高校管理中的教学秘书激励机制研究*——以广西财经学院为例

蓝肖丽

广西财经学院，广西　南宁　530003



高校管理中的教学秘书激励机制研究*
——以广西财经学院为例

蓝肖丽*

广西财经学院，广西南宁530003

摘要：从上世纪末开始，我国高等教育由精英式教育向大众化教育方向转变，在高等教育大众化阶段，教学是学校生存和发展之本，保证教学质量、培养合格人才成为高校核心的工作目标。教学管理工作在整个教学环节中起着不可忽视的作用，是保证教学工作正常运转、维护教学秩序稳定、提高教学质量的基础性保障工作，是高校管理工作的核心。而教学管理工作第一线的实施主体与中坚力量就是高校中各学院的教学秘书，打造一支专业化和成熟化的教学秘书队伍，使教学秘书更好的融入高等教育事业的发展，最大限度的发掘和利用他们的潜力和价值的关键是建立有效的激励机制，充分调动他们的积极性和创造性，防止其出现职业倦怠也成为各大高校急需解决的问题。

关键词：高校；教学秘书；激励；机制

广西财经学院是广西唯一一所财经本科院校，而且是两地三区共同办学，教学秘书在日常教学管理中的统筹协调作用就显得更为重要。从2004年发展成为地方性、教学型全日制普通本科院校以来，教学秘书作为学校一支教学管理的队伍在在推动整个学校教学管理工作规范化和科学化、激发创新和变革、增强高校竞争实力和提高人才培养质量等方面发挥着重要的作用。

一、学校教学秘书激励机制实施的现状和存在的问题

(一)学校教学秘书队伍状况、职业与需求特点

目前，学校教学秘书队伍基本情况是：明秀校区、相思湖校区和防城港三个校区共设置14个教学院(部)，每个教学院部都配有一名教学秘书，但有些学院教学秘书是由新入专任教师暂时担任工作一两年，专任教师转岗后工作另由他人接替，防城港校区主要由教学部负责整个教学管理工作，有一名教学秘书也由专任教师兼任。在实际工作中很多学院教学秘书得兼顾行政秘书和办公室的工作，工作量较大，工作强度较高，所学专业并不与教学管理息息相关。详见表2-1，2-2。教学秘书的工作繁杂，工作量不易量化，具有从属性、服务性、辅助性的职业特点。内容型激励理论认为激励就是不断满足需求的过程，从事教学秘书工作的老师也不例外，既有自身发展的需求，也有成就感和归属感的需求。

表2-1　学校教学秘书队伍基本情况

表2-2　学校教学秘书与其所服务学生、教师比例

(二)学校教学秘书队伍激励机制现状

激励机制是使职工在一定的工作岗位上产生责任感、成就感、快乐感的重要前提。学校根据自身的实际情况，建立了不同的激励机制，具体如下：

首先，从培养机制方面看，为贯彻落实广西高等教育强基创优计划，大力实施人才强校战略，全面加强人才队伍建设，学校制定了《广西财经学院师资队伍建设系列实施办法(试行)》，推出了诸如“骨干教师发展计划”、“青年教师成长计划”、“双师型”教师培养计划、“创新团队支持计划”、“海外研修计划”等人才培养计划，但大多都是偏向专任教师的激励措施，“青年教师非学历进修培训计划”给教学秘书等管理人员提供了机会，但这些激励措施在实施的过程中也出现一些不合理的情况，如有教学秘书机会不均、学校利益受损等问题。其次，从薪酬激励方面看，以美国高校为蓝本进行简单模仿，建立了绩效工资制度，不可否认这项制度具有很强的激励效果，但是教学秘书的工作无法具体量化，很多教学秘书是新入职员工，职称低，薪酬是根据自己的行政职位拿的绩效分配系数，系数偏低，出现干最多的活，拿最低的工资的普遍现象；再次，从环境及制度方面看，在福利保障与环境融入机制上存在不足，教学秘书在子女教育及父母赡养方面投入太多精力，不能全身心投入工作。同时，因为教学秘书在整个学校大环境中处于相对于弱势的地位，需要的各种资源也常常得不到满足。总之，有效的激励体系应当是人性化、多层次的，从学校的实际情况来看，学校的教学区域构成多，教学管理工作较复杂，有效的激励机制充可以充分调动教学秘书的主动性、积极性、创造性和工作的热情，从而不断提高学校的整体教学管理水平，为高校培养知识结构合理、专业结构合理、专业基础扎实以及具有创新精神和较强能力的高素质应用型专门人才。

(三)学校教学秘书激励机制实施中普遍存在的问题

首先，人才培养机会不均。学校教学秘书队伍较年轻，与很多专任教师一样，都不再是低学历，多数是优秀本科生或硕士研究生，由于其工作特点，事物繁杂，忙于日常工作，为教师和学生服务，一旦其离开工作岗位，相关教学管理环节将无法进行，因此很少有机会去培训或者进修，也没有时间和精力来做科学研究，职称上不去；其次，薪酬分配不合理。现行的薪酬分配主要以每个教学院部学生与教师构成人数、教师教学工作量为依据，导致在绩效实施过程中各个院部教学秘书虽然做着相同的工作，但是薪酬差异大，同时也导致了教师和教学秘书等教学行政管理人员之间的矛盾。另外，生活保障不足，根据学校教学秘书队伍情况来看，女性教学秘书占多数，很多为刚入职员工，并都处于适婚适育的年龄，住房等都存在问题，很多教学秘书面临上有老，下有小的状况，在子女教育及父母赡养方面投入太多精力，不能全身心投入工作。同时，因为教学秘书在整个学校大环境中处于相对于弱势的地位，需要的各种资源也常常得不到满足。

