加强企业人事档案管理的几点思考

新疆天山农村商业银行股份有限公司　马　静



加强企业人事档案管理的几点思考

新疆天山农村商业银行股份有限公司马静

在当前依法治国、依规治党的背景下，干部人事档案的重要性日益凸显。2014年以来，全国各地各级组织人事部门均开展了干部人事档案专项审核工作，笔者结合此次专项审核工作的工作实践，在分析存在问题和原因的基础上，从四个方面提出建议，以期对企业加强人事档案管理工作提供一定的借鉴。

人事档案管理 专项审核 问题 建议

根据中共中央组织部的统一安排,各级组织部门对干部人事档案分级、分批展开了专项审核，根据干部人事档案专项审核工作的精神和要求，2015年，农村商业银行全面开展了对全行员工人事档案的审核工作，共审核档案1151册。通过开展员工人事档案专项审核工作，真正摸清了员工人事档案的“家底”，并对员工人事档案进行了一次全面清淤工作。在专项审核过程中，笔者发现了管理中存在的一些问题。

1　人事档案管理中存在的问题

(1)材料不齐全、管理不规范。一是《干部履历表》、《自传》存在要素不齐全、未粘贴照片、工作经历内容填写过于简单、无审核单位盖章、无落款日期等现象。二是考察、考核、鉴定材料不齐全，如《年度考核表》、考察材料等没有确保其延续性。三是学籍档案不完整，有的档案缺少高校毕业生登记表、学生成绩表。四是党籍材料不齐全，缺少中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书，经民主评议被评为优秀或不合格党员的“民主评议党员登记表”未及时放入人事档案。五是表彰奖励材料未及时放入。六是招录、聘用、任免材料不齐全，如招录、聘用材料不齐全，工资变动审批表未及时入档。

(2)通过专项审核，发现全行员工人事档案出生时间记载不一致的共计70册，参加工作时间记载不一致的有16册，入党时间记载不一致的有10册，学历记载不一致的有1册。干部人事档案是一个干部各方面工作表现积累的载体，涉及党史、干部、人事、劳动等各个方面的政策，所以查核的时候要求相关的工作人员要有相当的工作积累。在审核过程中，由于审核人员对相关政策知识掌握不够全面，可能会对干部的年龄、学历、党龄等认定不当。

2　原因分析

2.1部门单位对人事档案管理不够重视

部门单位因人员紧缺，未配备专职人事档案管理人员，加上人事干部调动频繁等原因，导致人事档案管理队伍不稳定，难以保证人事档案内容的连续性和完整性。

2.2人事档案管理人员素质有待提升

一是人事档案管理人员普遍缺乏系统培训，业务知识欠缺，实践经验不足；二是兼职人员用于人事档案管理工作的时间有限，使得无法集中精力做好人事档案管理工作；三是人事档案管理人员长期没有受到足够的重视，工作积极性也不高。

2.3个人原因

(1)到本单位工作之前在私营企业工作的，或在某些单位从事以代办员、临时工劳务派遣人员身份工作的员工，因原单位未建立人事档案，缺少劳动合同书、录用审批表、转正工资定级审批表等资料，无法承认这期间的工作经历，造成员工自己填写的参加工作时间与企业认定的不一致。

(2)员工对人事档案不够重视。一是员工在职教育取得的学籍档案，未及时交人事档案管理部门归档；二是员工填写相关信息时，会出现随意填写学习和工作经历的现象，对不确定的时间只凭记忆填写，出生时间、参加工作时间、入党时间记载信息前后不一致；三是对于个人缺少的人事档案资料，员工不能积极配合人事档案管理部门查找相关档案材料。

(3)通过分析，造成出生日期不一致的原因大致有两种：一是最早记载日期为实际出生日期，后期公安系统办理身份证时将出生日期填写错误；二是部分汉族同志最早记载日期为农历填写，后期逐步改为与身份证一致的公历时间。

3　加强人事档案管理工作的建议

通过开展干部人事档案专项审核工作，使我们对人事档案管理工作的重要性有了更为深刻的认识，为加强人事档案管理工作，笔者从以下组织、制度、实施三个层面提出建议。

3.1加强组织领导

要高度重视员工人事档案工作的重要性和严肃性，把员工人事档案管理工作列入到重要的议事日程，明确职责，成立员工人事档案管理工作领导小组，负责员工人事档案管理工作的日常监督和检查，着力解决好干部档案管理中的薄弱环节和突出问题。选派政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的共产党员，专职负责做好收集、鉴别、整理和归档工作，并保持人员相对稳定。

