谈语言表达能力在商务秘书工作中的运用

王静欣

[摘要]秘书的语言表达能力是秘书职业技能的重要内容之一，社会在不停地发展，语言技巧在商务秘书工作中的作用也越发明显。如果秘书人员工作语言能力差，就做不好有效的沟通交流，将很难在企业中立足。

[关键词]商务秘书 语言表达能力 语言技巧

[中图分类号]H0-05 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）02-0056-03

随着社会的发展，秘书职业的分工也越来越细，出现了不同行业的专门秘书，商务秘书就是行业细化的结果。商务秘书的工作范围很广，几乎覆盖了企事业单位、社会团体和个体经营者的各个层次。在市场竞争日趋激烈的环境下，企业的成败不仅在于产品的质量，员工的素质能力及其工作效率也起到了关键作用，商务秘书既处于企业的管理层，又是连接上下级沟通的桥梁，在企业的运转中地位显著。随着现代企业制度的建立，为适应市场经济模式，秘书人员除了具备过硬的心理素质与秘书素养外还必须具有一定的专业能力。而在商务秘书的职业技能中，语言表达能力是核心技能，在工作中发挥着重要的作用。

一、商务秘书语言表达能力的形式

语言表达能力就是通过口语、书面语和体态语等形式传递信息、相互交往、合作共事的本领。可以说，秘书的各项工作都离不开语言表达能力的运用。

（一）口头语言表达能力

口语是秘书工作最直接的一种形式，秘书工作的性质更加决定了其口才的重要性。商务秘书处在公司经营管理层，除了要在公司内部上下级交流沟通之外，还要对外交际，专业的口语能力就成为秘书人员的必备技能。良好的口头表达能力表现为：语速适中，简洁准确；语言平实，语气自然；语言规范，坚持原则；温和有礼，不卑不亢。

（二）书面语言表达能力

秘书除了要有较好的口才之外，书写能力也是极其重要的，优秀的秘书应该是既能说又能写的。商务秘书在工作中可以根据交流和沟通的对象、内容和环境等因素选择不同的语言要素和语言风格，因此对于秘书人员来说，具有深厚的文化底蕴，积极的学习能力，对党和国家的政策及各种理论知识有深刻的理解，对专业知识精通，对其他的科技知识有所了解，能够根据所掌握的知识和经验认识问题、分析问题及解决问题，这种能力是一个优秀秘书不可或缺的。

（三）体态语言表达能力

人的表情、动作和体态姿势等非言语交际形式在工作中能够起到辅助交际的作用，能够体现说话人的思想情感，这种非言语交际的形式即为体态语言。体态语是一种辅助性的表达方法，伴随语言行为的发生，和有声语言相比，在表达感情、交流思想方面更直观、更形象。还可以通过观察对方的表情、动作、手势更准确地理解对方的意思，获取更多的有价值的信息，促进双方沟通，提高交流质量。

二、商务秘书缺乏语言技巧可能造成的影响

王总带着秘书小刘参加商务洽谈会，王总公开发表了下一季度商业发展计划，洽谈会上，小刘直接指出王总采用的统计方法不正确导致计划中统计数据不准确。这一举动惹得王总很不高兴，提前离开了洽谈会。会后老秘书给小刘提醒说，提意见也要注意方式方法，要照顾到别人的感受，尤其是领导。你在这么多人的场合跟领导提意见，虽说你的意见是对的，但是让领导下不了台，这种做法也是不可取的。

提意见不分场合，不照顾别人感受，是秘书工作的一大禁忌。案例中刘秘书的做法就是没有注意自己的表达方式，也没有分清场合。正因为刘秘书的这一举动，丢了领导的面子，这样很容易引起领导的不满，不利于维护秘书与领导间良好的交往关系。秘书在与领导相处的过程中，若发现领导的言语或行为存在错误，应该适当提醒并注意说话方式。如何使自己的意见被领导采纳，又不致使领导反感，是很讲究艺术的。

