浅析档案信息管理中信息技术的应用

张晓婷

(齐鲁师范学院，山东　济南　250014)



浅析档案信息管理中信息技术的应用

张晓婷

(齐鲁师范学院，山东济南250014)

摘要:档案管理工作的特点是内容多、数据量庞大，如果按照传统的人工管理相当耗时、耗力、耗钱，而且还有容易出错、协调不紧密等风险。把信息技术应用到档案管理中，省时、省力、省钱，还提高了效率。目前，我国在政治、军事档案，经济档案，科学档案，文化和宗教档案等方面都已广泛的使用信息技术进行档案管理。

关键词:档案管理;信息技术;必要性;应用优势;环节

近几年，我国在政治、经济、文化领域都有发展，档案成为使用率很高的管理方法，因此，档案的数量也是呈递增的趋势。如果还按照传统的档案管理方法会耗费很大的人力、物力、财力，还有可能出现管理上的漏洞。因此，传统的档案管理方法已不能适应时代的要求，时代呼唤先进的技术助力档案管理工作。信息技术拥有的数据存储大、运算速度快、识别灵敏度高等特点应和了档案管理工作的要求，有效地促进了档案管理的现代化和信息化变革。因此，信息技术在档案管理中的使用是必然趋势。

一、信息技术应用于档案管理是现代科技发展的必然，并且有其发展的必要性

(一)信息技术应用于档案管理促使信息技术和档案管理相结合

电子信息技术的发展日新月异，促使档案管理工作不断向前发展。档案管理是一项繁琐、庞杂的工作，除了保证档案信息的真实、有效、长久，还要做好日常管理，提供档案信息服务。这就要求档案管理队伍提高认识、加快转变、提高综合素质。信息技术为档案管理的服务提供了技术支持，与传统档案管理相比具有无与伦比的优势。信息技术应用于档案管理产生一种新的档案形式——电子档案。信息技术使档案管理实现数字化，其中包括档案本身的信息化、档案管理方法的信息化。信息技术与档案管理相结合使档案管理更具有现代感，提高了档案管理工作人员的综合素质，是新型的管理方法、手段。

(二)信息技术应用于档案管理增强了档案管理领导的信息技术意识和现代化管理意识

信息技术的迅猛发展要求人们要熟悉计算机网络，习惯用计算机网络办公，实现数字化办公。现代科技已经向我们展示了它们强大的生命力，我们要与时俱进，走在时代前列，不仅要掌握高科技的基础知识还要增强对高科技的使用和创造能力，而且要时刻走在科技前沿、勇于接受高科技。领导是一个国家、企业、部门的方向标，对工作起到引领的作用。领导干部的观念更新与否，决定着一个国家、企业、部门的发展快慢。因此，档案管理部门的领导干部要及时更新管理观念，不断引进先进技术，让信息技术应用于档案管理。改变从前的信息技术意识差、时代紧迫感不强、管理手段落后等状态，向信息技术要效率，向信息技术要质量，加快档案管理队伍的建设，培养档案管理技能层次高、知识结构合理的档案管理队伍。

(三)信息技术应用于档案管理有利于提高档案管理工作人员的综合素质

信息化技术已进入一个全速发展时代，对各行各业的影响都是深入的，档案管理工作也面临着巨大的挑战，不试图改变就会被时代抛弃。新时代下，信息技术凭借自身优越性在档案管理中发挥了优势，同时，它也要求档案管理者要发挥主观能动性，主动掌握现代化信息管理技术，对档案管理软件能熟练操作，提高服务意识，避免工作上的失误。适应政务信息化，档案工作者素质的提高和意识的培养是关键。档案人员要适应时代的变化，尽快掌握新知识、新技能，不断增强自己的业务能力，使档案管理工作更好的服务于社会。

二、信息技术的优势优化了档案管理工作

(一)资源共享功能实现了档案信息的共享

档案信息的资源共享能够使档案信息资源更好的服务社会，加快公共服务体制建设。比如在人力资源档案中，档案记录着一个人的背景、经历、所得奖励、所犯错误等信息，是单位或部门配置或选调工作人员的依据。单位或部门可以利用信息技术的共享性功能，查阅相关人员的档案，以便更好的进行工作安排。这一功能打破了传统管理中的封闭性，对科学、合理的决策具有重要作用。

(二)自动化检索节省档案查询时间

信息检索是现代信息技术的特征之一，同时也是基础功能之一。它能节省检索的时间，在档案管理中能极大的提高工作效率。信息技术应用于档案管理工作，人们利用检索功能对所需内容进行快速检索。并且，检索功能操作起来非常简单，只需输入检索的关键词即可，如，姓名、工作单位、电话等各种信息都可以作为关键词。这样避免了没有目标的乱查，从而节省了工作时间，提高了工作效率。

