高校院系资料室建设的有利条件及对策分析

张丽华

(嘉应学院，广东 梅州　514015)



高校院系资料室建设的有利条件及对策分析

张丽华

(嘉应学院，广东 梅州514015)

摘要：高校院(系)资料室建设对提高院(系)教学质量和科研水平具有重要意义。院(系)资料室具有专业性、针对性、便利性、局限性四个特性。院(系)图书资料室建设存在一些不容忽视的问题，同时也具备建设和发展的相关有利条件。应采取加强特色文献资源建设、积极参与文献资源共建共享、架设读者走进校图书馆的桥梁等对策，促进院(系)图书资料室持续发展。

关键词：资料室；特性；问题；有利条件；对策分析

高校院(系)资料室是校图书馆在功能上的延伸以及服务功能细化的产物，也是为院(系)教学与科研服务的文献信息机构。资料室建设是院(系)整体工作的重要组成部分[1]。加强资料室的现代化建设，对提高校院(系)教学质量和科研水平具有积极意义。

一、高校院(系)资料室的特性

高校院(系)资料室作为高校文献保障体系的重要组成部分，是根据院(系)教学与科研的需要而建立的学术性服务机构。相对于校图书馆而言，院(系)资料室所提供的服务具有其自身的特性。

1.服务内容的专业性

作为全校文献保障体系中枢的图书馆，在文献资源建设方面顾及全校的所有学科和专业，图书资料覆盖面广，馆藏以重点学科和重点专业为重点，无法较完备地收藏某一特定专业尤其是非重点专业的图书资料。院(系)资料室的工作重点是进行专业资料的搜集与整理，开展相关的信息咨询服务，指导教师、学生利用各种类型的专业文献资料，其文献信息服务具有鲜明的专业性。

2.服务对象的针对性

校图书馆的服务对象包括全体校内读者和校外读者，其文化层次、专业素养以及获取文献的目的存在较大的个体差异；院(系)资料室的读者主要是专业具有较大程度同质性的本院(系)教师和学生，文献信息服务主要针对教师和学生的需求而开展。

3.服务方式的便利性

资料室一般设在院(系)办公楼或教学楼内，师生们能就近利用文献资源。相对于校图书馆而言，院(系)资料室服务内容较为简单，服务方法灵活，师生可以快捷地获取可从其中获取的资料[2]。

4.服务能力的局限性

院(系)资料室相对缺乏现代化设施，文献资源不够丰富，尤其缺乏先进的自动化管理系统和大型数据库，以致难于提供现代化水平较高的服务，难于提供本院(系)相关专业以外的资料。

二、高校院(系)资料室建设的主要问题

从以上特性可见，资料室的优质服务是院(系)提高教学质量和科研水平的重要条件，加强资料室建设是院(系)工作的重要内容之一；然而，就目前情况而言，院(系)资料室的建设仍然普遍存在问题。

1.经费短缺

校图书馆的图书购置经费列入校级预算，而院(系)资料室的经费则大多由院(系)部分或全部承担。院(系)挤占其他经费来建设资料室是乏力的，经费不充裕的院(系)更是如此，难于充分保证资料室建设的需要。

2.与校图书馆工作脱节

《普通高等学校图书馆规程》规定：院(系)资料室在业务工作和资源配置上接受校图书馆的指导与协调。在实际工作中，普遍存在院(系)资料室与校图书馆联系不密切的现象：没有统一查重、没有统一编目、没有统一管理书目。院(系)资料室缺乏校图书馆的指导与协调，必然导致院(系)资料室与图书馆之间、与其他院(系)资料室之间的业务难于同步、资源难于共建共享[3]。

3.管理手段落后

院(系)资料室对文献的管理大多仍采用手工操作方式。手工操作工作量大、速度慢、出错率高、规范化难度大，对师生有效利用文献资源造成不利影响。在校图书馆大力加强自动化、网络化和数字化建设的形势下，手工服务模式的院(系)资料室逐渐减少了读者，也逐渐削弱了其原有的作用。

4.专业人才缺乏

院(系)资料室的建设与服务涉及许多工作环节，包括采访、编目、借阅管理、读者培训、专题服务等，对工作人员除了要求具备图书情报服务技能之外，还要求较全面了解院(系)培养目标、研究方向以及相关学科的前沿动态。院(系)资料室的个别人或少数人是难以具备这种服务能力的，需要一支专业人才队伍。由于院(系)人员编制的限制，只能给资料室配置少数人员甚至是兼职人员。由于专业人员缺乏而导致服务层次低就成为必然问题。

三、当前解决高校院(系)资料室建设问题的有利条件

尽管当前高校院(系)资料室在建设方面存在诸多困难，但读者对其文献信息服务的潜在需求仍不断增加，校图书馆的发展也为其建设产生了积极影响。

1.院(系)资料室拥有潜在的庞大读者群

院(系)资料室读者逐渐减少，并不是因为读者没有文献信息服务需求。教学与科研工作离不开文献保障体系的支撑，院(系)资料室是学校文献保障体系的重要组成部分，只要其服务具有教学与科研的适宜性，就必然有相应的教师读者和学生读者；其自身固有的特性决定了院(系)资料室的作用不为校图书馆全部取代或全部覆盖，读者在获取文献信息的过程中对院(系)资料室仍有需求；在学科不断交叉的趋势下，院(系)外读者将不断增多。事实上，对院(系)资料室文献信息服务有需求的读者将随着学科建设的加强而不断增加，院(系)资料室的服务水平一旦提高，则必然有大量的读者。

