提升档案管理科学化水平的路径探讨

曹丙贵

(镇江高等专科学校 教务处，江苏 镇江 212003)



提升档案管理科学化水平的路径探讨

曹丙贵

(镇江高等专科学校 教务处，江苏 镇江 212003)

分析档案管理工作的现状，阐述提升档案管理科学化水平的意义。从提升档案管理人员的能力、建立档案管理体制与工作规范、顺应信息技术的发展、创新管理方式、加强档案的开发利用等层面探讨档案管理工作未来发展的新路径。

档案管理；科学化路径；措施

档案存在于各个单位、组织。从企业、学校、公司到政府、执法机构都需要档案管理。档案管理是对各单位工作内容、成果等方面的记载，更是对这些信息资源的一种有效保护措施。随着时代的进步，人们逐渐意识到档案管理工作的重要性，开始更多地讨论和研究档案管理工作。随着信息技术的普及，电子档案开始取代传统的纸质档案，档案管理工作也要顺应这种变化，改变模式[1]。因此，对当前的档案管理工作进行新的探讨很有必要，以适应不断发展的技术潮流。

1 档案管理工作现状

1.1 档案管理工作不被重视

档案管理工作存在于每个单位，本应受到高度重视。但许多单位过于追求经济利益，导致在实际工作中，不重视甚至完全忽视档案管理工作。除了一些历史性因素影响较强的单位，一般单位很少会专门设置负责档案管理的机构，配备专业的工作人员，档案管理只是对各部门信息资料进行简单的保存，没有进行深入的分类、整理、编辑等工作，很难达到档案管理工作的预期效果。

1.2 档案管理过程不到位

档案管理工作人员需要花费较多的时间和精力，收集、整理各类信息资料，并分类归档。但是大部分单位只重视其中个人信息的档案管理，对其他内容，如工作过程、会议、科研成果、资料等，并不会整理归档，留存备用。其实，档案管理的过程是将单位的发展过程完整、全面地记录下来的过程，不能局限于人事信息，还应包含单位的全部工作流程和各种信息资料。局限于人事信息管理，容易导致档案资料整理不完善，在后期需要查阅档案记录时没办法找到具体的资料信息，降低了办事效率，甚至影响单位的正常运行。

1.3 档案的作用没有发挥

档案管理是为了方便日后的资源利用，也是为了实现档案价值最大化。许多单位的档案管理工作只是简单地对资料内容进行收集、保存，将各种信息堆放在一个角落，这些闲置的资料并不能发挥任何作用。许多学校的图书馆、大型博物馆、科研院所有专门的档案资料管理室，由固定的人员编制。但这些档案资料管理室基本不对外开放，或者只对内部人员开放，这些资料不能被大众所了解。原本应该发挥较大社会效益的档案资料到最后只能被少部分人使用，原本影响深远的档案资料只能被封闭在那些狭小的空间里。

1.4 档案管理手段与时代发展不相适应

传统的档案管理是以文字、纸张的形式记录、传递、收集、整理档案，对工作人员来说，工作量非常大，而且纸质档案的管理维护也有一定的难度，容易造成档案的缺失、损坏等，不便于后期查阅、使用。档案管理适应时代发展，采用信息化技术手段十分必要。

2 加强档案管理工作的意义

顺应科学技术的发展，更新管理方式，提高档案管理工作的科学性，可以让档案管理工作在新时期的行业竞争中占据优势地位。

2.1 时代发展的必然趋势

随着我国经济和科技的不断发展，管理理念和技术也要不断更新。不论时代怎么发展，档案管理工作都是十分必要的，具有相当大的实际意义。信息资料的数量、载体形式不断增加，在实际工作中的作用越来越大，档案的作用愈加显著，转变观念、更新档案管理工作方式、提高档案管理的科学水平势在必行[2]。

2.2 档案资料的价值和作用

档案是对企业、组织、政府部门工作的记录，是对过去发生事件和成果的保存。由此可见，档案是单位工作成果、业绩、经济效益、社会影响等的综合体现，对单位有着深远的意义和影响。留存的档案资料，是一份宝贵的经验，更是一个实际发生的案例，对其他单位而言，也有一定的借鉴意义。比如高校图书馆都有一个专门的档案室，放置展示学校发展历程的相关资料，取得的成果、奖项，教育教学改革，任课教师和每一届学生的信息等，都有详细的记录，都是可以查阅到的，可以为研究高校教学及其历史发展提供翔实的材料，意义深远。

近几年，我国档案管理的方法和技术有了很大的变化，管理模式也在逐渐完善，向着更好的方向发展。提高档案管理工作的科学性，可以提升档案资源的价值，发挥档案资源的作用。

3 提升档案管理水平的具体措施

3.1 提高管理人员的工作能力

工作人员是管理工作开展的基础。在新的历史时期，科技的进步对档案管理工作人员的工作能力和业务素质有了更高的要求。档案管理工作是一项业务性强且程序复杂的工作，不仅要求管理人员深度了解档案管理的相关知识，而且要求管理人员储备一些其他专业、学科的知识，不要求精通，但要基本了解。因为在档案管理中，可能会遇到与其他专业相关的资料和信息，如果有一些知识储备，就可以避免出现一些低级的错误，否则的话，不仅会影响工作进度，还会影响工作质量。除此之外，管理人员对所管理的相关档案资料要有一定的认识，保证在其他咨询者寻找档案资料时，能够给予一些正确、有效的建议[3]。

随着现代信息技术的迅猛发展，使用信息技术管理档案成为必然。档案管理工作人员也应与时俱进，不仅要懂得传统的纸质档案管理方法，而且要了解信息技术，了解电子档案的特点，具备各种智能和网络工具的基本操作技能，以适应档案管理工作信息化的发展趋势。

