电子文件档案化管理的新思维

刘莉

摘 要：从世界的角度上看，第三次工业革命后，电子计算机技术开始进入人们的生活中，从我国的角度看，改革开放以后，计算机相关行业发展开始快速发展，计算机技术应用到各种行业，计算机的逐渐普及，使办公室实现了无纸办公，传送文件或者档案直接使用电子化，管理模式新颖，方面快捷。电子文件的档案化管理是在信息时代大背景下产生的，一种新型的管理模式，它对于我国的档案管理工作起着至关重要的作用。

关键词：计算机技术；文件档案电子化；新颖

办公室是各单位处理事务的场所，办公室工作协调和管理个部门并执行决策，是行政事务管理工作的起始，所有事务管理都需要通过办公室系列化来完成。随着计算机技术的发展，是我国办公室实现自动化办公，人们开始逐渐适应计算机和网络办公，同时减轻了办公负担，在传统的办公中，很多事务需要人工处理，任务繁杂，流程多，而现在的电子化办公减少人力负担，传送文件依靠计算机，这就产生了数量庞大的电子文件，而这些电子文件如何管理就需要我们解决，本文主要描述了电子文件的一些特点和问题，以及运用新思维的方式进行电子文件档案化管理。

1 电子文件的特点与问题

1.1 电子文件和传统文件的相同点

在实际意义上来讲，电子文件和普通文件一样，都是办公中需要的文件，电子文件在形成的过程中和普通文件也是一样的，都是经过编写形成，管理，储存三个阶段，都是由专门的管理部门进行管理。

1.2 电子文件和传统文件的不同点

1.2.1 电子文件是依靠计算机编写完成，普通文件依靠纸张完成。

1.2.2 在查阅文件上看，电子文件查阅方便，速度快，时间少，传统文件查阅不便，需要很长时间才能查阅。

1.2.3 电子问价在存储和查阅的过程中都需要编码解码，传统文件不需要。

1.3 电子文件管理问题

电子文件数量大，增长速度快，虽然计算机功能齐全，但是很难保存全部的文件，生成文件的软件样式多，且更新速度快，这样会造成保存的文件和文件生成软件不兼容，也直接导致文件无法读取，这也加重了文件管理工作负担，工作人员要寻找格式和文件想兼容的软件，并对无法读取的电子文件重新编辑，这也消耗了大量的人力和物力，因此，为了解决问题，把电子文件交给正规的保存管理部门是有必要的。

2 电子文件档案化管理的新思维

电子文件的出现是一场文化革命，它意味着现代档案工作正在发生根本性的变革，我国长期以来档案管理是以纸质文件为基础，建立的思想、管理原则、管理体制、管理方法，电子档案的出现，给这一局面带来了挑战，电子文件的变革是通过科学技术对文件进行保存、处理、传播、搜索，加快文件利用效率，但是不改变文件的本质，是电子文件具有传统文件同样的功能，实现档案信息合理利用和开发。在电子计算机发展的大环境下，传统文件面对这样的挑战，因此，档案管理通过形式，技术，管理，体制，理论等进行创新，在档案管理的发展下也要有新的思维方式。

2.1 战略性思维

每一件事情在开展前都会有一定的规划，制定目标，方法和发展过程，档案管理也一样，对于电子档案而言，他在记录历史，传递信息等方面有着巨大优势，方面快捷简单，是现代信息化的产物，适应当前社会的发展，但是电子档案管理的战略性思维还有不足，人们的关注点有局限，在档案信息的电子文件有关注，并出书搞学术研究，其他方面如电子商务以及电子政务等方面发展空间少，因此要拓展思维。

2.2 策略性思维

策略思维是思考怎么能把目标实现的更快更好，策略正确，目标实现的快，策略错误，目标不能实现，电子文件管理内容复杂，涉及范围广，国外电子文件档案发展早，规模以及方式基本成型，而我国还停留在探索阶段，因此，我国的电子文件档案不能只靠自身的热情和想象，而是把理论和实际结合起来，讲究策略使发展目标更具有可行性，注重思维创新。

2.2.1 向外“突围”的策略

从档案工作“收集”、“保管”、“利用”三个环节看，归档电子文件的来源和服务对象都是社会各领域的信息化系统，可谓“两头在外，中间在内”。而传统的档案管理观念和模式封闭性强，开放性弱，档案工作与外界沟通交流渠道不畅，这是长期来档案工作收集难、利用率低的主要原因。信息化技术为档案工作的开放提供得天独厚的优势，然而，冲破长期封闭的格局，需要有强烈的“突围”意识和务实的“突围”策略。

2.2.1.1 争取知情权。努力做到对电子文件信息资源的来源和流转情况知情；对各领域信息化系统建设情况知情；对社会信息资源开发和利用需求知情，努力将社会信息化中遇到的数字鸿沟、信息孤岛、资源不足、质量欠缺等难点作为档案科研工作的重点，由此更好地发挥档案专业优势，为社会信息化工作排忧解难，保驾护航。

2.2.1.2 争取话语权。努力建立和拓宽与各领域信息化专业部门的沟通渠道，充分表达档案专业对电子文件管理的目标、和要求，增强社会对这项工作的理解和支持。表达要善于设身处地、换位思考，善于使用有关管理和技术的专业语言，并讲究表达方式，使外界心悦诚服地理解和支持我们的工作。

2.2.1.3 争取参与权。在方案规划以及制定法规的时候积极参与，把档案管理渗透到各领域中去，通过建设社会信息化中，是档案管理的工作人员能合法，合理的工作。

2.2.1.4 争取监督权。在参与过程中，各领域人员要相互沟通交流，争取档案电子化管理建设中的争取监督权，通过监督电子文件信息的来源、整理、归档、控制质量，真正落实电子文件管理工作。

2.2.2 对内“整合”的策略

在信息化环境下形成的电子文件，由于其来源的广泛、内容的丰富、联系的复杂，给资源整合带来棘手的难题。电子文件管理之道就是整合之道，所谓“整合”就是通过行政、法制、技术等手段将电子文件信息进行科学的整理和组合，实现信息资源结构和配置的优化，以满足信息资源开发利用的需要。为此，档案专业要强化资源整合的意识，明确资源整合的目标，掌握资源整合的技术和方法，使归档电子文件真正成为跨越时空，经得起历史检验的优质资源，使人类的数字化记忆得到有效的延续。

结束语

电子文件的档案化对电子文件的生成部门还是对档案的管理部门来说，都有现实意义。只有对档案的法制管理意识增强了，电子文件档案化管理才能得到普及，电子文件的自动化、标准化、社会化和网络化才能实现。建立完善的电子文件档案化管理机制，令电子信息资源的使用更安全、更高效，这是已经到来的电子信息时代的必然发展方向，是电子信息专业化与大众化的必然结果。■

参考文献

[1]刘国.电子文件档案管理的特点问题及对策[J].科技信息，2007（4）.

[2]余浠婉.浅谈电子文件档案管理现状及应对措施[J].商业经济，2005（3）.

[3]李明艳.电子文件档案化管理新思维[J].经济技术协作信息，2011（20）.

[4]石建光.电子文件档案管理系统的功能设想[J].西南民族大学学报：人文社会科学版，2003（12）.