采购入库单、采购发票的拆分与合并

乔　荣

(商丘职业技术学院 经贸系，河南 商丘 476000)



采购入库单、采购发票的拆分与合并

乔荣

(商丘职业技术学院 经贸系，河南 商丘 476000)

实际采购业务中，由于种种原因，会造成采购入库单与采购发票不能在同一个期间完全钩稽。这就意味着需要对采购入库单或采购发票进行拆分和合并。本文以财务软件金蝶KIS专业版为蓝本，以实际案例为载体，对采购入库单、采购发票的拆分、合并功能进行了详细地介绍。

采购入库单；采购发票；拆分；合并

一、采购入库单的拆分与合并

企业实际采购业务中，由于开发票时间固定、分期付款等原因会造成采购入库单同采购发票不能在同一个期间完全钩稽。这就导致某些外购入库单的部分数量必须分期处理，也意味着该张单据上的采购数量不可能在同一期间全部作为入库成本或者销售成本。比如，一般情况下，月末的时候供应商会开一张汇总的发票过来，当然该单据上的数量和金额并不一定正好就是本期所有发货的总和，但是仓管部门是按实收数量进行入库并记录的，也就是说入库单上的数量要比发票上的多。为此，系统提供了采购入库单的拆分和合并功能。通过对入库单的拆分，可以将已开发票和未开票的部分拆分成两张单据，或者说将需要在本期钩稽的部分拆分出来，从而解决了前期暂估入库单部分到货后不能及时钩稽，或当期单据采购入库单需要部分记入成本等问题。所以，拆分功能可以实现采购入库单部分钩稽、部分核销等经济业务的处理。实际工作中，由于多种不确定性原因的存在,有时还需要把已拆分出去的入库单再还原恢复回来，这就是采购入库单的合并功能。所以，拆分是合并的基础，只有执行拆分功能后才能进行合并功能[1]25。

只有满足以下条件的采购入库单才可以执行拆分、合并功能。

第一，只有已审核的采购入库单才可以进行拆分。

第二，只有未核销采购入库单才可以进行拆分，这里的核销包括两种情况：一是与采购发票核销；二是与另一张信息相同、数据相反的采购入库单的对等核销。

第三， 只有被拆分出来的采购入库单才可以进行合并。

第四，只有未核销采购入库单才可以进行合并，这里的核销同样包括两种情况：一是与采购发票核销；二是与另一张信息相同、数据相反的采购入库单的对等核销。

第五，只有未记账的采购入库单才可以进行合并。

拆分后的采购入库单，对今后的操作有部分影响，具体表现为：

第一，已经进行拆分的采购入库单不能反审核。

第二，执行拆分功能后采购入库单还可以再拆分。

第三，拆分出来的采购入库单不能再拆分。

下面以财务软件金蝶KIS为载体，详细介绍采购入库单拆分和合并的具体操作。

(一)采购入库单的拆分

案例：某企业根据实际需要将一张采购入库单拆分为两张。

具体操作：在“金蝶KIS专业版-[主控台]”界面，选择右窗口“主功能选项”中的“采购管理”选项，再执行左窗口中的“序时簿” →“采购入库单序时簿”命令，弹出“过滤”对话框，默认系统参数，单击“确定”按钮，进入“金蝶KIS专业版-[采购入库单序时簿]”窗口，选中一张需要拆分的采购入库单，执行“操作”→“拆分单据”命令，进入“金蝶KIS专业版-[采购入库(编辑)]”窗口， 采购入库单上只有“拆分数量”一列为可编辑状态，在该字段上直接录入拆分数量并确认，完成操作后单击“保存”按钮保存拆分结果，系统提示拆分成功，单击“确定”按钮退出。

采购入库单拆分后的两张单据的单据头(除单据编号外)完全相同。拆分后，被拆分的入库单称为母单(该单的数量变为原数量减去拆分数量，金额为原金额减去拆分金额)，单据编号不变，而且还可以作为母单继续拆分；拆分出的入库单称为子单，不能再拆分，该单据的编号是在原单据号后加A进行标记，母单继续拆分时，子单编号分别加B、C，以此类推。母单和子单的单据内容中除数量、金额可能变动外，其他内容如计量单位、单价等一律相同[2]55。

(二)采购入库单的合并

采购入库单的合并必须是一张子单与一张母单逐张合并，即一次只能合并一张子单，而不是两张或两张以上的子单。下面以案例为例介绍采购入库单合并的具体操作。

案例：将已拆分的采购入库单(子单)合并到母单。

具体操作：在“金蝶KIS专业版-[采购入库单序时簿]”窗口。选中单据编号为WIND000039A的采购入库单(子单)，执行“操作”→“合并单据”命令，该张单据即合并到母单中，系统提示操作成功。母单编号不变，子单已还原到母单，不复存在。