3.2完善人事档案管理制度及设施

(1)按照人事档案工作目标管理要求，结合本单位实际情况，制定干部人事档案工作操作规程，建立健全《员工人事档案工作人员职责》和七项制度(员工人事档案材料收集补充制度、员工人事档案查(借)制度、员工人事档案材料鉴别归档制度、员工人事档案整理制度、员工人事档案转递制度、员工人事档案检查核对制度、员工人事档案保管保密制度)，建立和完善各种登记簿，大力推进员工人事档案工作制度化建设。

(2)按照中组部《干部人事档案工作目标管理考评标准》中有关要求，要建立坚固的、防火防潮专用人事档案室，配备铁质的5节柜，实现档案库房、阅档室、办公室三室分开，安装防盗门窗、110报警设备，配备灭火、防虫、温湿度计等设施，落实“六防”措施。

3.3实施层面

(1)加强培训，提高档案管理人员素质，重点培训业务的基础知识和实操，尽快提高管理人员的业务素质。

(2)加强人事档案管理的规范化和标准化。根据《干部档案整理工作细则》的有关要求，按照“十类”、“全、严、准、细、齐”的标准，对员工人事档案材料进行收集、整理，做到编排有序、目录清楚、工整、档案材料加工规范、装订整齐，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机等必需的物品和设备。避免人事档案材料载体不统一、装订不整齐、书写不规范、管理不规范等现象。

(3)严把人事档案审核关。对于新招聘、正式调入的员工，必须严把人事档案审核关。一是突出严肃性，严把审核“准确关”。把“三龄两历”核定作为人事档案审核工作的重点，逐项审核清查，做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料，认真登记《干部人事档案专项审核情况登记表》，对“三龄两历”等基本信息不一致的，本着尊重历史、尊重事实的原则，认真查阅原始资料，确保归档材料的准确性；二是突出完整性，严把材料“收集关”。对缺少材料的，要求限期补齐。坚持档案审核、信息反馈和材料收集同步进行、循环往复，以提高工作效率。

(4)加快人事档案电子化管理。在审核纸质干部人事档案的信息时，既费工又费时。大型、有条件的单位可以适时推进档案信息化建设，把传统的纸质档案与现代化信息电子档案二者有机地结合起来，运用现代化服务方式，提高服务效率。暂时没有条件的单位，可将通过专项审核确定的人员基本信息、工作、学习经历、家庭情况、奖惩情况、考核情况植入企业人力资源系统或者电子版的员工基本情况表，方便日常查阅，以便在人事档案的信息化管理过程中更加规范、高效。

(5)加大宣传。让各单位、员工了解到人事档案的重要性，重视人事档案，一是积极配合人事档案管理人员查找缺失资料；二是有干部人事档案材料形成的部门，应在材料形成后，及时主动送交干部人事档案管理人员归档。任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料，严禁人事档案弄虚作假；三是员工填写每一份信息表时都要以负责任的态度认真填写。

人事档案的专项审核工作，是一项系统而复杂的工程，不仅是对员工人事档案的一次大清查，也是对单位人事档案管理的大检查和大检阅。人事档案的专项审核工作不是档案管理工作的“终点站”，加强干部人事档案的管理，是一项持续性、长期性、复杂性的工作，需要我们不断加强学习，创新理念，从而不断提高工作质量和管理水平，使人事档案在企业人力资源管理中发挥最大的效力，为企业选人、用人、育人提供基础性的参考资料。

［1］ 任春霞.对干部人事档案专项清理的探讨［J］.山西经济管理干部学院学报，2014（12）.

［2］ 苗江.企业人事档案管理存在的问题及其对策［J］.档案，2010 （6）.

［3］ 阎玉红.新时期企业人事档案管理的创新思考［J］.管理科学与经济学，2013（5）.

［4］ 罗智刚.干部人事档案亟待信息化中国银行业人才制度建设［J］.四川档案，2015（4）.

F243

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2096-0298（2016）07（c）-033-02

马静(1984-),女,汉族，甘肃人，新疆天山农村商业银行股份有限公司人力资源部员工,研究生，中级经济师。