浅谈档案信息资源应用机制

郑安申

【摘要】文书档案管理信息的电子化应用对提高文书档案管理的水平，及时提供准确、完整的档案信息具有重要作用，但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。本文将探讨档案信息资源服务机制建立的实际应用，同时对档案信息集成服务提出系列解决办法。

【关键词】档案信息；资源；应用机制

一、档案信息资源服务机制建立的意义

档案普遍依托于纸质、光盘、磁带、缩微胶卷等具体有形的载体，以及部分数字化档案，因此在利用服务上具有直接性的特点。

（一）有利于分类归属管理和形成规模效应。馆藏档案按照全宗归属进行，既有利于建立多个信息子系统，也有利于数据扩充和形成规模效应。

（二）有利于信息服务质量的提高。馆藏实有档案实行集成服务之后，原来负责对其管理的档案专业人员能够进一步掌握服务动态，为前台服务人员提供更加有针对性的信息导航、资料检索和参考咨询等服务。

（三）有利于档案信息化建设水平的提高。馆藏实有档案的集成有赖于档案信息化作为基础，这势必会带动档案信息化建设水平的进一步提高。

二、档案信息资源服务机制建立的方法

如今的档案馆早已不再是往日单纯的档案集中保管地，而努力将自身打造成为满足现代用户大范围、深层次、个性化需求的信息服务中心。档案信息服务必须建立在现代信息和网络技术支持的基础之上，而信息和网络技术的开发完善通常取决于用户的实际需求。当前，与档案信息集成服务密切相关的信息化技术主要有：数字化技术、Web数据库技术、缩微扫描技术、信息检索技术、信息推送技术、网站开发与维护技术、信息安全技术、多媒体技术等许多方面。而其中最主要运用到的包括：

（一）信息检索技术。为利用者提供检索界面和查阅系统，利用者可根据需要自行检索所需文献。通过人工智能软件或后台代理软件，可以完成自动或半自动的信息代理服务。

（二）信息推送技术。根据用户对信息的个性化需求，有针对性地把用户所需的信息主动推送到用户眼前。将被动等待用户搜索转变有目的地主动推送，这不仅增强了用户体验，还通过减少无序访问降低系统负载。

（三）Web 数据库交互技术。通过信息网络在前台服务界面和后台数据库之间实现实时访问、动态交互。

在实际运用中可考虑综合利用上述技术，尽可能地对各种所需的档案信息资源和服务平台实施集成，着重具有相同技术属性的信息资源与服务平台。如采用Web 数据库技术的开放类档案信息，用检索技术实施档案跨库检索查阅，在超文本技术下完成信息浏览导航，使用网络互动交流技术进行实时咨询和服务。

三、档案信息服务机制建设的保障

（一）组织机构的保障。长期以来，档案的接收征集、档案保管、整理编目、开发编研、信息服务等环节各自隔离，客观上造成了管理力量的分散。而档案信息服务机构多以开发利用自有馆藏资源为主，和外部信息服务机构如图书馆、企业档案馆之间的交流较少。这种情况容易造成档案信息服务机构和其他信息服务机构之间虽各有优势，但不能整合起来满足用户多方面的需求。档案信息便捷化服务机制必然要面对用户的多样化主体需求、便捷性操作需求与海量信息数据、繁复的后台处理程序之间互相矛盾的情况，因此必须高效迅速地处理各个信息流程环节，可以通过集成相似的服务功能和相关的工作步骤来提高信息处理与反馈的速度。因此档案信息服务系统内各部门、各档案信息机构之间都应打破独立各自封闭管理体系，加强沟通、合作与融合，共同完成从档案信息资源的收集、加工、开发到最终服务的一系列步骤。

（二）人员的保障。在传统的信息服务模式中，档案信息服务人员因为专业分工需要，往往只具备单一方面的工作能力，缺乏纵观平台全局的视野和提供综合服务的意识。为了适应新形势下档案信息便捷化服务的要求，档案信息服务人员首先应在队伍结构上集成档案学专业、管理学专业、计算机专业、服务性专业等不同类型的人才，并在经验丰富的老人和朝气蓬勃的年轻人之间实现队伍结构的合理平衡。各类服务人员之间通力协作，融合成一个整体团队来为用户提供优质的服务。其次，在人员知识结构上也需进一步主动学习最新技术和相关领域内的知识，努力打造复合型人才，实现另一种意义上的便捷化服务。

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，笔者提出以下两大举措。第一，针对安全性问题，在文书档案传输的网络中设置隔离带。第二，针对人员素质低的现象，要加强工作人员的教育培训。通过在工作中的培训，让管理人员及时掌握最新的电子化管理方法。同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等。

总之，在档案信息资源便捷化服务模式下，可通过现代信息技术、计算机技术非常方便地完成档案信息全文数字化和二次加工整理，易于建立覆盖广泛、内涵丰富的档案信息资源数据库。同时还可通过数据挖掘技术、智能分析技术和程序交互技术，在更加深入的层面实现对档案信息资源的编研与整合，有利于档案事业的发展。