事业单位档案管理信息化建设的探讨

孙铭珠

【摘要】随着互联网的快速发展，信息化技术已经被广泛运用，本文将对事业单位档案管理信息化建设中存在的问题展开详细的探讨和研究，并针对出现的问题提出具体的解决方案。

【关键词】档案管理；档案信息化；信息化建设

事业单位档案管理进行信息化管理和建设，对事业单位的发展具有一定的促进作用，能够快速提高档案管理工作的效率，提升为社会服务的水平。因此，随着科技的发展和信息技术的进步，相关人员应该加大对档案管理信息化建设的投入力度，明确档案管理信息化建设的积极意义，将档案管理信息化建设工作提升到一个新的平台。

1、事业单位档案管理信息化的重要意义

所谓档案信息化，就是借助信息技术和网络技术对档案信息进行合理化管理，从而更好的为全社会服务。传统的档案管理存在许多弊处，不仅管理工作复杂，还拥有着相当大的工作量，尤其是记录在纸张上的信息，管理和保存起来相当费事，稍有保存不当的地方，就会出现纸张变黄或纸张发霉的现象，这对信息的保管是十分不利的。而信息化的档案管理具有许多传统档案管理所不具备的优势。首先，信息化的档案管理可以很好的解决信息无法长期在纸张上保留的问题，只要建立一个电子档案，可以形成内存庞大的信息资源库，延长档案的使用期限，实现档案信息的网络化和数字化。除此之外，电子档案更加便于修改、保存、查询，只要在数据库中输入关键字，就能对既有档案进行查阅与检索，对档案信息资源进行整理、搜索、管理等一系列程序处理，程序非常简单，操作起来也很容易。最重要的一点就是，档案信息化管理可以很好的实现资源共享的目的，满足人们对资源大量索取和需要的欲望。

2、事业单位档案信息化建设过程中出现的漏洞

2.1 工作人员的职业能力不强。工作人员的职业能力不强不仅会影响到档案管理工作的进展，还会严重阻碍事业单位的发展。虽然在有的事业单位，信息化技术已经被应用到档案管理工作中，但是工作人员的综合素质却不是很乐观，有的工作人员专业水平比较低下，只是会一些基本的纸质信息记录与处理工作，对电子计算机的操作程序和运用程序都了解的不是很到位，这对档案管理信息化的建设是十分不利的。

2.2 信息化建设体系不够完善。信息化建设体系不够完善，也会在一定程度上影响到档案管理工作。但是，目前信息化建设体系并不是特别规范，不仅缺乏对电子文档的监督力度，缺乏相应的法律法规制度，还缺少一个可靠的安全体系，这些体系的缺失，一方面，给档案工作的管理带来了许多不便和麻烦，另一方面，也严重阻碍了档案信息化建设的发展步伐。

2.3 设备过于陈旧。在信息化建设过程中，信息设备是保证信息化建设顺利进行的基础，是档案管理工作顺利开展的基本条件，但是由于种种原因，一些事业单位依然无法配备齐全信息化基础设施，无法保证设备技术的先进性，为档案信息化建设增加了难度。

3、优化事业单位档案信息化建设的具体方案

3.1 加大对设施的投入和资金的支持。目前档案信息化管理的必要条件就是拥有配套的硬件及软件基础的多媒体设施，以更好的实现档案存储的电子化，提升档案管理工作的效率和水平，扩充事业单位档案信息资源。所以，事业单位必须要加大对信息化设施的投入，而要想做好这一点，就必须要做到以下几个方面。第一，要加大对硬件设备的投入力度，及时更换过于陈旧的、不完善的设施设备，将那些信息化技术先进的扫描仪、刻录机等硬件设备引入进来，尤其在电子档案的存儲上，一定要选择可以长时间保存存储数据且储存容量足够大的光盘，为信息化建设提供良好的运行环境，为使用者查询信息的工作带来方便，为档案信息的安全性提供足够的保障。第二，加大对软件开发的力度，加大对技术的更新力度。第三，事业单位应该加大对档案管理信息化建设的资金投入，从根本上完善档案管理的信息化建设。

3.2 提升工作人员的综合能力。信息化的建设对于档案管理人员提出了更高的要求，因此，档案管理人员直接关系到档案管理的质量。为了促进档案管理的顺利进行，事业单位应该加大对工作人员的筛选力度，选择一些职业素质较高、会使用先进设备、懂得先进性技术、具备丰富的档案管理工作经验且掌握丰富的专业知识的工作人员。此外，事业单位还要对档案管理人员进行定期的培训，增强管理人员的管理技能和信息技术能力。与此同时，事业单位还要建立良好的竞争机制，采取一定的激励措施，鼓励工作人员自主进行技能学习，充分调动管理人员的积极性，提高工作人员的管理技能，发挥出每个档案管理人员的作用。最后，工作人员要提高对自己的要求，从思想上提升对工作性质的认知，不断更新档案管理观念，提高自身的专业管理水平。同时，还要不断学习网络知识和技术，熟悉档案管理的基本要求和各个环节，促进自身综合素质的提高，努力掌握这些新技术，积极主动的参与到档案管理信息化建设中来，更好的发挥自己在档案管理工作中的价值，有效地推动档案管理的信息化建设。

3.3 完善信息化管理制度。事业单位应该建立健全安全的管理制度，做好信息保密工作，为档案管理提供重要的制度保障。毕竟，有了相应的制度管理，才能对档案管理工作进行约束，为档案信息化管理工作提供指导，为档案管理提供重要的保障。

3.4 使用信息化技术。要想做好档案信息化建设的工作，就一定要认识到信息化技术的重要性，将信息化技术巧妙的运用到档案信息化建设工作中去。为了做好这方面的工作，就要不断拓宽信息的渠道，不断更新档案信息，充分推广和应用网络技术，将高科技设备逐渐引入档案信息化建设中，形成一个资源共享的网络平台，促进档案管理的现代化。

结语

在这个信息化的时代，信息技术已经占据了各大领域的半边天，并在各个行业中发挥着举足轻重的作用，连事业单位档案管理也毫无例外。因此，为了让事业单位的档案管理工作顺利的进展，为了保证档案管理工作的高效运行，为了提高事业单位档案管理的水平，必须要做好事业单位档案管理信息化建设，加大对事业单位档案管理信息化建设的重视程度，只有这样，事业单位档案管理信息化建设才能取得实质性的飞跃。

参考文献

[1]李华春.档案信息化是档案管理的发展趋势[J].中国科技财富，2010（18）.