国际化教育背景下学籍档案的产生与管理模式探讨

白丽红， 郭福生， 臧德彦， 王爱星

(东华理工大学，江西 南昌 330013 )

国际化教育背景下学籍档案的产生与管理模式探讨

白丽红， 郭福生， 臧德彦， 王爱星

(东华理工大学，江西 南昌 330013 )

现行的学籍档案管理制约了国际化教育发展，高校必须改革传统的学籍档案管理模式，将管理重点下移至档案的产生环节。在职能部门的运行工作中，贯彻与时俱进的档案管理理念，利用网络与数字化校园平台抓紧学生电子数据这条线，随着工作的加深而数据愈加详实完整，让档案管理并轨职能运行工作，最后产生高质量双语学籍档案是水到渠成的事。

国际化教育；学籍档案；管理模式

白丽红，郭福生，臧德彦，等.国际化教育背景下学籍档案的产生与管理模式探讨[J].东华理工大学学报：社会科学版，2016，35(4)：397-400.

Bai Li-hong, Guo Fu-sheng, Zang De-yan, et al.Discussing on the generation and management of students’ archives under the background of international education[J].Journal of East China University of Technology(Social Science)，2016，35(4)：397-400.

随着经济与国际事务的全球一体化，高等教育与世界的融合加深加快，国际化教育迅猛发展。表现在高校与国外大学的联合办学规模范围扩大，学生选择国外大学继续深造、学生休学去国外游学人数增多，来华留学生国别与数量都在增加。所有与国际接轨的学校间往来媒介主要是学生的学籍档案，一份缺乏逻辑、不规范、不完整、翻译不专业的学籍档案，会让学生申请国外知名大学的成功率大打折扣。目前，学籍档案普遍存在过于简单、不完整、逻辑性差、与国际通用评价方式不统一、语言翻译不专业等问题，学籍档案管理明显已滞后并制约了国际化教育的发展。高质量的学生学籍档案不只给校际间交往与学生出国学习带来便利，更体现了一个高校管理工作的综合水平与层次。所以学籍档案管理改革已是势在必行，提高学籍档案的质量并不是靠档案馆或者学籍管理单位某一部门的工作就能做到的，学籍档案产生于学生培养的每一个环节，必须从档案产生的源头、档案产生的过程抓起，使学籍档案管理工作事半功倍[1-3]。

1 学籍档案管理必须借助的手段与平台

目前在高校中正在逐步实现并完善数字化校园，一个公共的共享数据平台通过网络链接着各个职能部门的管理系统，就像一条循环的生产流水线，线上是以学生基本信息为骨架的数据，每个职能部门的工作痕迹就会为基本数据增加新的内容。从招生工作、学生管理、教学管理、科研管理、财务管理，涵盖学生生活学习的每个环节，学生在校时间加长，学生的数据也愈加丰满。电子数据在线上流转四年后，每个学生的电子学籍档案就已经形成，学生毕业后，电子数据直接流转进入档案馆，档案馆反过来再根据详细的电子档案收集工作过程中产生的纸质档案。数字化的工作平台和网络化的办公手段是档案管理必须依赖和借助的手段。

2 学籍档案管理的重点应放在档案产生环节的过程管理

多数人惯性认为，档案管理工作重点是在档案馆。然而，学籍的档案管理如果不渗透进档案产生环节的过程管理，不外乎是对已产生的档案二次加工整理利用，二次工作做得再好，也难以改变档案本质的结构性缺陷。在职能部门的工作过程中贯穿学籍档案的管理，档案的完整性、逻辑性毋庸置疑，产生双语档案水到渠成，对最后档案馆的档案工作是一劳永逸的。

2.1 招生工作过程中的学籍档案管理

高校在招生过程中，把来源于国家招生系统的已录取学生的基本信息推入校园网的数字化共享平台。这些基本信息包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、政治面貌、民族、专业或大类、培养层次、地区来源、联系电话、家庭住址、考试特征、高考成绩、考生照片[4]。这就是学生学籍档案的基本骨架，在这个环节中应注重基本信息不能遗漏或者缺项，它是学籍档案产生的源头，同时增加基本信息英文字段。而这阶段产生重要的纸质档案便是各级招生部门盖章及领导签字的高考录取信息简表，它是行政部门认可的学生通过高考录取至大学的凭证。

2.2 学生管理工作中的学籍档案管理

在我国大学里，这部分工作职能一般是放在学生工作处完成的，是学生学籍档案产生仅次于教学工作的重要一环，学生除了学业外多数的活动都会在这里留下痕迹。包括学生的社团活动、科技科研活动、竞技竞赛活动、评优评奖活动、社会实践活动等，那么相应的在该环节工作中产生的学籍档案有：学生奖励类，包括各等级的奖学金，个人、团体在竞技竞赛中获得的荣誉奖，评优活动中的三好学生、优秀干部、优秀党员等等。学生处分类，学生因各种原因在校所受到的警告、严重警告、记过、开除学籍处分。还有学生参与科研科技创新的记载，在社会实践及创业活动中的表现与评价，以及学生的政治面貌、家庭住址及联系方式信息的变更等。以上这些都要通过本部门的网络办公管理系统完成工作，并留下纸质工作档案，同时通过数字化校园的链接，同步反应到电子平台共享的学生数据中。那么学生数据除了基本信息，又增加了学生工作中产生的各种新信息。