案例中，刘秘书提问题没有错，但是，他在公共场合没有给领导留下回旋的余地而直接指出领导错误，使领导的权威受到了挑战。其正确做法是，首先，选择适合提意见的场合，比如会前或者会后和领导私下商谈，这样有利于维护领导的面子；其次，选择恰当的方法，比如私下提醒领导而不是当面指责，这样效果会好很多。同时也要注意语言表达，即商务秘书的语言技巧。比如当商务秘书认为领导的决策不正确时，如果是事前，可以婉转地提出正确的做法以代替目前的决策，要和领导商量；如果事后且已经实施并产生了损失，不要埋怨领导，要及时向领导汇报前因后果，分析其中出错的环节，促使领导重新思考，做出正确决策。缺乏语言技巧或是错误的语言技巧都可能影响商务秘书与领导之间的关系。要做一名合格的商务秘书，对领导言听计从是必要的，但是不是毫无选择的，因为每一位领导并不是总是正确的，可领导又都希望自己是正确的，因此，提意见时的语言技巧就极为重要。秘书对工作负责，就要敢于提意见，并且善于提意见。但作为商务秘书，在向领导进谏时一定要运用适当的语言技巧，让领导乐于接受自己的意见和建议，不恰当的语言会令领导产生反感，造成不必要的矛盾，最后可能产生严重的后果，反而得不偿失。

三、商务秘书掌握语言能力的意义

商务秘书处于商业环境之中，导致其不得不掌握一定的语言智慧来应对复杂多变的商业环境。另外，很多领导都希望秘书能够成为自己的得力助手，而一个能够正确掌握并运用语言智慧的商务秘书，便是能够帮助领导的左膀右臂，这样就使得领导能够从繁忙的日常事务工作中解放出来。

（一）语言能力是秘书的核心竞争力

秘书的工作内容和性质决定了语言能力在其工作中的特殊地位和作用。秘书的工作质量和效率与秘书人员的语言技巧是直接相关的。秘书语言技巧高，有利于提高工作质量走向成功；反之，则可能会降低工作质量导致失败。社会越发展，越需要人与人之间的公平竞争，在经济飞速发展的今天，尤是其如此。语言运用就成为了竞争的关键，要想成功就必须掌握语言技巧。当今商业社会急需大批训练有素、能力卓著的职业秘书，企业的老板和职业经理人已经日益认识到社会分工的重要性，只有依靠秘书的协助，自己才能更有效地从事经营和管理。商务秘书的语言能力也是不可或缺的职业技能，必须重点培养。因此，掌握秘书语言技巧具有很重要的意义。作为一名合格的商务秘书，业务能力、知识结构、文化修养和熟练掌握语言技巧一样都不可或缺。语言能力是商务秘书综合能力的体现，是衡量个人能力、涵养、学识的重要依据，良好的口语表达是重要的职业技能，它有利于建立良好的人际关系，有利于沟通的顺利进行，从而有助于秘书工作的进一步发展。

（二）语言能力能够有效提高办公室效率

由于缺乏理论及传统的影响，导致我国在秘书制度方面并非完美无缺，许多秘书在工作中语言表达过于随意。商务秘书在工作中需要接触到方方面面的人，若不考虑工作关系，一味地根据个人喜好表达想法，而不注意自己的言语，完全忽视工作环境随心所欲，则会给工作的严肃性造成威胁。这是因为秘书认为自己表达的是真实的想法，是对工作、对他人负责任的表现，其实，这种在任何场合都想说就说不考虑他人感受的表达方式容易与他人产生误会、分歧，在与领导交流时也会影响信息的传递，归根结底在于没有摆正自己的位置。

上文也提到过，正确的语言技巧能够形成良好的交往关系，能够营造融洽的气氛，这些都有利于提高商务秘书的办公效率。现代化的办公室工作，秘书不仅要能说，而且要能写，这是现代化条件下秘书所必须具备的基本素质。与传统“笔杆子”型的秘书相比，现代秘书要面临复杂的人际关系和多变的社会环境，掌握语言智慧是提高效率的有效途径。

（三）语言能力是现代化社会交往的必然趋势

经济基础决定上层建筑，经济的发展促使我们的思想也随之发生变化，语言是思维的物质形式，这些变化体现在我们平时的交际中。不同的语言形式表示不同的交际目的，反映不同的会话含义，传递不同的语用信息。现代社会科学技术的飞速发展使地球成为了地球村，作为交际工具的语言的功能则大大增强。中国古代的“说客”以口才去打动诸侯实现自己的抱负，因此有“一言可以兴邦”之说，可见语言交际的重要作用。

西方国家也很重视语言的重要作用，把代表语言的“舌头”作为珍宝，美国在许多大学设置“说学系”，主要目的在于培养专门的语言交际人才。经济的发展使得社会对商务秘书的需求大大增加，对秘书专业人才的培养提出了新的要求，尤其是语言交际方面的要求也越来越高。作为一名秘书，在企业中要协助领导综合处理各方面的情况，诸如接待客户、办文办事、处理信息、协调各个方面等，除了具备过硬的政治素质、文化素养、职业素养之外，还要具备良好的语言交际能力，我们可以通过一个人的言谈举止判定一个人的知识结构与文化涵养。秘书的语言交际能力怎么样关系到工作的效率，甚至会影响到一个企业的形象，因此掌握语言智慧是秘书交际能力的重要体现。

