浅谈高校档案科学化管理

内蒙古广播电视大学　许毓桐



浅谈高校档案科学化管理

内蒙古广播电视大学许毓桐

摘 要：为使高校档案管理工作更好地为高校及社会服务，必须坚持科学发展观，与时俱进，开拓创新，清醒地认识档案管理工作存在的问题并解决问题。

关键词：规范管理 存在问题 工作措施

一、科学规范档案的意义

1.档案是过去工作和历史情况的记录，是历史的重要凭证，对当前活动具有重要参考作用，是机关工作考察的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础条件，是宣传教育的生动素材。

2.只有科学规范档案才能使档案工作健康发展。档案管理工作在学校管理中有着重要作用。档案是学校工作的记录、生活的记录、发展的记录，是反映教学管理的重要依据。教师的教学能力、教学工作开展的进度、学生的学习状况和学籍管理情况都是通过档案完成的。所以，档案管理方法直接影响学校发展。

3.科学规范档案是衡量学校业绩与管理水平的重要尺度。档案管理工作做好了，可以不断提升一个单位的管理水平，可以为管理人员及时了解整体情况，适时调整管理提供准确依据。

4.只有科学规范档案，坚持与时俱进，才能全面、及时、准确、有效地为档案用户服务，才能提高工作质量和工作效率，才能达到新形势的工作要求，适应新形势的需求。科学规范档案管理工作对促进经济社会的全面发展具有重要意义。

二、科学规范档案存在的问题

1.单位领导对档案管理工作不重视，只有单位领导的支持，科学规范档案工作的方方面面才能顺利开展，才能落实到工作中。

2.档案管理人员的档案意识匮乏，宣传引导不够。档案管理工作人员对档案法认识不足，专业知识不熟悉。责任心少，意识不强，对档案重要性的意识非常模糊，这就给档案管理工作造成很多困难，使管理工作非常混乱。

档案收集是档案工作的基础，文书档案收集工作的质量直接影响档案管理工作的质量。收集的档案不完整或使用价值不大、不移交的档案材料不仅会给整理、编目、鉴定、保管、统计等各个环节工作造成无效劳动，而且不能为社会各项工作提供有效服务。上级领导不支持宣传工作，宣传引导工作无法开展。

3.档案管理制度不规范，保密制度不健全，基础设施不完善。没有明确岗位责任制，没有严格按照《档案管理制度》规范工作。不重视涉密文件，没有基础的档案管理设施 。

4.没有现代化档案管理设备。手工管理模式已不能适应目前的发展需要，这就严重造成工作效率低，工作量重，各类档案存放混乱，不能及时、有效查找。学历查询工作繁重，使用多年的学籍档案纸张脆弱，如果将其数字化就可以长久、完整保存。

三、科学规范档案的具体方法和措施

1.规范管理制度，加强学习

（1）法制化是做好档案管理工作的基础，做好科学规范档案管理工作必须依法治档。加强档案管理工作人员对中华人民共和国档案法的学习，档案专业知识的学习，档案现代化管理设备技术的应用。严格按照《档案法》和《档案管理制度》规范工作，具体如下：①确定整理环节，做到责任到人；②制定归档范围和保管期限表，做到有据可依；③全力收集，确保归档文件齐全完整； ④严格登记、及时收集、随办随归、及时修补、妥善管理。

（2）做好档案管理员的相关培训工作，不能说得好，做得少。养成每天学习一小时相应档案专业知识理论和史料记载。熟知家底，一周一次工作总结，相互交流、讨论、学习、总结经验，不断增强档案管理队伍的综合素质和专业知识能力。组织软件技能培训和技能比赛，不断提高档案管理人员的工作积极性，加强专业素质、人文素质、开拓素质和身心素质。提高档案管理效率，促进档案管理工作的创新性，营造良好的工作环境。

2.积极宣传引导，争取重视支持

多种形式参与和举办宣传档案管理工作的重要性。通过档案知识讲座、参观档案馆、读书读报等活动促使大家正确了解档案、保护档案、使用档案。领导应把高校档案工作的实际状况带入管理决策和思考中，要敢担当，激发对档案管理的重视。

3.加快高校档案信息化建设

只有做好档案信息化建设，运用现代化高新技术，才能提高档案管理现代化水平。同时结合档案工作的实际，统一思路、明确目标、规范管理要严格根据《电子文件归档与管理规范》的要求，做好电子文件收集、归档、实施管理工作，从而确保电子文件的安全，真正做到保真、保密、保存、保读、保备份、保异质。最终实现电子档案数据库中心、各个处室同步传阅归档，档案自动化查档以及电子档案数字化。

4.提高档案管理员综合素质

强化管理员责任，细化高校档案管理工作规范，明确档案管理工作职责，做到步步有人管，处处有人看。分工不分家，分工不分家，加强沟通交流，建立相互信任、相互配合，相互学习，逐渐成为一支高素质、懂专业 、强技能的档案管理队伍。

综上所述，高校要与时俱进，解放思想，开拓创新。虽然档案管理工作复杂繁琐，但要有决心，有信心，有耐心，紧紧围绕学校档案部门工作的实际出发，立足于身，扎实工作，克服困难，全面提升管理水平和服务能力水平，更好、有效地服务高效中心工作，不断促进高校档案工作健康发展，开创高效档案管理、服务与建设新局面。

文章编号：ISSN2095-6711/Z01-2016-05-0064

作者简介：许毓桐（1985.08—），汉族，内蒙古广播电视大学助理馆员，本科