2.3 教学管理工作中的学籍档案管理

学生学籍档案中最重要的部分便是学业成绩及学生学籍异动与学历学位记载，它是学籍档案的重中之重。

首先，学生的学籍异动工作产生的档案，包括保留入学资格、休学、保留学籍、复学、转专业、转学、留降级、自动退学等异动材料。每一项工作都会在网络办公的教务管理系统中留下学生申请、按程序审批、实施过程的电子工作痕迹，同时伴随纸质档案的产生。

其次，学生大学期间所有修过课程的学分、成绩、GPA的记载。各教学单位在教务管理系统中录入各专业学生的培养方案，方案中包含了各专业在校四年所要完成的必修课程、选修课程、公选课及学时、学分及GPA的设定，同时要求汉语英语双语录入。学生根据自己的培养方案进行选课，通过排课，学生按照教学计划学习修课，老师再把学生的成绩录入教务管理系统，这样教务管理系统中完整地记录了学生修习学业的全过程，而且按照设定可以转换成国际通用成绩单格式。由于培养方案及学生基本信息等字段的双语录入，可以随时调出学生的中英文成绩单、教学实施计划，而不必在档案馆把学生成绩按个例翻译，这样的英文成绩单专业而准确[5-7]。

最后，学生学历学位的申请、审核、授予工作。根据系统里记载的学生学业成绩进行审核，是否毕业、结业，是否取得学位，该工作最后产生档案中准确记录学生毕结业结论、毕结业时间、证书编号、学生取得学位类别、授予学位时间、学位证书编号、学生学历学位注册电子照片。这些工作形成了全面、系统、逻辑完整的电子档案，同时也产生经过工作人员签字、部门盖章的纸质档案。

所有教学管理工作都在学校的教务管理系统中留下了工作痕迹与结论记载且双语表达，又即时地通过数字化校园网络反应到共享平台的学生数据中，共享平台的学生数据随时间愈加详实，平台数据在学生未毕业前是动态，直到学生毕业变成基本静态。

目前，教育部所建的“高等教育学生学籍学历信息平台”已经把每个高等教育学生的基本信息、异动信息、学历信息摘要性记入平台，是全国范围内的得到社会认可的学生信息平台[4]。它与学校详实的学生学籍档案是相互印证的。

2.4 其他教辅部门工作中的学籍档案管理

就业部门的工作，记录了学生毕业后的去向单位、联系方式等，这部分档案也是日后校友会工作的前提；财务管理部门工作记录了学生缴费、贷款、及贷款偿还等经济活动；图书馆的工作记录了学生图书借阅的信息；后勤部门工作可以记录学生校内消费的情况。这些反映学生生活的信息都可以通过数字化校园网反应至共享平台上的学生数据中。

如此经过各职能部门对共享平台上学生数据信息的不断增加，随着学生大学学习生活的结束，一份完整、规范、全面反映学生学习与生活的学生学籍电子档案已经形成，它包含了学生基本信息、学生学业成绩、学生学籍异动、学生奖励处分、学生科研、科技创新创业记载、学生社会与实践记载、学生毕结业结论与学位信息、学生各阶段电子照片信息、经济信用评级。在学生未毕业前，这份数据是动态、即时的，待到学生毕业离校后，这份在数字化校园共享平台上运转四年的电子数据自然转入档案馆，成为基本静态的电子档案数据。这份电子学籍档案以中英文两种语言生成纸质档案，加盖各职能部门印章及责任人签字，按专业班级学号顺序保存[8，9]。

3 提高学籍档案质量的几个关键点

(1)顶层设计就要有先进档案管理的理念。学籍档案既然是学生培养全过程的记录与体现，那么它的产生就涉及了全校大多数工作部门的日常工作，学校的校园网链接每个部门办公软件，在校园网的顶层设计中，就要充分考虑电子档案生成的完整性、逻辑性、与国际对接的规范性。在设计阶段就要考虑学籍档案的双语表达，在公共数据平台与各职能部门办公系统及档案馆系统对接中，充分考虑电子档案信息流转过程中产生的完整性与逻辑性，及各部门对电子信息的责权分配和档案的归档与日后的管理与利用。

(2)具体工作人员要职责明确。学籍档案是伴随日常运行工作产生的，工作人员对现行的工作负责，也要对所产生的档案负责，不能只顾完成现行工作而忽视后续的学籍档案的产生。例如在招生工作中，学生来源中学、家庭地址等这些字段数据不推入平台，对本部门的工作可能没影响，但会影响其他部门的工作和学籍档案信息的完整。还有在教学管理工作中，录入培养方案教学计划时，只录入中文课程名不录入英文课程名或者翻译不准确，也能完成教学工作，但给后续的英文学籍档案的产生、学籍档案利用造成障碍。

