电子文件档案化管理的新思维

梁莉莉

摘 要：随着科学水平的不断提高，当前我们已经处于信息化社会，时代的变化也促使计算机技术逐步成为人们日常生活和工作中紧密相关的技术之一，尤其是办公软件的诞生，促使计算机逐渐代替了传统的笔墨和文案，也进一步提高了办公效率和办公水平，信息化管理逐步发展。本文就结合信息化技术，对电子文件的档案化管理做出讨论，探讨新思维和新方式。

关键词：电子文件；档案管理；新思维

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）19-37-2

0 引言

如今，随着知识经济时代的到来，无形中改变了人们的生活和工作方式，信息通过计算机技术的整理，越来越便捷化、电子化，而电子文件的档案化也应运而生，越来越受到人们的青睐。当然，在科学技术不断创新发展的当下，在信息时代日新月异的今天，电子文件趋于档案化管理是新型管理模式的产物，实现了我国档案管理工作的规范化、便捷化。

1 电子文件的档案化管理

文件档案管理的电子化发展有效弥补了传统纸质档案管理的缺点，一种新型的管理模式广泛应用推广，在计算机技术与网络有机结合的作用下，档案管理实现了统一管理、规范管理，更加清晰化。这种管理应用模式在电子计算机网络中进行存储，有序分类整理，方便快捷性能大大提高，其长期高效的管理让档案管理服务工作为城市管理的安全稳定发挥了巨大作用。

2 电子文件档案化管理的优势

2.1 档案资源实现了共享

传统的档案记录由于是纸质记录，在档案使用时带来了时间及空间的诸多限制，而电子化的文件档案管理形式，则弥补了传统记录的缺陷，完全不受时间和空间的影响，通过计算机网络的系统管理实现了档案信息资源的共建共享，解决了纸质档案存在的问题，而且电子档案可以在电脑终端进行互相传递，大大提高了服务效率，使得档案资源跨越了地域限制，可以在任何地方查阅，充分发挥了档案利用的价值。

2.2 存储占用的空间小

传统的纸质档案随着信息内容的不断增多，在保存和管理工作中相应需要占用的人员、空间就相应增加，极大的浪费了人力物力。而对于档案管理的电子化过程中，工作人员将档案文件内容存储到计算机的硬盘中，并加以分类保存，硬盘的存储量是非常大的，上万张纸记录的信息通过电子化处理后占用的内存都能进行保存，这正是档案管理信息化的优势所在。

2.3 电子文件档案化管理操作简单

通过相关档案人员利用计算机进行操作，将文件内容输入到计算机中，档案文件管理电子化实现了建立，在增加或删除相应档案时都可以通过计算机进行，与传统纸质档案不同，避免了修改痕迹的工作，让更改档案变得容易许多，规范了档案管理，在日常查询中节省了大量时间和精力。

3 电子文件档案化管理新思维

3.1 工作流程介绍

对于新型的工作模式，要熟悉其工作流程，相关部门在进行电子文件档案化管理过程中，一是对需要记录的档案文件进行搜集分类整理，同时借助扫描仪先将内容扫描到计算机中，通过互联网传输显现到工作人员的视野中；二是把需要的内容文件集中汇总到计算机中进行保存；三是将分类保存整理好的电子档案信息分享发送到各个档案管理部门，通过这种信息共享的方式，各个档案部门对电子档案信息结合本部门职能进行筛选，根据不同的内容在计算集中进行保存储备，并根据实际进行修改完善。当然，为了提高档案信息的安全性，防止计算机被黑客或病毒破坏，对于重要的档案信息要进行备份，或者采用更加安全的措施进行保管。

3.2 电子化文件应遵循顺序整理

档案文件管理通常会通过日期进行属性区别，由于文件在更改或者备份时，文件中的日期标识是不会发生变化的，所以电子化档案文件管理时，应重视管理的顺序排列，无论在查找、更改或是共享时，都会提高服务的使用效率，避免排序不当造成的混乱，或查找的不方便，只有这样才能保证档案管理的规范有效使用。