(三)对于特殊档案，信息技术实现了有效管理和应用

档案的形式是多种多样的，不是仅限于文字格式。对一些带图像、声音、画面等信息的档案，电子档案较传统档案具有优势。在传统档案中，也会有底片、胶片、音频档案等档案形式，但随着时间的推移和使用次数的增多，底片或胶片会失真或破损，音频档案对播放器有特殊要求，而且老式的胶带属于易燃品，保管起来非常不易。因此，传统档案管理在档案保存上存在很大弊端。而信息技术能够弥补传统档案管理上的不足。首先，照片的存储不再使用底片或胶片，电子照片能够长期使用，而且画质清晰。其次，信息技术存储量大，能够保证任何形式的档案保存。因此，信息技术为这些特殊的档案的保存提供了技术上的可能，极大的丰富了档案信息的内容，提高了档案管理工作的有效性。

(四)信息技术应用于档案管理形成电子档案，延长了档案的使用时间

传统档案都是纸质档案，存在很多弊端。如，由于使用时间长、使用次数多，纸张会磨损、泛黄;气候潮湿，纸张会受潮造成图片不清或字迹模糊，总结起来就是纸质档案使用寿命短。电子档案完全没有这样的顾虑，只要将信息储存至计算机形成电子档案，没有特殊原因就不会丢失，可以永久使用。减少了工作的重复，提高工作效率。

信息技术应用于档案管理使电子档案具有纸质档案无法比拟的优点，同时，也对存储技术提出了更高的要求。光盘是外部存储技术的代表。它具有存储量大、记录密度高、能够随机读取和工作稳定可靠等特点。再有，光盘使用时间长，一般都有10年以上的寿命，还可以不断重新录制。体积小是光盘的另一特点。这一特点使光盘便于携带。目前，信息技术行业也在变革，越来越多的存储设备争相登录市场。比如移动硬盘、闪存盘等。他们较光盘体积更小，存储量更大，更方便携带，一经推出就受到消费者的欢迎。光电扫描仪是目前最为优秀和高效的输入设备，它能将档案以图像的方式输入计算机。快速、精确是它最大的特点。一般AO幅面的滚筒式扫描仪的分辨率可达300－1000DIP，只要幅宽不大于A O，长度不限的任何图纸均可一次扫描输入，扫描一张标准AO图片(分辨率30 0dp i )约需80秒，A 4扫描仪每分钟可以扫描A 4文件约6张。带有扫描、刻录相结合的光盘扫描刻录机在高速扫描模式下每分钟可扫4A尺寸纸80页。

三、信息技术应用于档案信息管理应注意的几个环节

(一)档案管理软件的开发要适用于档案管理的基础工作

档案的基础工作包括对档案的收集、整理、保管、利用等环节，信息化管理模式包含办公自动化、文档一体化、保管智能化、服务现代化等内容，针对档案管理工作的特点设计者要设计科学、合理的软件系统，对存储空间、图形运算、整体性能、系统兼容等方面要满足档案管理基本运行条件。档案管理的软件开发要结合软件开发者和档案管理者的智慧，保障档案管理工作的高效运行。

(二)信息技术应用于档案管理要注重档案系统工程的建设

档案管理的日常工作会产生大量的文字、图片、图像信息，因此，要做到资源共享、自动检索、存储量大就是要实现信息的数字化管理。

(三)信息技术应用于档案管理要注重档案队伍建设

我们对科学技术的掌握，不仅只停留在对技术的掌握上，还要重视技术本身具有的人文价值。也就是实现从客观认识到主观转变的过程。档案管理工作者不但要熟练掌握计算机管理软件，更重要的是建立服务意识，提升思想高度，转变心态，更好的服务于人民，服务于社会。

(四)信息技术应用于档案管理要求信息管理和纸质管理相结合

信息技术应用于档案管理并不是摒弃纸质管理模式。两者应该有机结合。纸质管理模式也有其他管理模式无法取代的优势。由于信息化管理还存在弊端，如增删比较随意，原始性凭证难以确定，法律效力不够等。所以要建立信息化管理和纸质管理的通道，使档案管理更能符合实际要求。

参考文献:

［1］李婷．浅析信息技术在档案管理中的应用［J］．科学管理，2014，( 27) .

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［3］徐楷亮．计算机技术在档案信息管理中的应用［J］．江汉石油科技，2006，( 06) .

［4］丁梅．基于计算机网络技术的档案信息管理及应用研究［J］．南京工业职业技术学院学报，2006，( 06) .

作者简介:张晓婷( 1976－)，女，山东济南人，大学本科，齐鲁师范学院教师。

收稿日期:2016－01－05

中图分类号:G27

文献标识码:A

文章编号:1008—3340( 2016) 02—0082—03