二、采购发票的拆分与合并

采购发票的拆分是指把需要在本期钩稽的部分拆分出来，以实现采购发票和采购入库单的部分钩稽。该功能也可以解决多张采购发票同多张采购入库单间的核销问题。比如，实际工作中，会发生了货到票未到的情况，也就是说发票上的数量大于入库单上的数量，这时就需要对采购发票的进行拆分，即把本期入库单的数量拆分出来并与发票进行钩稽，拆分功能可以解决票到货未到时不能及时钩稽、及时计算采购成本等问题。同样，由于实际工作多种不确定性原因的存在，有时还需要把已拆分出去的发票再进行还原恢复，这就是采购发票的合并功能。同样，采购发票拆分是采购发票合并的基础，只有进行拆分后才能执行合并。

只有满足以下条件的采购发票才可以进行拆分与合并。

第一，只有已审核的采购发票才可以进行拆分。

第二，只有未钩稽的采购发票才可以进行拆分，这里的钩稽包括两种情况：一是与采购入库单的钩稽；二是与另一张信息相同、数据相反的采购发票对等核销。

第三，已经在应收系统核销或部分核销的采购发票不可以拆分。

第四，只有拆分出来的采购发票(子单)才可以进行合并。

第五，只有未核销采购发票才能进行合并，这里的核销也包括两种情况：一是与采购入库单的核销；二是与另一张信息相同、数据相反的采购发票的对等核销。

第六，只有未记账采购发票才可以进行合并。

拆分后采购发票，对今后的操作有部分影响，具体表现为：

第一，执行拆分功能后的采购发票(母单)还可以再拆分。

第二，拆分出来的采购发票(子单)不可以再拆分。

同样以金蝶KIS为载体，详细介绍采购发票拆分与合并的具体操作：

(一)采购发票的拆分

案例：某企业根据实际需要将一张采购发票拆分为两张。

具体操作：在“金蝶KIS专业版-[主控台]”界面，选择右窗口“主功能选项”中的“采购管理”选项，再执行左窗口中的“序时簿” →“采购发票序时簿”命令，弹出“过滤”对话框，默认系统参数，单击“确定”按钮，进入“金蝶KIS专业版-[采购发票序时簿]”窗口，选中一张需要拆分的采购发票，执行“操作”→“拆分单据”命令，进入“金蝶KIS专业版-[采购发票(编辑)]”窗口， 采购发票上只有“拆分数量”一列为可编辑状态，在该字段上直接录入拆分数量并确认，完成操作后单击“保存”按钮保存拆分结果，系统提示拆分成功，单击“确定”按钮退出。

采购发票拆分后的两张单据的单据头(除发票号码外)完全相同。拆分后，被拆分的采购发票称为母单，发票号码不变，而且还可以作为母单继续拆分；拆分出的采购发票称为子单，不能再拆分，该单据的发票号码是在原发票号码后加A进行标记，母单继续拆分时，发票编号分别加B、C，以此类推。母单和子单的单据内容中除数量、金额可能变动外，其他内容一律相同[3]88。

(二)采购发票的合并

采购发票的合并也是一张子单与一张母单逐张合并，即一次只能合并一张子单。下面以案例为例介绍采购发票合并的具体操作。

案例：将已拆分的发票(子单)合并到母单。

具体操作：在“采购发票序时簿”窗口，选中发票编号为ZPOFP000020A的采购发票，选择“操作”→“合并单据”命令，该张单据即合并到母单中，系统提示操作成功。母单编号不变，子单已经恢复到母单，不复存在。

三、结语

采购入库单及采购发票的拆分与合并在实际工作中经常遇到，如果财务人员或业务人员能合理使用该功能，将会大大提高工作效率和工作质量，加快企业信息化的进程。

[1] 金蝶软件(中国)有限公司.初级会计信息化实用教程[M].北京:人民邮电出版社,2012.

[2] 杨春景,乔荣.会计电算化：基于金蝶KIS专业版[M].郑州:河南大学出版社,2015.

[3] 毛华扬,李帅.会计电算化原理与实务：基于金蝶KIS[M].北京:中国人民大学出版社,2012.

[责任编辑乐知]

The Split and Merge of Purchase Orders and Purchase Invoices

QIAO Rong

(InternationalTradeProgram,ShangqiuPolytechnic,Shangqiu476000,China)

Due to various reasons, in the actual procurement business, the purchase orders and purchase invoices often fail to articulate in the same time period. As a result, the split and merge of purchase orders and purchase invoices is essential. In this paper, financial software JinDie KIS professional version is used as a blueprint, and real cases are implemented, to thoroughly analyze the function of split and merge of purchase orders and purchase invoices.

purchase orders； purchase invoices； split and merge.

2015-08-03

乔荣(1974- )，女，河南商丘人，商丘职业技术学院经贸系副教授，主要从事会计信息化和税法研究。

F22

A

1671-8127(2016)03-0048-02