新建本科院校档案数字化建设刍论

王亚斌

新建本科院校档案数字化建设刍论

王亚斌

摘要:新建本科院校对档案数字化建设存在认识不清、经费不足、人才缺乏、管理模式分散、网站建设滞后等问题，本文通过分析新建本科院校档案数字化建设现状和面临的问题，提出档案数字化建设的途径。

关键词:新建本科院校；新建；档案；数字化

新建本科院校档案是指新建本科院校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新活动中形成的历史记录，包括在招生、教学、科研、基建、外事、财务等活动中形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。在不同载体的历史记录中，新建本科院校档案以传统的纸质档案存储形式最为普遍。纸质档案作为历史记录的原始载体，具有唯一性和不可复制性，更真实可靠，这是数字档案不可替代的。但是，纸质档案在存储空间上的弊端十分明显，保存质量也易受外界环境因素影响，档案信息的利用率也远低于数字化档案。在现代信息数字化环境下，高校自身需求以及社会对高校档案的管理和利用都提出了新的要求。因此，妥善保管好纸质档案的同时，对纸质档案进行数字化成为新建本科院校的必然选择。

一、新建本科院校档案数字化现状

档案数字化建设是将馆藏档案及学校重大活动通过著录、扫描、录音、摄像多媒体技术等形式把纸质、照片、声像、胶片等档案转为数字化信息，以数字化的形式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，[1]从而实现档案信息资源的共享。在此定义下考察新建本科院校档案数字化建设，不难发现，大部分院校的档案管理主要以纸质档案管理为主，既使使用档案管理系统软件也仅是使用单机版软件对纸质档案进行简单的条目录入。有的院校虽然采购了网络版档案管理系统，但是由于档案数字化工作尚未起步，系统各项功能的使用也就无从谈起。随着新建本科院校各项事业的快速发展，高校自身及社会对数字化档案的需求与高校档案数字化建设工作的滞后形成鲜明的矛盾。

二、新建本科院校档案数字化建设面临的问题

(一)档案数字化建设认识不够

由于新建本科院校升格时间较短，面临教育部的合格评估和教学工作合格评估，在招生、就业、教学、基建等方面的压力下，新建本科院校的领导层往往无暇顾及学校档案事业建设，忽视了作为高校教育事业发展的重要组成部分的高校档案数字化建设，没有充分认识到档案数字化建设的重要性和紧迫性。在趋于边缘化的档案数字化建设情境下，学校很少召开档案数字化建设工作会议，基本不组织相关业务培训，也很少派出档案管理人员参加以档案数字化建设为主题的学术会议。档案管理工作人员也存在重保管轻利用、“你查我调”等陈旧观念，又因档案数字化建设工作量较大，档案管理工作人员会产生畏难心理从而安于现状。

(二)档案数字化建设经费不足

档案数字化建设是一项复杂庞大的系统工程，从纸质文档数字化建设到数字资源数据库系统建设再到档案信息化网站建设，都要依托高新技术支撑，软硬件建设需要投入大量资金。资金需求与重视程度往往成正比，重视程度不足导致新建本科院校基本没有档案数字化建设预算经费，每年三到五万元的档案事业费仅可满足购置档案柜等基本办公需要，没有资金用于开展档案数字化建设工作。

(三)档案数字化建设人才缺乏

新建本科院校档案人才队伍普遍呈现出高技术职称人员比例低，专业教育程度低，年龄偏高、参加专业继续教育培训少的现状，档案管理队伍结构不合理，缺乏既具有档案现代化管理方面知识和技能，又掌握计算机等现代先进科学技术手段的全能型人才。随着新建本科院校综合改革的不断深入和信息技术的飞速发展，以及档案信息化建设步伐的不断加快，人才的缺乏已严重制约档案数字化建设。

(四)档案管理模式分散

新建本科院校的档案是学校在招生、教学等活动中形成的档案，招生、教学等各部门之间具有内在联系并组成一个有机的整体，这些部门形成的全部档案的总和也是一个有机的整体。这种有机整体要求档案的管理应实行集中统一管理，但是新建本科院校档案管理的现实情况是，多采用分散档案管理模式，各种门类的档案分别保存在各个部门，教学管理档案保存在教务处，学籍档案保存在学生处，组织人事档案保存在人事处，文书、基建、后勤等档案则保存在学校综合档案室。在这种管理模式下，无法形成一个单位应有的完整全宗，各部门在档案管理上各自为政，不利于学校档案的集中统一管理和开发利用，不利于节约档案管理成本，也不利于使用现代化技术手段进行档案数字化建设。

(五)档案信息网站建设滞后

新建本科院校对档案网站建设缺乏积极性和主动性，很多院校没有建设独立的档案网站，档案工作大多作为党政办公室网站的一个子栏目存在。即使少数新建本科院校建设了独立的档案网站，也存在信息量少、更新速度慢、网页设计陈旧、检索水平低、缺少管理与维护等问题。在重教学重科研的背景下，档案信息网站建设缺乏经费、人才和先进技术支撑，很难获得与图书馆同等的信息化建设机会，与图书馆的发展水平相比相形见绌。

三、新建本科院校档案数字化的解决途径

(一)高度重视，提高档案数字化建设意识

《高等学校档案管理办法》规定，“高校档案工作由高等学校校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。”该规定充分体现了教育部和国家档案局对高校档案工作的重视。档案工作是新建本科院校重要的基础性工作，是衡量教育质量和管理水平的重要尺度之一，在历史承载、工作借鉴、文化传承创新、社会服务等方面具有重要作用。档案数字化作为未来档案工作的发展趋势，理应受到新建本科院校的重视。

