文秘生见习工作的问题与对策——以广东石油化工学院文秘生见习为例

梁 沛 李坤怡 郝洪锋

（广东石油化工学院 广东茂名 525000）

文秘生见习工作的问题与对策
——以广东石油化工学院文秘生见习为例

梁 沛 李坤怡 郝洪锋

（广东石油化工学院 广东茂名 525000）

文章以广东石油化工学院文秘生见习为例，着重探讨了见习中存在的一系列问题，并试图提出有效解决文秘生在见习工作问题的对策，具有一定的参考意义。

文秘生 见习 问题 对策

随着现代化的步伐加快，新的形势下，社会对文秘生的专业性、综合性、应用性有何新的要求？广东石油化工学院13级文秘生的见习中暴露出的短板，反映出实操性显得越来越重要，存在问题如下：

一、文秘生在见习工作中存在的问题

1．社会：企业对文秘见习工作欠热情

随着社会经济的迅速发展，文秘专业的学生人数每年都呈快速增长的趋势，就以我校为例，每年的汉语言文学（文秘方向）招生人数都处于增长的趋势。正由于文秘生人数庞大，每个单位一时间都难以接受一大批新生，担心学生会影响到单位的正常日常工作，导致学校在为文秘生找见习单位的时候困难重重。同时见习单位没有管理和教育学生的责任，因此在见习过程都大都只是简单地分配工作，没有严格地要求学生的工作态度和质量，并且大部分是给一个独立的空间去独立完成工作，没有真正的接触到公司的办公情况和职场礼仪等，这些都大大影响到见习效果。就以此次见习为例，我们部分学生所去到某古茶有限公司见习，未能全面地实施见习计划项目，但是公司担心文秘生的技艺不熟练，最后把学生固定在一间茶房里学习，见习效果打了折扣。

2．学校：

（1）教学内容与职场所需脱节

在高等院校中，中文系的培训教育大都以文学型、理论型的教学内容来训练学生，并没有很突出文秘专业特色，在教学的课程设置中专业的定位不清，很少设置文秘的专业培训，大部分的课程是与中文教育范畴相同，这就导致文秘生在工作中所具备的技能与公司所需的技能无法高度匹配。此外，学校秘书人才培养方案标准游离于行业秘书岗位职责之外，学校教学很少针对行业要求来具体培训秘书岗位，不能很好地结合秘书工作实际要求，最终造成学校的教学工作与社会实际工作不能有效衔接起来。比如，文秘职业的专业要求中最重要的几点是有熟练的应用公文的写作能力和文秘人员的高度敏锐感，这些相关的训练在平常的课堂学习中都涉猎较少。在此次在以广东茂名石油分公司见习为例，发现我们文秘生在工作中有许多的不足与缺陷：我们学生去到茂石化中为公司撰写人物采访稿时，发现同学们的文笔大都过于文学性和学院风过于浓重，不符合现在的企业所需的应用型写作。我们学生为公司办文办会的技能和流程上有大多的环节会过于形式化，没有综合考虑到公司的实际要求和工作效率的问题，都是搬照相同的办会模式，缺乏丰富的办会经验。缺乏现代办公室的自动化管理的相关知识理念，如公司考勤依然是使用纸质版的签名考勤没有应用到电子考勤机来考勤。

（2）学校对文秘专业见习工作不够重视

广东石油化工学院的文秘见习工作是遵循培训实用型、技能型的高素质人才的教学理念，但是由学校课程安排一周的见习时间也可以反映出一个问题：学校对文秘见习工作的不足够重视。一周五天的见习时间，文秘生刚刚开始适应公司文化和投入工作状态时，短暂的见习时间便结束了。这样会大大降低文秘见习效果，文秘生无法深入透彻地学习和了解到秘书岗位的职能所需和技能配备，把所学的专业知识和技能检验和综合应用到岗位中。

