高校数字档案馆建设探析

安　岚

（新疆工程学院 党委（院长）办公室，新疆 乌鲁木齐 830091）



高校数字档案馆建设探析

安岚

（新疆工程学院 党委（院长）办公室，新疆 乌鲁木齐 830091）

摘 要：数字档案馆是现代化的、升级版的档案馆。建设数字档案馆，是推进国家治理体系需要，是档案工作现代化的方向，是档案信息化的重点，也是建设档案强校的着力点。

关键词：高校；数字化建设；档案馆（室）

2014年，党的十八大、十八届三中、四中、五中全会精神指出，创新档案文化精品，创优档案信息服务，做精档案数字化工作，筑实档案信息安全，在推动基层档案馆（室）数字化的同时，着力构筑覆盖高校的开放档案信息资源共享平台。

一、高校数字档案馆与传统档案馆的比较优势

数字化档案馆是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便的访问它以获取这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。数字档案馆具有的一些新的特征，与传统档案馆相比有明显的差别。

1.档案馆提供信息服务的综合性与专业性。传统档案馆在长期的发展过程中，逐步形成了各种特色档案馆，但是随着现代科学的发展呈现出两种不同的趋势，对档案馆档案信息的提供呈现出两种截然不同的要求：一是专业分工越来越细，要求档案馆的馆藏信息特色鲜明；二是学科之间的界限越来越模糊，大量边缘学科的出现，要求档案馆信息的提供具有一定综合性。在此背景下，数字档案馆在馆藏的组织上，一方面要求专业化、特色化，表现为大量以专业数据库为后盾的特色数字化档案馆的出现以及大量特色档案馆的产生。另一方面，又要求档案馆能够提供多途径的检索系统，以便于用户能快速、准确地找到特定专题的比较综合的相关档案信息。

2.信息揭示的多样性。传统档案馆的所拥有的档案信息，基本上都是以文字等方式存在的，至多藏有少量的照片档案。人们虽然也要求多方面揭示档案信息但限于技术水平，对音频、视频信息的揭示比较困难。电子时代的档案馆的数字化信息揭示多媒体信息的能力要强得多，这对于提高档案信息的检索和利用效率是十分重要，人们可以通过照片、图像、声音等多媒体途径查寻利用相关的档案信息，达到快速、准确、方位地利用信息的目的。

3.资源共享程度的改善。传统档案馆之间的资源共享是比较有限的。这使得每个档案馆甚至一些档案室都“五脏俱全”，既造成了重复建设，又浪费了资源。在电子时代，由于网络的关系，人们的共享意识大幅提高，信息传递也变得快捷，档案馆的馆际协作空前加强，除利用本馆的各种资源外，还充分利用馆外的资源，取长补短，互通有无，资源的共享将达到前所未有的程度。

二、档案馆数字化建设的动力

（一）增量电子化

增量数字化，是指数字电子在存档时，信息量可以不断地扩大，可以呈现出不同的信息种类，而且随时随地可直接添加任何信息。而在现代数字化档案馆的建设过程中，要以不断优化电子文件的归档、接收作为数字档案馆建设为核心，及时把新形成的电子文件归档保存、接收进档案馆备份保存，规范标准，确保电子文件收集齐全、整理有序、命名科学、格式规范的同时，要求单位进馆原数据必须合理有效。要不断做好电子档案移交、接收和长期保存，在丰富档案馆藏资源的同时，进一步强化了原生电子档案管理规范，优化了档案便民为民服务结构。

（二）存量数字化

档案数据库的建设，不但关系到档案馆资源的检索利用，也关系到数字档案资源的网络化利用和交换共享。因此，在建设过程中应当遵循以下几个原则：

1.科学性。档案馆的档案文件数量巨大、种类繁多。因此档案馆在档案数据库建设必须做到科学决策、科学管理、科学规划。在建立初期，应该规划出建立什么样的电子档案馆，容量要多大，为避免重复建设浪费资源，必须做好市场调查，考察现有档案馆的存量、种类。同时还要对以往档案的利用情况进行统计分析，了解档案用户的身份和所占比例以及所查阅档案的种类和使用频率等情况，据此来确定将要建设的档案数据库的种类。

2.标准化。为了保证档案数据长期保存与共享利用的需要，档案数据库的建设应当符合一定的技术与业务标准。这些标准包括数据库操作系统的选择、安全标准、元数据标准等。应保证数据库接口的通用性，将文本、图形、图像、音频、视频采用国际通用的格式进行归档转换。在选择数字文件格式时，应尽可能选择与软硬件平台相对独立的文件格式。

3.安全性。档案数据库的建设，需要保证档案信息的安全性。对于不同密级、不同开放程度的档案，应当分别建库，要特别审查数据库项目承包商的资质。还应通过防火墙的设置和防病毒软件的安装增加数据库系统的安全性。

4.服务性。档案数据库的建设，应当本着最大限度地为用户提供服务的原则来建立。对于高校档案馆（室）而言，收藏有大量公务和民生档案，因而更应注重档案数据库建设的服务功能，提高档案的利用率、准确率，可以最大限度地为社会及提供服务。档案数据库在查阅方式上，也应考虑资源的公共服务功能，通过设立档案查阅点，为群众查阅利用档案提供方便。

在数字化档案馆的建设过程中，按照“存量数字化”思路，大力推进传统载体档案数字化，应着重数字内容积累；适时发布数字档案室测评指标、数字档案室建设指南，全面推进档案室数字化工作。在完成馆藏档案数字化的同时，健全完善方便人民群众利用的资源体系，着力实现“数字转型”“数字升级”“数字换代”，在高校档案部门形成“数字导向”，推动建成更多数字档案馆（室），着力实现档案事业实现跨越式“数字崛起”。

