城市公立医院综合改革与档案管理工作

2016-03-23 06:42福建省肿瘤医院游昌财
海峡科学 2016年2期
关键词:综合改革公立医院档案管理

福建省肿瘤医院游昌财



城市公立医院综合改革与档案管理工作

福建省肿瘤医院
游昌财

[摘要]该文从城市公立医院综合改革的背景和重点任务,确定城市公立医院综合改革档案的归档范围,实行统一管理,分析当前城市公立医院综合改革档案管理中存在的档案管理和服务意识不强、档案信息资源难以整合利用、档案信息化工作没有统一规范等主要问题,并提出相关对策和措施。

[关键词]公立医院 综合改革 档案管理

2010年2月以来,我国先后确定了100个公立医院改革国家联系试点城市,现在大多数地区已全面启动综合改革。城市公立医院改革的不断深入和拓展,给涉及改革的相关部门和医院的格局和利益带来调整和影响,同时也给档案工作提出新内涵和新要求。面对新形势,相关档案管理工作者如何去适应挑战、抓住机遇,是当前我们所面对的新任务、新课题。笔者结合近年来自身工作实践,就加强城市公立医院综合改革档案管理作些初步探讨。

1 城市公立医院综合改革的背景和重点任务

1.1 改革背景

公立医院是我国医疗服务体系的主体,城市公立医院(地级市辖区及以上城市公立医院)在基本医疗服务提供、急危重症和疑难病症诊疗、培养医疗卫生人才等方面发挥着重要的、不可替代的作用,是解决群众看病难、看病贵问题的主战场。推进城市公立医院综合改革是深化医改的重要任务,也是一项长期而又艰巨复杂的系统工程。城市公立医院综合改革涉及管理体制、运行机制、补偿机制、人事和分配制度等诸多方面,既需要公立医院内部综合改革,又需要外部配合支持,还要与医保制度、药品供应保障、基层综合改革等工作紧密衔接,是医改中最难啃的“硬骨头”。2010年2月,经国务院常务会审议通过,原卫生部等5部门联合印发了《关于公立医院改革试点的指导意见》(卫医管发(2010)20号),在全国确定了17个国家联系试点城市,城市公立医院改革试点工作正式启动。2014年4月,国家卫生计生委、财政部、国务院医改办联合印发通知,新增了第二批17个国家联系试点城市。2015年,城市公立医院综合改革试点地区扩大到100个地级以上城市[1]。

1.2 重点任务

城市公立医院改革重点任务包括7个方面:一是改革公立医院管理体制。建立高效的政府办医体制,完善多方监管机制。二是建立维护公益性、调动积极性、保障可持续的公立医院运行新机制。三是强化医保支付和监控作用。深化医保支付方式改革,逐步提高保障绩效。四是建立符合医疗行业特点的人事薪酬制度。深化编制人事制度改革,合理确定医务人员薪酬水平,强化医务人员绩效考核。五是构建各类医疗机构协同发展的服务体系。推进社会力量参与公立医院改革,强化分工协作机制,加强人才队伍培养和提升服务能力。六是推动建立分级诊疗制度。构建分级诊疗服务模式,完善相应的医保政策。七是加快推进医疗卫生信息化建设。加强区域医疗卫生信息平台建设,推进医疗信息系统建设与应用。

2 城市公立医院综合改革档案的归档与管理

2.1 确定归档范围

城市公立医院改革归档范围可以考虑从以下几方面入手:

(1)组织领导、工作机制和舆论宣传,领导批示,人大建议、政协提案答复,领导小组有关会议记录、会议纪要等材料。

(2)指导意见、实施方案及相关配套文件,大事 记、宣传单、简报、阶段性工作的总结。

(3)各级领导、专家指导、评估、考核、督导检查工作的讲话、指示等材料。

(4)本单位的文件、工作部署、记录等以及向上级机关报送的总结汇报、形势分析等材料。

(5)改革的好经验、好做法、交流材料等及有关人员问责处分材料。

(6)改革中形成的照片、录音带、录像带等声像材料。

(7)公立医院内部加强管理和改革如财务会计、服务管理、信息公开等材料。

(8)社会资本办医等与城市公立医院改革相关的其他材料。

2.2 实行统一管理

从城市公立医院改革重点任务可以看出,城市公立医院改革主要涉及组织、编制管理、人事、发改(物价)、财政、卫生、医保等部门,这些部门和单位形成的城市公立医院综合改革档案应由其所在部门和单位的综合档案室集中统一管理。把在工作中自身形成的和上级下发的改革业务性文件和资料等各种文件材料进行统一归档。一是把以纸质为载体的体制机制改革材料,通过收集、整理、加工等程序,进行编号后用专门的档案装具(盒、柜)存放。排列顺序一般为:领导批示、请示、处理单、调研报告、督查报告及调研督查过程中的有关材料。二是把数字档案一并归档,对以光盘、硬盘等新型介质为载体的相关改革内容档案进行归档。按本单位档案分类方案进行分类、整理,并复制拷贝至耐久性好的载体上,一式三套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文、电子公文的存储载体一同归档,使两者建立互联,做好准确、可靠的标识关系,按照年度、类目进行压缩、拷贝,并贴上标签统一存档。

3 存在的主要问题

3.1 档案管理和服务意识不强

目前城市公立医院改革相关部门和医院偏重于硬件设施投入,轻机制建设和管理,对相关档案的整理、归档等管理工作不够重视,存在归档不及时、材料不全、保管不当、交接不清等现象,部分管理人员未充分认识到档案管理的重要性及敏感性。部分机关单位,由于办公条件限制,没有独立的档案库房,有的单位将档案随意存放在杂物间,未采取防范措施,保管条件极为简陋,存在较大安全隐患。有些单位档案管理人员不足、综合素质不高、服务意识不强,未能实现档案的专门管理,多数单位的档案人员为兼职,更换频繁,档案管理的交接工作没有做好,出现新人不管旧账情况。