（3）专业见习指导教师队伍相对缺乏

目前，在我们学校文秘专业的授课教师少之又少，缺乏专业对口的教师队伍。大部分的指导老师并非专业课教师，动手能力及实践经验相对较弱，在对文秘生见习工作指导过程中往往会出现力不从心的现象。其次，文秘生的指导老师除了负责见习学生的管理和指导工作之外，还有正常的授课工作安排，这样一来文秘生在见习工作中出现的问题和困难无法及时咨询指导老师，问题的解决出现滞遗性，而指导老师的精力有限、压力过大，存在指导不及时、不到位的现象，这就导致了我们的见习效果没有预料中的明显。

3．学生：

（1）部分学生的见习工作态度没有转换

部分文秘生对见习工作心理上没有做好充足的心理准备和个人意识没有由学生转换为员工，大都习惯了校园内的那种缓慢的学习生活工作方式，时间观念不明确，缺少集体意识，难以适应企业严格的管理制度，出现了纪律涣散，迟到早退，不服从上级工作分配，有的甚至出现出现擅自离开工作岗位的极个别现象等问题出现。这样严重影响了见习的整体效果和给见习单位一个不好的印象，会造成一系列的蝴蝶效应，如：见习单位对文秘生的见习工作不满意，导致下届学校与企业的合作难以持续；班级的整体纪律性受到部分同学的影响而出现松散的现象；最终学生对见习工作出现抵触情绪等影响。

（2）文秘生的专业职能技能素质有待提高

通过此次广东石油化工学院见习工作的开展发现，文秘生的职业素质有待进一步的提高，主要表现在:文秘生在单位见习中的相关文秘意识的缺乏和文秘技能的缺失。比如，在一场见面会上，我们作为一名参会人员与领导一起开会，要学会眼观六路，耳听八方，要懂得领导所需所想，要具备作为一名秘书的敏锐观察能力。看到领导的杯子水少了，懂得为领导倒茶添水；看到开会的现场温度过高，要懂得去调节一下室内温度等等细节问题的处理。但是，我们文秘生只是一味地做自己手头上的事务，对周围发生的事情一概不闻不问，缺乏对事物的灵敏度和观察力。此外，作为一名合格的文秘人员必须具备策划举办一场会议的能力，但是在实际操作时候便错漏百出，如领导的位置安排，会议流程安排、事先准备工作等等。这都体现出文秘生的相关技能具备能力不足，尤其突出在职场礼仪和会议礼仪方面。笔者通过与见习单位广东茂名石油分公司的人事部主任——杨菲萼主任交谈中发现文秘生主要问题出现在：社交能力较差，不懂基本的职场礼仪，对待工作态度不端正，人生职业规划迷茫，缺乏上进心和积极主动性。

二、有效解决文秘生在见习工作问题的对策

1．加强完善学校与见习单位的合作机制

学校与相关企业共同建立合理的合作机制和完善的见习培训制度有利于日后双方长期稳定开展文秘见习工作，并同时能为企业培训相关的对口人才，有助于人才疏通和应岗训人，实现工学结合、校企合作的办学模式，达到互利共赢的局面。此外，学校可以搭建一个见习交流平台，用于见习经验的总结和交流，这样我们就能在不断的总结经验和教训中学到更多。以广东石油化工学院为例，应积极寻求政府部门、国家企业的支持和帮助，与茂名市区内大中型企业达成合作关系，充分利用他们已有的行业资源、技术环境等作为自身的教育资源，并且培养出来的人才可以提供企业优先挑选的资格，从而增强了学校的就业优势和企业的人才优势等。

2．调整文秘专业课程计划，构建以培训文秘生职业能力为目的的教学体系

在我国《高教法》也明确规定：“高等教育的任务是培养具有创

新精神和实践能力的高级专门人才。”因此我们高等院校要提高文秘专业大学生的专业职业技能就必须突出创新教育，一改以往固定的教学模式，采取创新灵活的办学模式，注重学生的个性发展，训练文秘生的创新思维和文秘意识。同时要提高专业课程所占的比重，随着社会职业的技能需求来调整课程结构体系，着重培训学生的实战能力，理论与实际相结合。要文秘生从“文学生”向“管理者”转变，由“理论性”向“技能型”转变。此外，学校应将见习时间延长，让文秘生能在充裕的时间内参观与学习企业的工作流程。文秘专业应及时根据行业市场的需求变化而主动适应经济和社会发展的需要，根据学校的办学条件，有针对性地调整和设置专业。同时根据企业的用人标准及时进行专业课程改革，满足区域和社会需求的文秘生，促进文秘生就业。