四、如何提高商务秘书的语言表达能力

（一）商务秘书的口语表达能力

口语能力的提高是一个循序渐进的过程，不是一蹴而就的。具体来讲，主要从以下几个方面入手：

1.语言简洁精练。商务秘书的工作对象不仅有领导还有和本公司有利益关系的集团人物。商场如战场，时间非常宝贵，这就要求秘书的口头沟通务必简洁精练，要理清思路，语言连贯，重点突出，恰如其分地表达自己的观点和见解，用语言去感染别人。

2.叙述形象生动。沟通时，形象生动是非常重要的语言技巧。生动形象的语言能够使自己的语言富有感染力，以激发对象倾听的兴趣；生动形象的语言能够把抽象的道理具体化，把无形的东西转变为有形的东西，更易于被理解并反馈。

3.表达含蓄委婉。商务秘书在对外交流时，应采取温和的语气、柔美的言辞以及令人易于接受的含蓄委婉的表达方式，以免不良的情感刺激和尴尬场面。委婉技巧的使用常常可以保持交际过程的融洽和高雅的氛围。

（二）商务秘书的书面语言表达能力

商务秘书不仅要有好的口才，良好的人际关系，更要做一个好的“笔杆子”，好的文章具有很强的感召力，起到事半功倍的作用。

1.注重逻辑结构。商务应用文属于书面语言，只有表达正确才能使理解者正确理解文章主旨，所以要写出好的文章，既要重视语言问题，又要注重逻辑结构，实践证明，思维越缜密，驾驭语言的能力就越强，所写出的文章获得的效果就越好。

2.概念准确。商务文书是一种独立文体，具有很强的实用性。因此，商务秘书在撰写文章时，必须对市场规定、商务准则、文章格式、引文、数字、日期以及标点符号等都要认真对待，做到准确无误。在商业活动中，双方订立的合同是最为常见的一种文体。由于概念不准确或者定义不具体，现实生活中，总会出现合作双方打官司的事情，比如：甲乙两家汽车公司订立合同，约定甲公司改进乙公司旧式汽车，完成改进后，双方共同开发新型汽车。合同执行后，双方不断发生争执，究其原因在于签约时没有对“新型”做出准确的解释：是外形新还是内部结构新？是对乙公司来说新还是双方都是新的？对于关键性词语没有准确定义，导致合作失败，这种情况不少见。

（三）商务秘书的体态语言表达能力

秘书的体态语包括表情、手势、站姿和坐姿等方面，良好的体态语言不仅能够提升个人价值，而且能够提高自己对职业的自信心。对于商务秘书来说，顺利进行职业活动和实现职业生涯的成功离不开体态语这个主观的保障。

目前，商业发展规模越来越大，对于训练有素、才能卓著的秘书的需求也越来越多，因为社会分工的细化导致企业的经营者想要更有效地管理企业，必须依靠专业秘书的帮助。反过来，商业秘书要想实现自己的人生价值，必须在工作中展现自己的魅力，因此，商务秘书的形象在企业和社会中显得至关重要。

1.仪态优雅。商务活动中，秘书的言谈举止无一不关系到企业的形象，比如站立时不要歪头、屈腿抖脚，而应该挺胸收腹，站稳直立；坐下时应该使身体占据位子的大部分位置，背部要挺直，这样的姿势给人一种优雅大方的印象。

2.表情端庄。眼睛是心灵的窗户，一个人的目光是面部表情的核心，秘书在与人交谈时，要注视对方，不能目光闪烁，让对方感觉不到你的诚意和尊重。

3.仪表得体。作为商业秘书，形象美很重要，而形象美得益于体力充沛、行动敏捷，这样可以给人一种健美的感觉。形象美的另一种体现是衣着得体，形象宜人，向他人传递一种朝气蓬勃、乐观积极的人生态度。

语言表达是商务秘书的一项工作技能，在工作中发挥着至关重要的作用。语言技巧有利于建立良好的交往关系，有利于营造和谐的工作气氛，还有利于维护自身的利益。商务秘书面对日趋激烈的市场竞争，只有准确把握自身工作的性质和发展方向，不断提高专业水平和职业素质，才能在工作中事半功倍，实现自身的价值。

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责任编辑：张丽