档案管理工作人员还应主动提升自身职业技能，保持高度的工作热情，保证认真完成工作。单位应采取一些鼓励、促进措施，促使档案管理工作人员提高职业素养。比如，建立完善的档案管理体系，建设档案管理人员的交流平台，加强档案管理人员之间的联系，定期对档案管理工作人员进行必要的技能和业务培训，等等。

3.2 建立健全档案管理机制，规范档案管理工作

当前档案管理工作不完善的主要原因是缺乏相应的管理机制，档案管理工作缺少统一的标准、准确的定位。许多单位的档案管理工作由其他部门的工作人员暂时代理，人员不固定。由于缺乏专业知识，并且只是暂时代理，因此这些管理人员没有真正重视这项工作，也没有投入足够的耐心和精力，导致档案管理不规范，信息资料收集不全面、分类不标准，查阅困难。为解决这一问题，单位应在内部设立专门负责档案管理的部门，配备专业的档案管理人员，专门从事档案资料的收集、整理工作，保证档案管理工作合理化、规范化。

档案管理工作看似简单，实则繁琐。政府相关部门应针对各个单位档案管理工作的状况和存在的问题，制定统一的档案管理标准。政府要对档案管理工作进行强制性规定，保证档案管理工作有法可依，有章可循。规范档案管理的专业人员资质、具体流程、应包含的资料和内容等，避免档案管理工作中出现问题和漏洞。

3.3 适应信息技术的发展

为提高工作效率和竞争力，许多单位在工作中普遍使用电子信息技术，并取得了一定的成效。档案管理工作也要顺应时代的发展，简化工作流程，更多地使用计算机、网络信息等技术，对各类信息资料进行电子化收集、整理、归档，实现档案管理的信息化、科学化[4]。在档案管理中，许多单位已经开始转移重心，由以传统的纸质档案为重转变为以电子档案为重，并逐步将之前纸质档案的数据输入电脑，与后续的电子档案汇集起来统一管理。电子档案的管理、利用比传统纸质档案更加方便、快捷，适合在现今快节奏的社会生活中使用。电子档案只需将信息储存在计算机或者网络空间中，不需要占用太多实际的物理空间和资源，查找起来也更方便、快捷，管理、维护相对更简单，不用担心因环境影响而造成损坏、缺失。

为促进档案管理工作与信息化技术同步发展，政府可以建立专门的档案信息库和全国范围内的档案信息交流平台，将各行各业的档案资料分类保存起来，资源共享。各单位负责将自己的档案资料信息上传所在分类中所属的空间并及时更新。这样，既可以节省人力和工作时间，又可以促进各行业档案管理工作人员之间的交流。

3.4 提高创新意识，改变管理方式

档案管理工作对社会的发展也有重要意义。档案不仅是对当时情况的总结、记录，也是未来对以前工作进行研究的基本资料。传统的档案管理工作具有一定的局限性，管理方式和理念已经不能满足当前社会发展的需求[5]。对档案管理工作人员来说，创新意识很重要，学习能力也很重要。档案管理工作人员要有与时俱进的态度和较强的新事物接受能力，能够适应工作状态的变化，以最快的速度学习、掌握、应用新的管理技术和方法，能够在遇到突发情况时，快速、有效地解决问题。

3.5 加强档案资源的开发和利用

档案留存的意义是在需要它的地方发挥它的作用，但目前大多数档案并没有对外公开，没有体现它们的价值，发挥它们的实际作用。可以适度提高档案的开放度，将一些关乎广大群众切身利益的、无需加密的档案，经相关部门审查批准后，采用开放的形式，为有需要的人员提供查阅服务。加强档案资源的开发和利用，可以促进档案资源的有效利用，发挥其社会价值，产生一定的经济效益和社会效益[6]。

4 结束语

档案管理工作对国家和单位的发展意义重大。档案管理工作也是衡量单位管理工作质量的重要标准。在社会经济的快速发展中，加快档案管理工作与信息网络技术结合的速度，促进档案管理工作的信息化、科学化，具有重要意义。解决目前管理工作中存在的问题，顺应时代的发展，融合电子技术，采取一系列有效的措施，可以提高档案管理工作的科学性。

[1] 王育兰.对有效提高档案管理科学化水平的探讨[J].办公室业务,2014(11):48.

[2] 阎萍.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].赤子,2015(21):216.

[3] 冯久龙.提高档案管理科学化水平的有效措施分析[J].科技创新导报,2012(4):197.

[4] 杜岩.基于提高档案管理科学化水平的措施研究[J].湖北函授大学学报,2015,28(24):83-84.

[5] 叶玉红.提高档案管理科学化水平的路径选择探析[J].吉林农业,2012(9):266.

[6] 关明杰.论提高档案管理水平的路径方法[J].黑龙江档案,2016(1):72.

〔责任编辑： 卢 蕊〕

A study on the ways to improve the scientific level of archives management

CAO Binggui

(Teaching Affairs Department, Zhenjiang College, Zhenjiang 212003, China)

This thesis analyzes the present situation of archives managenert, and explains the meaning of improving archives managenent. This paper explores the new ways to improve the future archives management from the following aspects: improving the ability of archive administration staff, formulating the archives management system and stardards, complying with the developmert of informatim technology, innovating management modes and enhancing the development and utilization of archives.

archives management; scientific ways; measures

2016-05-02

曹丙贵(1974—)，男，江苏盐城人，档案馆员，主要从事档案管理研究。

G270

C

1008-8148(2016)04-0043-03