中职档案的信息化和数字化建设探析

李艳萍

摘 要 图书馆与知识之间的联系密切，特别是进入知识经济时代之后，国家对文化、信息产业的支持力度越来越大，在这种情况下，档案作为国家文化、信息、知识流动的中枢，必然要与国家的总体发展战略保持一致，快速更新发展理念、积极创新服务方式，提高档案管理工作的信息化和数字化，使其成为促进学校改进工作、改善形象、提高工作效率的后补力量。本文立足知识经济时代学校的档案管理工作和数字化处理技术在信息行业的应用前景，就其在新时期如何创新管理模式的问题展开了论述。

关键词 知识服务；档案管理；模式；创新

中图分类号 G2

文献标识码 A

文章编号 1674-6708（2016） 154-0079-02

档案管理事业的发展方向与程度由以知识和信息为主的软件和以技术为代表的硬件共同决定。在全民进入到以技术为指引、以知识为原生动力的现代化生活中，计算机技术、多媒体技术对档案管理工作的影响是革命性的，多种信息生成技术的出现催生了呈海量分布的信息，对这些信息的归档、整理和提取工作就变得非常重要。可以说，知识经济时代档案管理模式的创新集中表现为数字化和信息化趋势，加大信息存储技术手段和信息处理技术在档案信息管理中的应用将会成为学校档案管理模式创新的重要内容。

1 知识服务背景下学校档案管理的重要性

知识服务是指从各种显性和隐性知识资源中按照人们的需要有针对性地提炼知识，并用来解决用户问题的高级阶段的信息服务过程。因其本身的特点决定了学校档案管理工作的重要性。

1.1 档案蕴藏着丰富的知识资源

档案是对信息的记录，是一种对事情本来面目的还原。在学校的日常管理中，依据记载信息的不同划分出来了多种档案，如教师人事档案、学生流动档案等，一些档案的纪实性较强，有的档案的知识性较强，无论是哪一种，都与学校的师生管理、教学科研、招生就业等工作有着重要关联，这些文件资源蕴藏着丰富的知识，是学校经过多年发展之后沉淀下来的宝贵财富，是学校进行日常经营管理和科研创新的动力，如科研项目档案在学校学术创新中的重要意义。

1.2 建立档案资料库是学校信息共享的前提

知识服务建立在网络搜索引擎海量搜索、信息快速提炼、知识及时生成的基础上，信息作为这一社会环境生态下最大的资源，必须要在流动中完成能量转变，为学校的管理、科研、服务等工作创造直接或间接的价值。学校的信息共享分为内部信息交流、交换和外部的信息速递和活动交往，在这个过程中档案所起的作用是非常巨大的，学校信息的汇聚和传播能够有效提升学校的竞争排名，对宣传学校的知名度、优化学校的形象、增加学校的社会权威会起到积极的影响。因此，提供优质、高效的档案知识服务，实现档案信息共享是学校档案管理的最高要求和最终目的，也是档案部门与和外界环境进行交流和沟通的纽带与桥梁。

1.3 档案管理是学校稳定发展的重要保障

学校的档案通常会涉及到学校自身的建设状况，包括部门设置、师资队伍、学生的升学情况等，这些信息资料都关乎学校的日常管理和核心竞争力等问题，需要每一个学校加强重视、强化管理，在档案的管理上投入足够的人力和资金，建立一体化的档案信息管理系统，做好信息的传达与保密工作，为学校的正常运作提供一个安全、稳定的生态环境。

2 学校档案管理模式创新的策略

通讯技术和计算机技术的进步，改变了信息的分布形式和生成过程，学校要创新档案信息的存储形式和管理模式，首先要认识到应用新技术、创建学校档案信息资源管理一体化平台的重要性。总的来说，要协调好以下几个方面的工作。

2.1 树立数字化目标，发挥潜在的知识价值

学校档案信息化建设的最终目标就是实现学校馆藏信息资源数字化。随着数字化信息技术的发展，学校需要对档案加强管理的同时，充分发挥学校档案的知识性作用，为学校的发展壮大贡献智力力量。学校的档案管理工作应当建立在数字化的发展目标之上，首先，开展馆藏数字化工作之前，应该做好档案的优化工作，限制档案移交机关、控制入馆范围是优化馆藏的前期控制措施。其次，发挥档案信息的知识价值，需要档案管理部门的工作人员充分利用多媒体、数据库、数据压缩等技术手段，将纸质、声像、缩微胶片等传统介质转化为计算机可识别和处理，并建立自动化的信息存储与管理系统，将所有的档案资源集中在这一个平台上，方便人们使用。

2.2 以信息为先导，做好学校档案的整理与管理工作

档案呈现的形式是由单个文字组成在一起构成的篇章，从本质上来说档案传递出的是信息，是对学校在过去发生过的一切状况的记载，将这些信息保留下来一方面是形成学校的历史记录，是学校发展的文献记载，另一方面能够为学校今后的工作的开展提供依据。档案管理的信息化目标要求学校应当将传统的、纸质版的档案资料转化为电子版的存储文件，将储存于文字、图表、声像中的静态的档案信息转化为动态的、可利用的信息，使其满足可移动、可复制、永久保存的特性，在人员配备和资金投入方面要按照档案管理工作信息化之后的工作量来决定，以较少的投入获得较大的效益。

2.3 加强信息交换，使各个部门之间协同运作

为了准确分工、密切配合不同部门之间的工作，学校需要设置多个部门来完成不同工作之间的交接与协助工作，每个细分后的部门都是学校整个系统架构的有机组成部分，而部门之间配合的关键在于信息的交流、意见的交换和员工之间的配合。在学校档案的管理过程中，重点需要关注的问题有两个，一是要建立资源丰富、功能齐全、设置规范的档案信息资源数据库，并在数据库内容资源的完整性与丰富度、信息处理技术与加工设计和档案管理人员的技能方面不断强化，在提升人员自身实力的同时提升系统的服务能力。二是在档案信息的著录、检索、使用、跟踪和反馈等环节做好服务工作，在这几项功能中，具体的档案信息的输入、检索与获取是最核心的，学校的档案管理部门要集结核心技术，不断强化这几项核心功能，其次，在图像、音视频和隐私资料的解密方面实现高效运作，能够为学校不同部门之间的业务配合提供便利。

2.4 建立并完善知识共享体系，加快学校的创新步伐

学校的档案蕴藏了丰富的知识和信息，通过信息的公开、交流的增多、知识的推广，可以将学校的创业历史、发展现状和未来的发展计划纳入到一个统计的管理平台之上，建立并不断完善学校的内部信息分享机制，使得信息资源和知识资源能够在学校内部充分涌流，成为学校实现创新、提升竞争力的重要力量。

对于以教育学生、传授知识、培养人才为主要任务的中等职业院校来说，知识的开放和信息的流动能够为教师和学生所吸收，在他们参与具体工作和学习知识的过程中，这些信息又会和他们自身的思想发生关联生成新的信息，最终将个体信息进一步融会成学校的共享公共知识，达到了知识学校的创新的目的，知识创新又会促进学校核心竞争力发展的功效之后再回到学校内部的知识市场，成为下一轮学校信息共享的新的信息源头。这种不断循环的信息共享机制，不断推动学校的知识创新，不断促进学校现实生产力的进一步提高，最终使学校在教育改革的大旗下不断改善工作方式，培养出更多的优秀人才。