅。设计“催稿提示”功能,敦促作者及时修改反馈稿件,提示外审专家、编辑及时审改稿件,从而缩短稿件发表时间。

（三）满足学术期不断发展的需要，提升可扩展性

我国学术期刊正处于发展阶段,随着社会环境和科研环境的变化,学术期刊也面临着不断转型升级。为了适应学术期刊业务的变化,开发者应重视模块化设计、支持平滑升级、任意组合等特点,扩展功能,适应刊社业务需求变化。一般学术期刊采编的基本模块包括用户模块、投稿模块和审稿模块,根据业务需要还可扩展到电子刊在线出版、纸刊发行管理、数据挖掘分析、编读交流、学术信息发布等模块。

以在线出版为例,可以在审稿模块中预留在线出版程序接口,当主编终审刊发环节后,系统直接跳转到“在线出版”模块,完成相应功能,实现论文即时在线发布。另以期刊内部管理的重要手段数据分析为例,除可进行一般性的稿件量、工作量统计外,还可以设计接口与外部专业出版资源数据库(CNKI、万方等)的数据搜索功能相连,以便于编辑人员掌握作者刊发论文的被引频次、下载次数、基金项目等情况。

（四）确保信息账户安全，提高系统可靠性

在利用互联网技术时,特别需要注重系统、数据的安全。学术期刊作者、编委专家群体往往是某一领域的领军人物,要保证其个人信息、文献信息不泄露,建议安全措施从以下三个方面着手:一是软件的安全保障措施。设计安装有安全保护功能的子程序,或者设计安装存取控制子程序,充分运用操作系统和数据库管理系统提供的安全设置方式,加强系统用户和管理人员的权限管理,这其中包括对用户身份的识别和控制用户的存取数据的权限。二是数据的安全保障措施:识别与验证访问系统的用户,科学发配用户访问权限,数据加密等。三是通信网络的安全保障措施:采用安全传输层协议、安全超文本传输协议、防火墙技术,从而保证数据和信息传递的安全性。

四、结语

互联网时代的到来为学术期刊管理提出新要求,学术期刊应借助出版行业信息化、网络化发展的契机,选择适合的互联网技术强化自身采编管理,全流程实现“互联网+采编”的管理模式,从而达到突出刊物选题特点、聚拢知名专家审稿团队、招募核心作者群体的目的,从而为提升期刊出版质量奠定坚实基础。另外,学术期刊也应清醒地认识到,“互联网+采编”的管理过程中也不可能一成不变,应随时根据专家、作者、刊社的需求进行不断完善和升级。相信随着“互联网+采编”的广泛应用,学术期刊将获得更加广阔的发展空间。

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