学生档案管理提升中职学校整体工作的探讨

郝文丽

摘 要： 在当前发展新形势下，中职学校想要取得很好的发展，就必须意识到档案管理工作的重要性。档案信息的有效性和真实性及完整性对促进学校整体发展起到很明显的作用，既可以完成对教师队伍的建设，又详细记录着学校发展的各项工作，确保中职学校顺利改革和稳定发展。本文主要对学生档案管理提升中职学校整体工作的问题进行探讨。

关键词： 学生档案管理 中职学校 整体工作

相关调查表明，我国在中职学校发展过程中，并未意识到学生档案管理工作的重要性。对于中职学校发展的来讲，档案资料既可以为教师教育教学提供参考作用，又可以为高校领导者开展各项活动提供有利依据。随着我国各所学校越来越重视档案管理的重要性，档案资料所发挥的作用也越发广泛和丰富。所以，中职学校应高度重视档案管理，促使档案资料充分发挥其使用价值，从而促进中职院校取得更好的发展。

一、档案管理能记录中职学校的发展历程

信息档案中记录着中职院校发展的点点滴滴。一方面，详细地记录学校的教学改革和教学演变，总结着教学中的不足，为中职学校进行教学改革提供有利依据。另外一方面，归纳和总结中职学校自身教育教学和价值观建设中的不足之处。从这两方面讲，档案管理工作也就是记录着中职学校在发展中所开展的各项教育教学工作，引导着中职学校树立起良好的校风和制定科学的校规，从某种程度上讲，档案已经成为中职学校的无形资产，也是中职学校在发展中所收获的最宝贵财富。目前，中职学校在发展中面临巨大挑战，中职学校必须抓住每一次发展机遇，正确审视每一次竞争环境和每一次竞争机遇，抓住机遇实现质的飞跃。档案记录着中职学校的每一次质的飞跃，这就要求中职学校加大力度宣传学校的教育优势和教学优势，确保档案信息的有效性和真实性。中职学校档案管理工作始终应以立卷归档为基本原则，针对信息资料的不同载体和不同门类对这些信息资料进行整理，确保中职学校历史记录的有效性和完整性。同时应该结合学校实际发展情况，建立健全的学生档案管理系统，保证学生档案资料具有完整性和真实性。

二、学生档案管理制度规范化

近几年来，各中职院校都在对学生积极开心理健康教育，对学生当下的心理健康情况也做出了进一步跟踪调查，积累了许多学生心理健康情况的素材，各中职院校可以将这些素材加以整理及收集，最终形成学生心理健康状况的档案。就目前各中职院校的教育管理情况，可以利用心理档案分析及判断不同学生的心理特征，并针对不同的心理特征作出相应的心理疏导，以便学生能够健康成长。从未来就业的角度说，用人单位可以通过学校收集整理出的心理档案及时了解每个学生的心理健康情况是否良好，以便挑选最适合用人单位的优秀人才。所以，各中职院校应该加强心理档案的收集整理工作，并加以有效运用。中职院校为了使档案信息的准确性及完整性得到保证，可以根据学生档案不同的形成特点，制定相应的档案管理制度。首先，学生档案管理需成立相应的主管部门，并根据形成档案的需求问题，划分出与之相关的其他部门，并将其职责范围落实到位，真正做到各尽其责，分工明确。其次，档案材料必须制定相应的归档时间，做到及时形成档案、及时归档，让档案材料能保持连贯和齐全。及时归档能让档案管理的工作量减轻，同时让档案信息的最新性及完整性得到保证。最后，档案的存档要形式统一，档案的传递、管理、存放、接受等工作必须严格按照要求完成，让档案更加安全和真实。

三、学生档案管理实现网络化

目前各行业对计算机的应用越来越广泛，各院校的毕业、录取等环节都渐渐走向网络化，这也促进各中职院校推广及形成电子档案的基础。档案管理人员要注意其客观规律，有效运用新时代下的计算机技术，有步骤、有计划地进行学生档案的归档及分类处理，让学生档案真正实现网络化管理。从2001年起，教育部门运用了大量存储技术、高速扫描仪、管理软件等，制定出高等教育学历相关的网络电子注册制度，对学生的学历证书等信息采取数字管理的方式，通过网络进行查阅。中职院校同样可以借鉴这种方式，实现学生档案管理的网络化。各中职院校目前已经基本形成校园网，这也为构建学生档案管理网络化奠定了基础。中职院校可以通过多媒体技术，将档案资料中的录像、录音、艺术作品、照片、文本等资料完成数字化的处理，形成电子档案，构建档案信息资料的相关数据库，让档案信息真正实现网络化检索、电子化存储，这也是学生档案管理未来的发展目标。网络化的学生档案管理能够减少人力资源，让学生档案管理工作者的工作效率得到提高，同时方便查阅学生档案，让原本繁琐的查阅方式得到改革，让档案资源的利用率得到提高。

四、结语

档案管理对中职学校工作具有明显的促进作用，既可以推进各项教育教学的顺利开展，又可以详细记载学校的发展历史。档案管理作为中职学校多项工作中比较重要的一项工作，对促进中职学校的发展具有积极作用。这就要求中职学校因地制宜地健全档案管理工作，加强档案管理的信息化建设，确保档案管理工作最大限度地满足学校发展需求。

参考文献：

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