3.2 档案信息资源难以整合利用

城市公立医院改革涉及面广,各个部门和单位形成的档案资料分散在档案形成部门,也主要是为本单位领导和本单位工作服务。尽管档案法律法规要求部门档案要按规定及时移送到各级国家档案馆,以便及时向社会公众开放。但在实际工作中,一些部门形成的档案资料的移送,并没有得到较好地执行,使得档案资料不能及时地与社会公众见面。由于受到行政管理部门条条和块块的分割,城市公立医院改革档案信息资源不系统、不完整,各级档案部门也难以做好涉及这些改革档案信息的整合工作,更难以构建覆盖全体城乡居民的医改档案信息资源库。这与经济社会发展的要求相比,与信息时代发展的趋势相比,与人民群众不断提高的服务需求相比,很不协调、不适应。

3.3 档案信息化工作没有统一规范

目前,许多医改部门和单位在档案数字化过程中忽视档案信息资源标准规范化建设,使档案信息系统无法转化为深化医改服务的有力支撑。主要表现在:计算机软件开发缺乏整体规划,软件通用性、实用性严重不足,档案信息规范化分类编码标准不完善、不统一;缺乏技术支持、系统管理、网络技术支撑;医改档案信息交流的范围和程度受到制约,直接影响着档案信息化建设的步伐。[2]由于没有统一的档案数字化标准规范,而且对开展档案信息化建设缺乏系统指导和培训,涉及医改的有关部门和单位开展信息化建设只好各自为政,各行其是,导致信息化推进缓慢,也为档案数字信息的长期保管、快速查找和交流留下后患。

4 对策措施

4.1 加强档案管理制度健全和监督指导

4.1.1 建立健全档案管理制度。城市公立医院改革有关部门和单位要制定好本单位改革文件材料归档范围和文书档案保管期表,建立档案人员岗位责任制、归档、档案保管、保密、借阅利用、销毁鉴定等管理制度,保障档案工作制度化、规范化、科学化。加大档案经费投入,改善档案工作条件,切实解决档案工作中存在的实际问题,成立综合档案室,改善档案工作环境,保证机关档案工作的顺利开展。

4.1.2 加强档案工作监督指导。城市公立医院综合改革有关单位系统内部要做好档案工作监督指导工作,尤其是医改办、卫生计生、财政、发改、人力资源社会保障、编办等部门要加强对本系统改革档案工作的监督指导,督促档案管理人员及时完成接收任务,将档案工作列入年度绩效考核,进行系统内部案卷质量检查。同时,档案行政管理部门要委派专人定期到有关部门监督检查档案管理制度、工作机制执行情况,严格工作考核标准,确保综合改革档案归档完整、准确。

4.2 加快推进档案资源整合和共享共用

4.2.1 高度重视城市公立医院综合改革与档案资源整合。城市公立医院综合改革综合性、系统性、协同性强,改革档案因其资料的连续性、地域性,相互关联密切,需要逐步整合,统一纳入档案资源体系,实现共享共用,最大限度发挥其存在的社会经济效益。这就要求通过对城市公立医院改革档案进行物理资源整合、数据资源整合、应用系统整合等方式,进一步理顺档案行政管理部门与有关部门在专业档案工作中的关系,建立以档案行政管理部门为主体,各有关部门配合的档案监管体制,变专业档案的多头管理、分散保管为综合档案馆集中统一管理,最大限度地优化配置档案资源和发挥其作用。

4.2.2 积极推动城市公立医院综合改革档案资源共享共用。城市公立医院综合改革是对医疗卫生体制的创新和改革,涉及改革的部门和医院档案工作者要顺应改革的发展和要求,树立档案资源开发利用观念,积极拓展工作服务范围,适应改革新常态,创新管理意识和管理能力,各级医改办(体改部门)档案人员要做好档案收集归档工作,注意统一收集文书档案、声像、实物档案,并统一管理,不可只重视文书档案,而忽视声像、实物档案。加强医改档案的横向联系,实现档案信息资源的共享,提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。

4.3 加大档案信息化建设和人才培养力度

4.3.1 构建信息化模式管理下的档案管理工作。档案信息化是实现档案管理规范化、标准化、科学化的重要支撑。推进档案信息化工作,有利于高效便捷查档,为方便利用档案提供强有力的技术保障。在保证档案基础设施建设的前提下档案,应加大对高科技信息化设备投入,安装档案软件,购置专用档案软件网络,配置扫描仪、计算机管理系统,实现全文档案数字化,逐步将本单位档案进行全文数字化处理,建立档案数据库。城市公立医院还可对病历档案进行全文数字化处理。

4.3.2 加大档案人才培养培训力度。医改各相关单位和医院要创造条件吸引和培养一批具有管理基础和专业技能的档案人才,组织档案管理人员充分运用网上培训、实地集中培训等各种有效形式,培养培训一批档案人才,不断提高档案管理能力,为档案信息化建设提供人才支持。要让档案人才留住,还应建立适合人才发展的人事薪酬制度和激励机制,适当提升档案工作人员的薪酬待遇,充分调动他们的积极性。

参考文献:

[1] 国务院医改办.关于城市公立医院综合改革试点的指导意见政策问答, 2015.

[2] 游昌财.“十二五”期间推进医改档案信息化建设的思考[J].海峡科学,2012 (4):45.

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