3.3 电子文件档案化管理的注意事项

电子文件档案化管理的安全保障也不同于传统纸质档案管理方式，对于加密和重要的文件资料，在保管过程中往往要加强安全保障，我国计算机安全网络并不能保证档案文件的绝对安全，所以通常在保存时对于重要文件应采取加密隐藏的方式，并使用防止病毒或恶意程序侵蚀的安全软件进行防护，避免重要文件的窃取、丢失等情况发生，所以相关管理人员在日常的电子化档案信息管理时，应对重要文件提前备份，确保档案信息的安全性。

3.4 电子文件档案化管理的检测与维护

电子文件档案化管理工作内容是不断增加的，由于其存储载体通常是硬盘、U盘或者是网上云盘等，这些存储介质的特殊性往往会受到外界因素的干扰，所以在存储归档的同时，应对存储设备进行日常维护修复，专业档案管理人员需要对计算机进行定期检测，数据采集修复也是不可避免的，只有细心维护，才能保证文件档案电子化的安全管理。总之，进一步加强对存储载体的检测和维护工作对于保障档案管理工作的安全性意义重大，及时检测、及时处理出现的问题才能保证存储设备的使用效能，针对检测出的问题进行标记研究分析，制定档案信息化管理技术方案，是优化电子文件档案化管理的重要途径。

4 电子文件档案化管理的应用前景

4.1 信息化将进一步推动传统档案管理的变革

随着档案信息化的深入推进，使得传统档案管理向数字化迈进，档案管理渐渐适应了从纸质环境向数字环境的转变和迁移，档案信息化使得档案工作的管理从方法、理念、流程等多方面产生了明显的差异。信息化、数字化的到来，让以手工操作为主的传统档案管理方式淡出了人们的视野，通过运用计算机技术将归档、馆藏建设、目录、统计等各项业务顺利快速开展，数字化给电子文件档案化管理的各业务环节实现了无缝衔接，大幅度提高档案管理的效率和质量是毫无疑问的。新的技术、新的模式不断促进档案管理的自动化、现代化发展，并激发档案保护的新思路，彻底改变了档案目录检索方式，档案资源数据库的探索建设，档案网站的创新开发，都使得传统档案业务工作插上了新的翅膀，不断向更加规范高效的模式迈进。

4.2 促进档案工作标准规范体系的完善

文件档案的电子化发展有利于电子文件管理标准体系的建立与完善，我国传统档案管理的标准规范在长期发展过程中逐渐健全，但为了适应新技术、新环境，尚需将部分标准进行修订，建立新的标准规范。

4.3 提供更多的有效资源与服务

电子文件档案化管理满足了当代社会的日益增长的档案信息需求，不断推进了档案信息资源的深度开发利用，信息化的最大优势就是以先进的技术手段实现了最大范围的信息资源共享，实现了档案管理的真正价值。正是基于种种新模式带来的社会效益和经济效益，有计划、分步骤推进传统档案管理的数字化发展，是今后档案信息化建设的重要方向。

4.4 推进信息技术应用的纵深发展

电子文件档案化管理的信息化、数字化发展体现了信息技术应用的纵深发展，以数字档案馆的应用为例，其中就应用到信息扫描技术、识别技术、图像处理技术、光盘库技术等诸多数字化关键技术，而数字档案馆的建设也是现代信息技术与传统档案管理深度融合发展的成功结晶。

5 结语

通过对电子文件档案化管理发展的优势及应用前景分析，可见信息时代为我国档案事业发展起到了积极有效的促进作用，完全弥补了传统档案管理的劣势，在运用计算机技术，彻底变革了档案管理的各项业务环节，满足了人们对现代档案事业发展的需求，可以说电子文件档案化管理是现代文明进步的体现，是信息技术向纵深发展的高度应用，今后将进一步推动我国档案管理向数字化、现代化迈进。

参 考 文 献

[1] 张大伟.电子文件档案化管理的新思维[J].图书情报知识，2007（4）：21-23.

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