2.校图书馆的发展拓展了院(系)资料室搜集文献信息的途径

具备充足的文献信息来源是提供优质文献信息服务的前提。校图书馆馆藏丰富，除了拥有纸质文献资源外，还拥有其他多种载体的文献资源。院(系)资料室可以通过网络从校图书馆搜集文献信息、可以直接利用校图书馆的各种数据库、可以在查询书目后采取文献传递的方式进行纸质等载体的文献的互借。通过对校图书馆文献资源的利用，院(系)资料室可以较大程度地弥补自身缺乏文献资源的不足。

3.校图书馆的发展强化了院(系)资料室的服务功能

从全校文献保障体系的机构组成上看，校图书馆是核心而不是全部，与其相联系的还有院(系)资料室。校图书馆有效发挥作用的结果是保证全校文献保障体系良性运行。由于院(系)资料室具备特殊于校图书馆的服务功能，校图书馆在发展过程中要求资料室协调一致地发挥自身作用，这使得院(系)资料室的服务功能不断强化。

四、高校院(系)资料室建设的对策

1.加强特色文献资源建设

在文献资源建设上，院(系)资料室与校图书馆不宜重复。校图书馆文献资源丰富，阅览环境舒适，这种“重复”将导致读者选择校图书馆而放弃院(系)资料室；再者，在经费短缺的情况下，购置与校图书馆重复的文献资源不能达到经费有效使用的目的。院(系)资料室加强特色文献资源建设、拥有区别于校图书馆的特色文献资源：一是能满足相应读者的文献信息需求；二是能对全校文献保障体系进行必要的文献资源补充；三是特色文献相对稀少而不至于需要过多经费，能促使自身存在的必要性和可能性得到强化。资料室主要面向本院(系)读者开展服务，特色文献资源建设应根据本院(系)教学与科研的状况和读者的实际需求进行搜集、整理，突出本院(系)学科和专业的特色[4]。图书资料管理员应将“为读者服务、想读者之所想”放在第一位，随时观察了解读者的阅读需要，并提供专业的、主动的、及时的服务[5]。

2.积极参与文献资源共建共享

文献资源共建共享是全校文献保障体系有效运行的重要环节，是校图书馆和院(系)资料室发展过程中必须采取的工作措施，积极参与文献资源共建共享能促使院(系)资料室文献资源得到更广泛、更便捷的利用，进而促使院(系)资料室的功能和作用得到充分体现。在此基础上，院(系)资料室的建设必将得到校、院(系)、校图书馆、读者的有力支持，院(系)资料室也因此将与校图书馆更加紧密地联系在一起。院(系)资料室应配合校图书馆进行文献资源整合，做到书目统一管理，规范化采访、编目、入藏、借阅，并向全体校内外读者开放[6]。

3.架设读者走进校图书馆的桥梁

院(系)资料室具有服务方式上便利的优点，也有文献资源不足、服务手段落后、专业人才缺乏、服务能力不强等缺点。为提高服务质量，院(系)资料室可借助校图书馆文献资源丰富、服务手段先进、专业人才多、服务能力强的优势，结合自身有利的条件，架设读者走进校图书馆的桥梁，使读者在院(系)资料室即可便利、快捷、有效地从校图书馆获取文献信息。实现这一服务功能，院(系)资料室则客观上成为校图书馆的延伸服务机构，其服务的便捷性、有效性和特色性的体现将促使自身全面发展。可采取多种办法实现这一服务功能，其中在资料室配置一定数量的电子阅览座位是较简单的办法。院(系)资料室和校图书馆的工作人员利用网络进行合作，共同为读者提供代查代检、电子资源利用指导、新书推介、图书传递、实时咨询等服务。加强馆藏文献的电子化和专题数据库的建设实现信息数据化；利用现代通信和网络技术，加强信息网络建设，实现网络化服务[7]。

参考文献

[1]陈润平．地方高校资料室建设的“三环”模式[J]．图书馆学刊，2015(7)：34-35．

[2]桑宇芳．高校专业图书资料室定位探讨[J]．农业图书情报学刊，2008，20(1)：190-192．

[3]靳随玲．论高校院(系)图书资料室的现状与建设[J]．高校图书情报论坛，2007，6(1)：53-55．

[4]李平．对高校二级学院图书资料管理的探讨[J]．科技信息，2008(22)：285．

[5]王建红．论高校图书馆形象的塑造[J]．郑州铁路职业技术学院学报，2015，2(1)：126-128．

[6]赵亮，李玲．谈高校院系图书专业分馆工作职能的拓展[J]．高校图书情报论坛，2006，5(1)：60-61．

[7]张丽华．图书、情报、档案一体化——学科逻辑、历史进程、现实问题与发展路径[J]．郑州铁路职业技术学院学报，2009，21(3)：87-89．

[责任编辑：方艳]

Construction of Department Information Room: Advantages and Proposals

ZHANG Lihua

(Jiaying University, Meizhou 514015, China)

Abstract:The construction of college (department) information room is of great significance to improve the teaching quality and scientific research level of faculties. Though enjoying professional advantages, college (department) information room also has some noticeable problems. Accordingly, these rooms should expand their characteristic resources, actively participate in the document co-building and information sharing, and provide readers more accessible service.

Key words:information room; characteristic; problem; advantage; strategy analysis

中图分类号:G25

文献标志码:A

文章编号：1008-6811(2016)01-0077-03

作者简介：张丽华(1969-)，女，湖北大冶人，嘉应学院学报编辑部编务，图书资料助理馆员，研究方向为图书情报管理。

收稿日期：2015-12-10