二、学校教学秘书激励机制存在问题的成因分析

(一)尚未健全信息传递机制

由于我校是一个新兴本科院校，在办学的很多方面都还是探索阶段，教学秘书的管理工作也不例外。因为信息传递不顺畅，加上教学秘书个人缺乏积极主动，就会出现人才培养不均的现象。当前的人才培养机制，总是认为教师是学校的教学主体就会偏向其的培养，而接受不到教学秘书等管理人员也急需培养的讯息。根据马斯洛需求层次理论，人的需求包括低层次和高层次，教学秘书也不例外，教学秘书通过培训学习来提高办事效率与协调沟通有力，无疑会给整个教学管理工作带来好处。

(二)尚未完善薪酬激励机制

在市场经济条件下，实行绩效分配制度是一项有力的激励行动，但在高校中薪酬制度设计的不合理，不但不会激发全体人员的积极性，还会激发教师和教学秘书等教学管理者的矛盾，“蛋糕”的分配既要讲究公平性，又要讲究差距性，这样才能达到激励的效果。在高校的薪酬激励中还未能找到两者的相对平衡点，这使得薪酬激励的作用在弱化。

(三)管理者观念上未充分重视

由于高校管理者对教学秘书的工作认识不够，甚至认为这份工作任何人都可以胜任，更重视教师队伍的建设，忽略教学秘书的个人职业发展，保障机制缺乏，使得教学秘书在子女入学，住房方面等生活问题影响工作，容易产生负面情绪，极大地打击教学秘书的工作积极性。

三、完善学校教学秘书激励机制的建议

(一)加快改进教学秘书的培养机制

作为高校教学管理队伍的重要组成部分，教学秘书岗位对专业知识和科研能力等方面的要求没有教师高，但对管理知识和能力、业务水平却有较高要求，应通过培训促进教学秘书队伍的专业化发展。为帮助教学秘书掌握相关知识和技能以满足岗位要求，就必须对教学秘书队伍进行定期培训，特别是争取与其他高校进行交流培养，这样可以取长补短，不断提升自己的职业素养，用不断丰富的各种技能推动工作，提高工作效率。自信心的提升，有助于减少和避免倦怠情绪的产生和出现频繁换岗或者转岗的现象。

(二)创建以人为本的环境

现在我们常说的构建和谐社会，实际就是构建和谐的生活、工作环境。环境影响心态，心态决定工作效率。首先要尽量改善工作的硬件环境，让工作人员在舒适的环境中工作，必然会使人心情愉快，始终保持良好的工作状态和饱满的工作热情。其次合理的发展规划，发展前景良好的组织，必然有助于凝聚工作人员的上进心，使每位工作人员都真切地感受到学院的发展前景，全身心地投入到工作之中，这样必然有助于学院的教学管理质量和水平，促进学院可持续发展；注重情感关怀的激励使其感受集体的温暖，满足自己的精神需求；同时建立健全保障制度使家庭负担得以减轻。

(三)完善教学秘书的职业晋升制度

对教学秘书职业制定出合理的晋升制度，是学校缓解教学秘书职业倦怠有重要途径之一。高校应当根据自身的特点，明确教学秘书相关的晋升政策，对教学秘书的职

业发展给出明确的指引；教学秘书在职称上谋求发展最大的瓶颈是科研，教学秘书是教学管理的第一线，深入了解教学管理工作存在的问题，可以理论与实际相结合，有利于科研创新，应制定针对教学管理人员的科研奖励办法与制度，创造环境调动积极性。

(四)完善教学秘书的薪酬激励机制

良好的生活条件和合理的薪酬制度是激励教学秘书在工作岗位上不断超越自我的重要物质保障。良好的薪酬制度是以完善的绩效考核制度为基础的，学校应完善绩效考核指标、方法、程序以及考核结果的运用，避免绩效考核流于形式。使教学秘书体会到只要努力就可以获得激励，并形成激励-〉努力->绩效->奖励->满足并从满足回馈到努力这样的良性循环；教学秘书的薪酬既要体现公平性，又要体现差距性，但不应太过于悬殊，因为每位教学秘书所在的教学院部面对的教师和学生的数量不尽相同，但是无论人数多少都要完成相同的工作，应根据人力、物力、财力状况和大概收入平均水平，通过调整岗位补贴来解决同工不同酬的现象，适当调整差距；学历、职称、工作水平的高低都应列入薪酬调整的范围，可以激发教学秘书学习专业知识的积极性。

四、结束语

随着我国高校管理体制的深化改革，要适应市场经济条件下的教育格局，设计一套科学、公平合理的激励机制，充分发挥现有高校教学秘书的潜能、积极性和创造性，已成为高校人力资源管理层的重要任务。激励机制的构建与完善是一个动态的过程，并不是一成不变，我们要不断与时俱进，长期关注激励机制的运行与完善，充分调动教学秘书的主动性、积极性、创造性和工作的热情，从而不断提高学校的整体教学管理水平。

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[3]鲁武霞.高校教师激励机制创新研究——以高校教师的需求为视角[J].教育理论与实践，2011(3).

[4]聂慧，杨辉华.基于学习型组织理论下的高校人力资源开发分析[J].中国成人教育，2009(3).

中图分类号：G647

文献标识码：A

文章编号：1006-0049-(2016)01-0011-03

*作者简介：蓝肖丽(1985-)，女，瑶族，广西河池人，广西财经学院，助教，硕士研究生学历，研究方向：行政管理、人力资源管理。

*本文为广西财经学院校级课题研究成果(项目编号：2014B049)。