高校档案利用与服务研究

周兵

摘 要

为了提升档案馆的服务水平，促进档案信息的合理利用，高校档案馆必须加强档案利用与服务的研究工作。

【关键词】高校档案；服务利用；研究

近年来我国高校办学水平有了很大提高，学校教育教学、教科研及师生对档案馆的服务提出了更高的要求。为了提升档案馆的服务水平，促进档案信息的合理利用，高校档案馆必须加强档案利用与服务的研究工作。

1 研究高校档案利用与服务的重要意义

档案信息的利用体现了档案管理工作的成果和作用，指明了档案工作的方向。高校档案真实地记载了学校各个时期的面貌，对于学校编纂校史，对学校行政管理、教育教学、教科研、对师生员工的利益，起着重要的凭证、借鉴作用，尤其是不同历史时期的珍贵史料和科技领域的尖端成果档案，对于发展我国教育事业，服务经济建设具有很高的利用价值。档案的收集、装订、整理工作最终就是为了利用，为单位和个人服务，在我们遇到问题时，便可通过查询档案得到真正的答案，也可使当事人信服，否则就会造成社会不安定，影响社会和谐。因此，档案利用关系着社会千家万户，关系着高校师生的切身利益。另外通过对档案利用的分析，还可以帮助我们找到工作中的不足，进一步完善档案工作，提高档案的利用率。档案服务也不仅仅就是热情服务，更应强调服务的有效性，即使用户满意，找到自己所需要的档案信息。这样我们才能够取信于民。

2 加强档案利用服务的做法

2.1 档案编研是利用服务的最佳手段

档案编研是档案部门根据档案馆和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等。它是档案馆积极提供利用服务的一种有效方式，也是档案管理工作中重要的一个环节，这就要求我们档案工作者具备深厚学养，也就是说，不断提高自身的综合素质，其次，聘请有深厚文字功底和历史知识的专家来承担此项工作，加强与其他单位的联系合作，优势互补。第三，在编研过程中，还要运用“内外结合”即内部挖掘和社会调查相结合的方法，弥补档案资料的不足，使档案编研工作更优质，更高效，更好地向社会提供利用服务。

2.2 丰富馆藏，提高资源建设

丰富完善馆藏资源，是档案利用服务的基础，也是档案馆提供多渠道利用服务以满足利用者的多种需求的先决条件。档案馆可以通过多种形式进行档案接收和征集，不仅要收集纸质档案，还要收集不同载体的档案资源，如电子档案、实物档案等，并及时进行加密与利用权限设置，以确保利用的安全，拷贝和接收数据时必须保证数据的原始性、可靠性、完整性，这样才能真正把档案馆建成一个全面、系统的档案信息库。

2.3 加强网络条件下高校档案的利用服务

目前高校自动化办公系统的使用，提高了信息处理速度与工作效率，改变了人们工作、学习和生活环境，所以档案部门必须顺应新形势，转变工作理念，为人们提供现代化的档案利用服务。如利用互联网开展网上服务。一般情况下人们都是到档案馆查看档案资料，费时费力，现在随着社会的全面信息化，档案部门也可以高校网站为基础，搭建馆内局域网络平台，建设电子文件数据库，实现档案信息资源数字化，开展在线服务 ，通过网络，及时、准确、简捷的获得自己想要的信息。再如建立微信公众平台，平台上建立与档案服务系统相契合的系统，让关注者随时都可以了解学校的档案方面的服务，既方便了利用者，也扩大了影响。

3 档案利用服务过程中需注意的问题

3.1 创新档案利用服务理念

建立高校档案管理网站的主要目的就是通过网络向利用者提供方便快捷的服务，所以我们应该创新观念，从过去的“展示型”向现在的“服务型”转变，由过去的告诉访问者“我们只有这些”转变到现在的“我们可以为你做什么”，树立“以人为本、服务至上”的理念，一切服务以人们的需求为导向。

3.2 加强档案信息的安全工作

一方面，在传统的保密观念影响下，档案管理工作普遍存在着“重保管轻利用”的问题，致使大批有价值的档案长期被束之高阁，得不到充分的利用。另一方面，在使用计算机对电子档案进行操作的过程中，都会不可避免地产生误操作、被偷窃、丢失、中病毒、遭黑客侵犯等问题，因此应该建立电子档案安全系统，做好预防方案和紧急应对的方式，集中管理网站内各归档的电子文件，只在网站上提供有限制性或非保密性电子文件查询利用服务，还要通过严格的人员管控，防止档案工作者认为泄密，存放档案信息或安装档案管理软件的电脑要加上密码，不许闲杂人等使用，以确保档案信息的安全性。

3.3 注重档案利用的“评价“和“反馈”信息，提高服务质量

档案的利用只有通过事后收集合理性的评价，才能不断进行自我反思、自我调整，才能真正实现档案的价值。目前我国高校主要采取登记、调查问卷的反馈方式获取评价，再对这些评价数据进行分析，得出数据背后的规律和真实存在的问题，这样就可以更科学、合理地利用档案资源，从而提高服务质量。

3.4 加强横向联合，实现资源共享

当今时代科技进步日新月异，各方面的信息总量都在急剧增加，面对庞大繁杂的信息资料，任何一个文献部门都不可能将所有信息资料进行全部收集、整理、加工、存档。因此，必须加强档案、图书、情报、教学、科研等部门的横向联系，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，各部门之间还可以相互交流，相互学习，充分地联合利用资源，实现资源共享。

3.5 学习借鉴国外先进经验，取长补短，不断进步

当前，澳大利亚、美国、日本及一些欧洲国家的档案管理已趋于完善，在档案标准的制定、员工培训、服务功能等方面都值得我们学习。像澳大利亚多次对档案管理标准进行完善补充，他们建立的是一个由多个分标准组成的全面的标准体系，对档案管理的各个方面都进行规范，整个国家都统一按照这些标准进行工作，有利于管理。美国哈佛大学档案网站把服务作为主要的内容，一切以用户的需要为中心，他们甚至为用户“量身定做”个性化档案信息服务，还为弱势群体开设特别的查找服务。

在当今个性化信息需求日益增加的网络时代，我们也要逐渐提供个性化的信息服务，开辟一个多层次、多项目、全方位的服务空间，不仅具有浓厚的档案专业色彩，还体现人文关怀。