新建本科院校的领导层要充分认识到档案数字化建设对于改善档案管理，适应信息化时代需求，满足高校及社会的强烈需求的重要意义，高度重视档案数字化建设工作，将档案数字化建设工作纳入学校整体发展规划，以发挥数字化档案在学校各项事业建设中的作用。档案管理部门也要大力宣传档案数字化建设是新建本科院校由封闭服务向开放服务、由被动向主动，由提供传统纸质档案向提供数字化档案转变的必由之路这一理念。同时，要组建兼职档案员队伍并定期开展业务培训。

(二)加大投入，提供技术支撑

新建本科院校进行档案数字化建设，要对纸质档案进行数字化加工，加工环节主要包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。档案数字化不仅要实现各种信息的采集功能，还要具备海量信息存储功能，满足数字档案信息安全存储要求，具备档案信息的发布与传递和有效访问与查询等功能。在上述需求下，高校必须配备全文存储服务器、高速扫描仪、数据库软件、视频采集系统等设备，几万元的档案事业费显然无法满足采购需求。要解决这一问题，新建本科院校就应将档案数字化建设纳入学校事业发展规划，加大资金投入，设置独立的预算经费以提供资金保障。

要实现档案数字化的目标并确保得到有效利用，还必须遵循国家制定的技术标准和规范并结合实际制定自己的标准和规范，培养档案数字化建设专业人才，提供计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术为支撑。

(三)提高素质，提升服务水平

人才是先进生产力和先进文化的重要创造者和传播者，任何一项工作的可持续发展都离不开人才，档案工作也不例外。在信息化时代的当下，解决新建本科院校在档案数字化建设中面临的各方面问题和提高档案数字化建设的质量，关键还是靠档案方面的人才。因此，建立顺应信息时代发展要求、适应高校自身和社会需求的档案人才队伍是当前新建本科院校进行档案数字化建设的当务之急。

在档案数字化建设中，必须解放思想，做好人才培养工作。钱学森院士说过，“现代图书馆、档案馆、情报单位人员，应该是信息专家和信息工程师，是信息系统的建设者，也是使用的向导和顾问”。在档案数字化建设过程中，档案人员的角色将会发生变化，“他们将不再是以保管好档案为主要职能、类似二传手的简单的信息服务人员，而是能主动了解利用者的档案信息需求，利用现代信息技术，查找、管理、利用现有的信息与知识，分析、综合、加工成利用者所需知识的内容，最后利用信息技术发布或帮助利用者查找到他们所需知识的信息管理员”。[2]新建本科院校在对档案管理人员进行教育与培训的过程中，应将数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等作为继续教育的必修课，指导应用于数字化建设实践，不断提高档案数字化建设技能和管理水平，培养既具有档案数字化建设基本素质，又具有信息发布、管理与信息检索、服务等技能的档案信息管理员。在档案数字化人才队伍建设的途径上，还可以通过引进人才、兼职聘用专家等方式解决人才不足的问题。

(四)走出困境，实现集中管理

新建本科院校传统分散式的档案管理模式下，各部门库房建设标准不一、档案管理上各自为政造成大量人力物力浪费，档案资源整合和共享困难，各种档案工作无法较好协调统一。要改变这一困境，就必须实现档案的集中管理才能满足档案数字化建设的需要。

《高等学校档案管理办法》明确指出：“建校在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、已集中保管的档案资料在3万卷以上的高校应设立档案馆。”这一规定明确了档案工作在高校的主体地位，提出了打破高校传统分散档案管理模式的要求，强调整合高校档案资源，实行集中管理的理念。档案集中管理模式，就是在新建本科院校法人的直接领导下，在分管负责人的配合下，将文书、党群、教学、人事、科研、基建、音像等各种门类的档案集中统一管理，承担全部档案信息资源的储存、管理和开发利用工作。集中管理对于统一接收保管档案，节约管理成本，改善档案工作人员再教育状况，开发利用档案信息资源，集中力量开展档案数字化建设，具有重要意义。

(五)档案信息网站建设

在计算机网络技术飞速发展和数字化校园建设不断深入的背景下，新建本科院校档案网站建设的必要性和紧迫性日趋凸显，学校要重视档案网站建设，把档案网站建设纳入数字化校园建设的总体规划，加大资金投入，迅速启动档案网站建设。

档案管理部门要对用户群及需求进行统计分析，了解在校师生和校外用户需求，根据需求设计规划网站内容及组织形式，如建立本校网上科研档案数据库、学位论文档案数据库、毕业生学籍数据库等，积极组织上网数据和信息。同时，要精心设计档案网页，通过图片、动画来增强网页的美感从而吸引用户对网页的关注度，增进对网页内容的理解。要保持档案网站对访问者足够的吸引力，还要及时更新网站内容，更新档案信息数据库。新建本科院校档案网站的建设，对于宣传档案法律法规、实现档案信息服务利用网络化、扩大档案利用范围和提高档案的利用率，和展示档案部门形象具有重要意义。

档案数字化建设已成为档案信息开发利用的一种必然趋势，新建本科院校对于档案数字化建设面临的问题，应进行积极探索，寻求解决之道，不断提高档案信息开发利用服务的水平和能力。

[参考文献]

[1]刘克勤.高校档案信息数字化[J].中国档案，2001(4)：21-23．

[2]胡玉艳.档案信息化人才队伍建设[J].北京档案，2006(9):24．

责任编辑：李应青

中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1673-1794(2016)03-0134-03

作者简介：王亚斌，滁州学院办公室助理研究员，硕士(安徽 滁州 239000)。

收稿日期：2016-03-02