浅析ERP在高校后勤财务业务一体化的应用

张淇铨

摘 要 ERP俗称企业资源计划系统，是现代企业管理系统中较为先进的管理方式。本文将对ERP与高校后勤财务业务进行关联分析，从基本流程、设计思路、风险及防范和应用等方面对高校后勤财务业务进行评估，为我国高校今后的财务管理实施ERP思想提供参考。

关键词 ERP思想 高校后勤服务 应用方法

一、引言

高校的后勤财务工作错综复杂，没有一套完整的定量分析系统，并且这项工作的体制是一种缺乏管理的评价体制，对于业绩的评价也仅仅只是停留于表面，并没有深刻的考核制度，像一些工作纪律以及业务数量和财务工作的考核等等并没有建立科学有效完整的评价体系。因此，本文将探究ERP思想如何提高高校后勤财务一体化，以此提高高校后勤财务业务的服务效率。

二、ERP思想对高校后勤财务业务的思路探析

（1）高校实施ERP对后勤财务的管理有深刻的影响。ERP的开展，使得后勤财务管理部门的思想有一个质的提升。他们深刻地认识到ERP工程的重要性，ERP不仅是一项变革的项目工程，更是一项信息技术的项目。规范集成是ERP最大的特点，各个部门首先要做的就是要做好自身的工作，然后才有资格去配合其他的部门工作，与其他部门之间和谐共处，互帮互助，把相互配合的工作做到极致。只有使这些后勤财务部门的流转环节顺利进展，并且各自做好各自部门的相关工作，用最为规范的方式处理好相互之间的关系，才能够使得ERP得到真正的应用。因此，各个部门的财务人员应该积极主动地去了解整个流程的各个环节。高校后勤经营范围主要有餐饮、住宿、物业管理、园林绿化等，其经营方式是模拟企业化运作，进行全成本核算，实行自主经营、独立核算、自负盈亏经济实体。高校后勤财务会计核算经费收支项目明确，业务和数量相对稳定，有利于会计考评时更加精确清晰地进行测评，并且还可以提升员工对于这些体制的信任度，让他们对这些体制更加赞同。

（2）ERP财务评估正在走向一条体系持续更新的可持续发展道路。ERP帮助高校随时获取相关的更新信息，把所有的财务信息和数据集合到一起，将它们一同更新，一同记录，统一到同一个平台一起操控，这样有利于做出实时的判断和控制。我们ERP系统等高校财务后勤一体化的实施办法中，应对高校实行严格的管理制度，制定一些财务依据和中介评估以及自行评估的体系，把这些理论的东西制定成相关的图表和书面的文字，使其最大程度地适应高校经营管理的变化。根据设计指标对评估指标体系进行改进，帮助高校后勤财务进行预测和一些前瞻性的分析。

（3）ERP评估标准更健康全面。执行层面和设计层面的同时有效是一套有效的财务管理机制必不可少的内容。制度的健全性体现了设计层面的有效性，制度的因循性和管理制度的现实状况相适性是执行层面的有效性的体现。ERP制度的评估是否有效，需要对ERP在高校后勤财务业务工作中的管理流程和自我完善制度是否有效执行进行测试。与此同时，需要通过动态变化的评估来反映管理效果。动态的财务绩效测评和静态的测试，有助于高校后勤财务业务一体化管理。

三、ERP在高校后勤财务业务一体化中的应用

在高校财务业务一体化中，与企业的损益表和财产负债表有着类似的制作，但一般不从ERP的角度或不制作现金流量表。传统的高校后勤财务业务与ERP思想下的后勤财务业务相比，不需要任何人工分析是一个绝对的优势——它可以自动生成整个项目或是单个项目的现金流量表。

数据接收系统是ERP高校后勤财务业务管理的主要模版。通过对高校后勤财务会计中的科目分层，帮助高校后勤财务业务中的财务处理自动变成资金管理的语言，在此过程中转换不需要额外的数据输入。这保证了资金管理和财务会计两个领域的信息一致，同时也减少了日常财务工作。ERP的实施过程中，会计科目表会由财务会计模块自动定义，可以将客户进行一个全面准确的分层，并且通过一系列的流程对现金流量表进行编制。ERP规范整合了资金的信息流转以及院校内部的相关流程工作，使得各个部门能够持续高效地运作。学校的新生录取、多校区间学生搬迁、大型师生活动等都可以在ERP里运行，根据ERP分析生成新生增加人数计划、校区学生搬迁计划、公寓住宿安排计划、餐饮保障计划等，再由后勤和校内部门根据计划实施。根据ERP分析学生人数变化而产生的对后勤公寓、餐饮等硬件方面的需求，相关的部门借鉴ERP的总体安排，可以不断修正自己的缺点，不断调整自身的工作计划，在相同的成本情况下，使我们的效益达到最大化和最优化，以实现稳定长期的发展。

相关的人事、学生、教学后勤等部门，借鉴ERP总体安排，修正自己和适时地调整工作计划，以实现教育成本相同下的效益长期化、稳定化、最大化。只有高校后勤财务部门流转环节连接顺畅，各类业务处理规范，明确各部门的职责，才能最大化发挥ERP的效用。

ERP的运行过程中相关的住宿信息、餐饮信息等将会以会计语言的方式记录下来，如餐饮花式、品种的在学生中的欢迎程度，各类硬件的改扩建支出，住宿公寓的受欢迎程度等信息。ERP的系统更新正需要这种信息的记录和收集来作为相关的保障工作。

通过对高校后勤的资金管理、会计核算、教学保障项目等信息的流传，各个高校的各方面信息将被ERP的资金管理吸收，保障了高校资金管理功能的正确运用与实施。ERP的一些功能性的特点，如集成性和即时性等，被广泛地运用于高校财务后勤管理中，有助于高效的成本和资金的控制，并且可以有效评价教师的教学效率。把证券的成本意识的思想慢慢地灌输给教职员，并且给予高校的投资决策一些行之有效的建议和意见，减轻了会计人员的工作负担。

本文所提到的只是ERP对高校应用的畅想，或许短时间内还不能形成成熟的高校ERP系统，但这并不影响热衷于高校科学的管理者对此的学术畅想。

四、总结

本文对ERP系统在高校后勤财务业务一体化中应用的探索和财务流程再造的分析和研究中得出结论：ERP在高校财务后勤业务一体化的建设中，帮助高校后勤财务进行预测和一些前瞻性的分析，并对后勤服务的良性运作起着至关重要的作用。由于篇幅所限和知识所及，存在诸多问题：安全性有待提高，没有考虑成本。希望在未来的学术研究中，通过进一步的探索及研究解决以下问题：组织开发商与高校后勤财务积极合作，研究出适应我国高校后勤财务业务一体化的管理流程，帮助高校后勤财务业务系统更加高效、方便。

（作者单位为浙江工业大学容大后勤集团）

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