新形势下的外国留学生档案管理模式探讨

谢凤丽

摘 要：随着我国经济快速发展，综合国力增强，高校教育质量提高，留学生在华学习的环境逐渐优化，在华外国留学生的数量有了井喷式的增长。据教育部统计，2014年共有来自203个国家和地区的377，054，名各类外国留学生。这是一个良好的发展趋势。当然，问题总是伴随着发展浮出水面，档案管理中出现的种种问题就给留学生教育带来了负面的影响，在某种程度上制约了其进一步的发展。各高校在留学生档案管理方面目前还缺乏相关经验，缺乏相关标准和制度。怎样建立完善的留学前的档案、留学期间档案及离校后的档案，给各高校留学生管理提出了新的问题。本文就新形势下外国留学生档案管理模式的现状、存在的问题及解决策略进行探讨。

关键词：外国留学生；档案管理；现状；问题；解决策略

外国留学生教育是我国高等教育中重要组成部分，教育部等相关部门也在不断重视外国留学生教育这块的内容，并发布多项的相关政策及文章来加大外国留学生来华深造的管理办法，但与留学生档案管理相关的却少之又少。留学生档案管理问题困扰着当今的很多高校，如何建立完善的学生留学前的档案、留学期间的档案以及离校后的档案都是关键性的问题。现如今，很多高校在外国留学生档案管理中存在着信息的管理非常分散的问题，并且学校没有专门负责留学生档案管理的人员，同时，学校本身对外国留学生的档案管理就没有足够的重视，致使留学生档案游离于国内学生的档案管理之外。这些问题都造成了现今外国留学生档案管理模式的漏洞。本文将就外国留学生档案管理的问题及解决策略进行了深入的阐述。

1 新形势下外国留学生档案管理模式的现状和存在的问题

外国留学生档案是指国外学生在中国学习深造期间产生的一系列的具有保留价值的文件，包括图像资料。这些也成为外国留学生在中国学习的重要的凭证和依据。新形势下，国内外国留学生档案管理模式存在着严重的不足，存在多处漏洞。

1.1 留学生档案管理信息收集分散

目前，许多高校对外国留学生档案管理方面并没有统一规范的收集标准，只是档案管理人员根据本校普通学生的档案管理办法进行外国留学生档案的收集和整理，但是，留学生与国内学生有很多不同的地方，他们具有较多的特殊性，来自不同的国家，个体差异也比较大，同时，学生的流动性较强，休学、离校、复学、转系、降级的情况也是经常会发生。所以留学生的档案就比较复杂，需要相关档案收集部门能够做到及时全面地收集更新，如果发生学生档案更新不及时、整理不全面的情况，就会影响留学生的档案的完整性和规范性。

另外，现在许多高校都交给外事管理部门或者相关国际学院来进行留学生档案的管理，大部分学校中留学生的档案管理和校内学生的档案管理是分开的，虽然新形势下要求留学生学籍管理要实现和中国学生那样“趋同化”管理，但是大部分高校中留学生的档案还是是分开存放的，这会导致档案存放的不集中，导致档案的收集出现各种差错，例如档案重复或者缺失。留学生档案无论对个人还是对学校来说都具有重要的意义，档案作为留学生留学的重要凭证记录着他们在校期间的学习成绩、在校表现和获得的各种证书，同时也对留学生的在校管理有很大的帮助。学校可以根据档案对留学生进行综合的评估，对不同的学生采取不同的教学及管理办法，对学校的招生及管理策略也有参考作用。

1.2 无专人管理

目前许多高校的外国留学生档案是和国内学生的档案是分开的，大多数分散在任课教师、教务处或者外事管理等相关部门和人员手中。而且，有些管理留学生档案的人员也是同时在管理国内学生的档案，然而，留学生与国内学生相比存在很大的差异性和特殊性。有的档案管理人员也是身兼多职，在管理其他工作的同时管理外国留学生的档案。这些工作人员无法集中精力专心于外国留学生的档案的管理，会造成档案的整理不全面，内容有较多的疏漏，更新的不及时，使档案无法达到完整一致。

1.3 忽视留学生档案管理的重要性

留学生离校后，相应档案都分散在各个相关部门手中，部分交由档案馆进行统一管理。档案馆由于对留学生档案的产生及来源没有足够地经验与了解，致使在留学生档案质量及涵盖内容的检查上相对比较轻视，许多在留学生档案中存在的问题不能被及时发现。负责档案管理的工作人员对留学生档案管理知识的认识度不够，从而档案的审核只停留在比较浅显的表层。这样只会使问题逐步积累，造成现在许多外国留学生的档案越来越不完善。

1.4 保密性不够

许多留学生的档案本该属于个人的保密档案，学校和相关档案管理部门应注意这一点，保证学生档案的隐私。保护属于学生自己的权益。

2 外国留学生档案管理问题的解决策略

存在问题就要找到相应的解决办法，使外国留学生档案越来越完善。

2.1 制定外国留学生档案管理标准

外国留学生档案由于其特殊性的原因，与国内学生档案的管理上存在很多差异，所以，各高校应该根据其特有的特点，由档案管理部门和外事管理部门共同制定专属于外国留学生的档案管理办法，制定相关标准。

外国留学生的档案包括了学生来华前的个人档案、在华留学期间的相关档案。来华留学前的档案包括入学前的申请书、个人照片，以及之前在其他学校学习成绩及所获得的证书复印件等。留学期间的档案应包括在本校期间所产生的居留情况、健康检查、学籍档案、参加各项活动记录、各种奖惩以及资金来源等内容。学校的留学生档案管理部门应该将这些资料认真收集起来，并将之前的档案内容进行细致地分明板块，做到更全面、更清晰的整理、收集外国留学生的档案。同时，相关部门应该就外国留学生档案管理制定单独的标准，规范相应的制度，使留学生档案的管理更严谨。

2.2 专人管理，分工明确

高校应该更加重视外国留学生档案管理，设置负责留学生档案管理的专职人员，改变以往同一个档案管理人员身兼多职的状况，定期组织相关部门兼职档案员的培训，加强他们的专业素质和水平。院校之间要加强交流，相互借鉴留学生档案管理办法，取其优良之处，充分运用到本校留学生的档案管理中。同时，随着更多的外国留学生来华留学，档案管理人员应认真分析这些学生的特点，取其共同之处总结得到相应的规律，将这些规律应用到日常留学生的管理之中，并逐渐形成更加适合不同留学生档案的管理办法。

留学生档案管理的专职人员应根据留学生档案的文本进行深入的研究，这首先会对学校的外国留学生档案管理起着积极地促进作用，其次也是充分发掘档案管理资源的一个极其有效的途径。

2.3 外国留学生档案管理现代化

如今，大多数档案的管理已经实行数字化和信息化，外国留学生的档案也不例外。建立外国留学生档案的数据库，与来华留学生信息管理系统进行相应的对接并将纸质的档案信息转为电子版本的内容。这也方便了档案的查找和及时的更新。各高校的档案管理人员要充分的利用现代化的管理设备和途径，在传统的管理办法基础上进行研究和更新，跟上时代的脚步，使档案更加完整。

3 结语

我们应该在不断地实践中总结经验，加强交流，在大环境下找出符合外国留学生的特殊的档案管理制度和标准，并利用现今的现代化的数字化管理方式，充分发挥档案价值，促进留学生教育的健康持续发展。

参考文献

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