(3)注重电子档案的同时不能忽略纸质档案的完整性。数字化校园的开发利用深入及工作人员档案意识的加强，电子学籍档案完整规范后，反而容易忽视纸质档案的收集归档。在档案管理中一直倡导纸质档案与电子档案并行。纸质档案在运行过程中保留了学生、工作人员、审批人的直接字体记录。例如一张休学申请表有学生本人的申请、学院及教务处工作人员的意见、学院及教务处领导的签批与公章，这种第一手档案是必须收集归档的。为使最终进入档案馆的纸质档案同样完整，可以凭电子学籍档案，反过头来对纸质档案进行查缺补漏。

(4)电子学籍档案由动态数据到静态数据责权分明。校园网共享平台上的电子数据在各工作部门间流转，对本部门产生的数据有修改增加的权利，同时负有数据真实、准确、完整的责任。学生在校期间，数据是动态的，各工作部门不断在骨干数据上增加新的信息，一旦学生毕业，数据流转结束进入档案馆，基本成为静态数据，任何人无权对数据作修改，只能输出利用不能输入，唯一可以输入的信息是学生毕业后，校友会对其跟踪反馈的信息[10]。

4 学籍档案的国际对接及利用

档案在档案馆中，不必有针对个人的翻译过程，而是在职能部门的工作中就完成了，各职能部门专业人员用英汉双语录入系统中的相应的代码，那么推入平台的工作结果即新增加的学生信息，就是双语表达，相当于每一字段的翻译是行业专家翻译，规范而准确，而不是档案馆中一人一译式的工作，节省人力一劳永逸。

由于具备高质量的双语电子学籍档案，利用起来也灵活便利，针对不同的服务对象，可以产生不同侧重面的学籍档案。为便于与国际接轨，把国外院校继续深造学习或国外就业移民所需档案与对内所需档案分别对待，对政治面貌等带有政治色彩的字段做灵活处理。

在国际化教育过程中，国际学校之间的交流合作与竞争是并存的，一所大学综合实力的体现主要反映在高素质人才的培养上，我们力图让学籍档案全面客观反映学生水平与能力，同时也通过它反映出学校在培养学生的每个环节上的严谨与严格。这份档案像名片一样向国际院校展示学生个人自身经历与成绩，也展示学校的教学与管理的水平。

[1] 崔向红.中外合作办学学生档案利用研究[J].山东理工大学学报：社会科学版,2015,31(5):105-109.

[2] 卢春艳,李建成.高校学籍档案管理“三化”优化研究[J]. 兰台世界,2013(35):77-78.

[3] 曾虹,王青.高校出国学生学籍档案利用工作探索[J].陕西档案,2014(5):32-33.

[4] 白丽红.大学生诚信档案建设中难点突破的探讨[J].兰台世界,2010(6):48-49.

[5] 白丽红,郭福生,刘义保,等.专科起点应用型本科人才培养的探索[J].东华理工大学学报：社会科学版,2014,33(4):362-368.

[6] 田伟,韩海涛.高校档案馆成绩单翻译工作改进刍议[J].山西档案, 2016(4):53-55.

[7] 郑慧,李燕芳.面向东盟的广西高校档案专业课程建设研究[J].档案学通讯, 2014(1): 94-97.

[8] 黄夏基,杨保乐.高校留学生档案的管理及开发利用探析[J].档案时空, 2013(12):29-30.

[9] 朱苏静.高校留学生档案管理的完善与优化[J].唯实：现代管理, 2013(12):40-41.

[10] 梁微,沈大强,黄瑞捷,等.地方高校交换生学籍管理信息化路径探析[J].兰台世界, 2016(13):19-22.

Discussing on the Generation and Management of Students’ Archives under the Background of International Education

BAI Li-hong, GUO Fu-sheng, ZANG De-yan, WANG Ai-xing

(EastChinaUniversityofTechnology,Nanchang330013,China)

The current students archives management restricts the development of international education. Colleges and universities must reform the traditional students status archives management, putting the management focus in the archives generation. In the running of functional departments,we should carry out the advanced concept of archives management and take students data as the center with the help of network and digital campus platform. With the deepening of work, the students data will be getting more and more complete and detailed.The archives management blends in the running of functional departments. Thus, bilingual archives management of high quality will come into being naturally.

international education; archives management; management model

2016-07-18

江西省教育厅教改项目“电子注册环境下高校学生学籍学历管理改革的研究和实践”(JXJG-10-8-7)研究成果； 地方高校创新创业课程体系构建与实践研究——以东华理工大学为例(JXJG-15-6-9)研究成果。

白丽红(1969—)，女，辽宁锦州人，档案副研究馆员，主要从事档案和高校学籍管理研究。

G647；G275.9

A

1674-3512(2016)04-0397-04