论高校档案管理人员素质提升的途径

陈敏++张晨

摘 要：伴随我国教育事业的不断改革与发展，国内各高校之间的竞争也日渐激烈。为了在这样的竞争中不被淘汰并得以继续发展，各高校内部的管理要求也一再提高。高校的档案管理是学校教育稳定发展的基石，因此，本文笔者就高校的档案管理人员如何提升自身的素质做出简要分析，希望可以给相关人员提供借鉴。

关键词：高校；档案管理；素质；提升途径

中图分类号：G271 文献标识码：B 收稿日期：2015-11-02

高校档案是历史文化、科技知识等各种信息的载体，用它独特的记录方式与真实性为在校师生查阅各种知识方式与学习提供服务。各高校的档案中更详细记录了本校的发展历程，让历代师生可以从中了解自己学校的发展史。

当今社会电子科技飞速发展，各种信息的传播速度得到了大大的提升。各高校的档案管理者要想在校师生更及时地得到新的信息资料，就必须具备各种电子科技产品的使用知识，才能确保在第一时间收集到最新的信息资料，更新本校的档案记录，更好地为学校做出应有的贡献。

因此，当今社会对于各校档案管理者的要求已不仅局限于自身素质的提高，还包括提升档案工作管理意识及具备与现代科技社会中的虚拟网络相结合的专业知识等。[1]对于如何提升高校档案管理人员自身的各项素质，笔者认为主要有以下几个途径。

一、提高高校档案管理人员的档案管理意识

提高档案管理人员的素质首先要提高档案管理人员的档案管理意识。档案管理人员要从根本上认识到档案管理对于学校发展的重要性，端正自己的思想，用严谨的工作态度去对待档案管理工作。

在以往的高校档案管理中，许多管理者没有意识到档案管理的重要性，忽视了自己的本职工作，认为档案管理只是像图书馆一样将各种档案进行分类管理，供师生方便阅读就是自己的工作，从而忽视了对档案内容的管理，也没有及时对档案内容进行删减与更新。在当今信息飞速发展的时代，这样的做法显然是无法跟上社会的发展节奏的。同时，一些高校的档案管理人员并不具备专业的档案管理知识，没有认识到档案的存在是为高校师生更好地学习提供服务的，只是对档案进行了简单的分类与管理，不能及时更新资料信息，造成了高校档案信息资料的迟滞甚至是落后。为了适应新时代社会发展形势，高校的档案管理人员必须从提高自己的管理意识出发，具备专业的档案管理知识，积极参加再培训活动，在一次次的学习中提高自己对于高校档案的管理意识与管理能力。此外，因为高校大部档案仍是纸质档案，一旦损毁或丢失，就会造成无法挽回的损失。这就要求高校的领导阶层也要提高自己对于档案的重视程度，对档案管理人员提出明确的衡量标准，而不要盲目地以数量来补充档案资料，以提高档案管理人员对管理质量的重视，确保高校的档案管理工作稳步进行。[2]

二、提高高校档案管理人员的档案管理能力

在提高档案管理人员自我管理意识的同时，还要注重对档案管理人员管理能力的培养。档案是高校内师生了解并学习各种信息资料的来源。高校必须确保并维护档案的记录性与真实性，这是不容许出现任何失误的。因此，高校档案管理人员要有专业的档案管理能力，懂得档案管理学、科技管理等各种专业知识。在传统的档案管理工作中，档案管理者只是对各种信息资料进行收集、整理、分类等，大多以图书的形式进行分类保存。但在当今的信息时代，这样的做法已经无法跟上信息更新的节奏。这就要求档案管理人员具备专业的档案管理知识的同时，还要具备相应的电子科技产品使用知识。与现代社会相结合，将各种科学技术品融入到档案管理中。运用各种多媒体设备以及互联网络及时对新的信息资料进行收集、整理与分类，并运用电子文件进行分类储存，方便管理，更方便师生进行针对性的查阅与学习。让高校档案更好地为师生服务。同时，因为科技飞速发展，信息时代各种新的信息资料层出不穷，这就要求档案管理人员要不断提升自己的综合能力，学习各种领域的专业知识，进行各种培训，充实自我，以确保对各种新的信息资料搜集的准确性以及及时性。[3][4]高校领导应鼓励并督促档案管理人员经常参加各种专业知识的培训，不断提高他们的综合管理能力。并引导管理人员之间相互探讨，相互学习，在共同探索中一同进步。此外，要设立健全的管理监督机构，对不同的档案管理人才进行合理的分配，相互监督，以确保高校档案的管理工作顺利进行，稳步发展。

三、提升高校档案管理人员的创新能力

提升高校档案管理人员素质的另一种重要途径是提升档案管理人员的创新能力。在信息时代的背景下，以往传统的档案管理方式都将被逐步淘汰，这就要求档案管理人员要有自我创新意识，以确保高校的档案管理工作持续稳步发展。高校领导应设立相应的奖惩机制，并定期进行考核，以鼓励档案管理人员进行自我创新。以往传统的档案管理方式把管理人员的管理方式束缚在简单对“死资料”的管理与检查上，没有充分认识到档案存在的意义是服务于在校师生，造成了大多数档案管理人员没有主观的创新意识，无法对档案的各种信息资料进行充分的开发利用。新时代的档案管理人员应培养主观创新意识，在提高自己综合能力的基础上，充分利用档案中的各种信息资料，结合学校的校庆活动等各种场合，主动创新，让档案中的信息资料与学校举办的活动相结合，充分发掘利用档案中信息资料存在的意义；也可以与校内各部门合作，把具有代表意义的各种信息资料以海报或雕塑等形式展现于校园的各个角落，[5][6]让高校档案的信息资料更好地为师生服务。档案管理人员自身的创新意识的培养是一个长期的过程，需要工作人员在各种实践中不断摸索，更需要高校领导的鼓励与支持。只有档案管理人员自身的积极性提高了，才能确保创新意识的形成和创新能力的提升。

四、结语

高校档案拥有高校发展历史的详细记录，是一所高校教育事业稳步发展的基础。高校档案存在的意义是提供各种服务，服务于高校师生，服务于学校；以各种详尽的信息资料为依据，为学校的教育提供辅助服务。为了更好地发挥高校档案的作用，就需要高校的档案管理人员不断提高自身的素质。除笔者在文中所提到的几方面，还有更多的关于自身素质提高的方式可以采纳，这就需要档案管理人员在今后实践的管理工作中自己去不断探索与发现，以确保高校的档案管理工作可以跟上社会的发展节奏，不断改革与创新。

参考文献：

[1]袁 冰.西北高师人事管理人员素质现状分析及对策研究[J].陕西师范大学学报（哲学社会科学版），2003，（S1）.

[2]卢 杰.论档案管理人员继续教育的科学性[J].淮北煤炭师范学院学报（社会科学版），2003，（3）.

[3]张 岩.浅谈高校档案管理人员的素质及其提高对策[J].赤峰学院学报（自然科学版），2015，（1）.

[4]李 君.从重藏轻用到藏用皆重——当前信息化时代高校档案馆职能的转变[J].办公室业务，2012，（1）.

[5]熊 晨.普通高中标准化电子档案管理的思考与实践[J].辽宁教育行政学院学报，2009，（11）.

[6]杨巧玲.浅析高校电子档案管理的问题与对策[J].佳木斯大学社会科学学报，2011，（6）.