三、数字化档案馆（室）安全体系建设

（一）基层档案馆（室） 软、硬件建设，夯实安全基础

在数字档案馆所具有的资源数字化、库房虚拟化、管理自动化、存取网络化、服务个性化等特点，既为21世纪档案馆的发展提供了广阔的空间和机遇，也给传统档案馆带来了挑战与考验，为防止档案数据库信息量的篡改或删除，安全问题无疑成为了数字化档案馆建设中一个最为重要的环节。首先要加大技术层面的防盗功能，加强相关人员的技术层面上的学习和培训，同时对于数字档案库的载体进行安全防护。健全完善档案安全相关规章制度，覆盖档案工作各个环节、各个岗位、各个基层档案员。不定期开展监督检查，真正实现令行禁止、制度执行上不打折扣、不留死角、不存侥幸。以数字化档案利用为重点，制定并采取封存措施，强化对原件的保护力度，档案原件力争做到不动用、不出库。大力开展档案异地异质备份工作，高校档案部门要在上级档案馆进行备份，重要档案实行异地异质备份。着力配齐视频监控系统、门禁系统、火灾报警和消防灭火系统、库房温湿度检测系统、馆区周界防护装置和电子巡查系统、通讯系统和计算机安全系统等设备设施；完善特藏库建设，进一步加强珍贵档案的保管。严格上网信息审查，加强移动介质使用管理，严格控制网络之间的数据交互，做到档案业务专网与政务网、互联网物理隔离此基础上，建立健全应对自然灾害和突发事件的应急预案普及应对知识，组织应急演练，提高处置能力。

（二）数字化档案基层人员业务素质及抗风险能力

面对新形势、新任务，档案工作者必须加强学习，更新知识，确保档案工作人员精通档案专业知识的同时，掌握相关新知识新技能，成为档案事业转型发展需要的复合型人才。创新培训方式，采取单位培训与个人自学相结合的办法，加强档案人才队伍素质能力建设。提高培训质量，为档案人才提供更加广阔的学习平台，开展档案馆之间的业务交流，注意吸收和借鉴兄弟院校、其他行业的成功经验。创新人才工作机制，搭建干事创业舞台，努力营造鼓励干事业、支持干事业、帮助干事业的良好环境，确保基层档案人员各显其才、各尽其能、各得其所，让各类人才在本职岗位上建功立业，全面提高基层档案人员抗风险能力。

四、数字化档案服务体系建设

构筑高校开放档案共享平台应本着“服务为先”的原则，只有服务给社会，档案才能体现它的价值。档案资料，即承载着一个国家、一个地区、一个单位发展的历史，又蕴含着本地域内深厚文化的底蕴。因此要不断丰富和完善“历史记忆”，更好分享和利用“历史记忆”，使档案资源真正发挥其自身价值。当前，建立开放档案信息资源管理与共享利用综合系统建设项目，已经通过与国家开放档案信息资源管理与共享利用综合平台的链接对接，最大限度的与各级档案馆及社会公众达到了资源共享，方便人们通过平台直接获取各类信息资源。首先是要初步建成开放档案信息资源管理与共享利用综合系统，整合机关、团体、企事业单位、基层档案室数字化资源，并建立部分热点档案专题库，初步形成标准规范体系架构，提供互联网查询利用服务。其次是深化本项目系统建设，扩充对更多档案类型的支持，实现全文检索等基础服务功能，启动分中心建设工作，实现数据资源总量翻番。并启动部门单位档案室“平台”接入工作，同时提供异地备份服务；第三是在适当时候将全面完成开放档案信息资源管理与共享利用综合系统建设。探索建立科学合理的标准规范体系和安全保障体系，力争对接全国档案管理信息平台的接入工作。

档案事业的发展离不开基层档案机构，只有档案馆（室）的工作水平、质量提高，档案事业的整体水平才能有所提高。数字化档案的建设是传统档案馆转型跨越发展的需要，必须紧紧围绕各地中心工作，改革创新、锐意进取，强化为党管档、为国守史、为民服务责任意识，进一步扩大档案数字化精品，丰富信息化平台载体，让更多的档案文化成果普惠民生，扩大档案成果的社会影响力，推动数字化档案馆建设目标早日实现。

参考文献：

［1］朱蒙生.传统档案馆向数字档案馆跨越要解决的问题［J］.信息社会档案学理论与实践，2006，（8）.

［2］王芳.数字档案馆学［M］.北京：中国人民大学出版社,2010.

［3］朱小怡.数字档案馆建设理论与实践［M］.上海：华东师范大学出版社,2007.

［4］周青扬.数字化档案馆建设的挑战与实践［J］. 南方论

On the Construction of Digital Archives In Universities and Colleges

AN Lan
（Party Committee （Headmaster’s） Office, Xinjiang Engineering College, Urumqi, Xinjiang 830091）

Abstract:Digital archives are modern and upgraded archives. To construct digital archive is the need of boosting national governance system and modernizing national governance ability. It is the direction of modernization archival work and the key of archive’s informalization, meanwhile it is the main focus to develop the powerful school of archives.

Keywords:colleges and universities； digital construction； archive

中图分类号：G273

文献标识码：A

文章编号：1009-9545（2016）01-0118-03

收稿日期：2015-12-10

作者简介：安岚（1973-），女，助理馆员，主要从事高校档案学研究.