3．创新指导文秘生见习管理体系

文秘见习是一个具有很强综合性的实践教学环节，如果事先没有周密的组织计划，就会导致此次工作流走于形式，浪费良好的学习机会。因此，学校应该制定周密的、切合实际的见习工作计划，并且在见习前一周要对学生开展相关的学习讨论会议，让学生们对见习有一定的认识和了解，明确好每个人的学习目的，端正自己的工作态度，有一段时间让他们转换角色观念，指导老师应该全面地掌握学生的思想动态，及时加以疏导，采用面对面的交谈反思。此外，通过微信、QQ等现代化信息手段实现指导老师与学生指导与联系，以确保问题能顺利及时解决。此外，通过合理的见习工作考勤评价体系对文秘生进行评分，并且要求校企双方共同评分，从而学校可以利用这个体系来无形中约束学生的纪律性。加强文秘见习指导教师团队建设，提高文秘专业师资力量。学校应该大力引进更多的与文秘专业相关的高素质人才，为本专业注入更多的新鲜活力。或者可以经常返聘已在秘书岗位工作多年的资深人士回校做讲座，为我们学生讲解如今社会所需哪类人才，文秘生在今后的学习道路上应向何处行走。在见习时间中，为同学们讲解出现各种情况所应该应对的策略，减少同学们在日后工作中遇到挫折和困难的几率。

4．着重培训文秘生自身职业的综合素质

学校应该对文秘生的综合能力着重培养，讲授当代大学生所缺少的礼仪知识，必须开设大量的专业实务技能课程，以便更科学、更有效的实践工作。此外，学校可以与企业联合创建一个兼职、实习平台，即同学们如有意愿可以通过学校的介绍去到正规的企业，并且是在与专业对口的岗位中进行工作，这样一来既可以为学生提供一个勤工俭学的机会；二来在工作中，把平常在学校中学习到的理论知识应用到实际中去，不断审视自己的不足和缺陷，从而规划好自己的大学生涯中应该学些什么、成为怎样的人，明确好自己的理想方向，一步步提高文秘生自身职业的综合素质。

5．建立见习研究小组，通过优秀的同学带领和管理自己的小团队

在此次见习中，广东茂名石油分公司的HR反映一个问题，在文秘班中的学生能力悬殊问题十分严重，好的同学已经可以直接到社会上工作，不需要再进行见习的学习，但是差的同学却对自己的专业定位存在一定的迷茫，许多方面的知识都还不具备。因此我们应该通过小组合作制来以优带队的形式来驱动学习。小组合作学习就是以合作学习小组为基本形式，系统利用教学中动态因素之间的互动，促进文秘生的学习，以团体的成绩为评价标准，共同达成见习目标的教学活动，能力较差的同学可以通过优秀的带队者找到自己学习努力的方向，而优秀的同学通过此次带领团队学习如何管理和分配统筹的技巧。

结语

经过上述的问题及解决方案的探讨，进一步明确了文秘专业的教学目的和任务，了解到高等院校在培育人才方案中普遍的不足与应改善的地方。著名伊朗诗人萨迪曾经形象地指出：“有知识的人不实践，等于一只蜜蜂不酿蜜。”在见习工作中，如果没能让文秘生很好地把所学知识转换应用到工作中，就相当于学生积累足够的知识量，但是却一直无法实现质的转换。时代呼唤着新一代大学生，社会需要高素质的人才，不是一台知识机器。只有培养出更好更多的具有较高综合素质的大学生才能使我们社会的明天更加美好。