大数据时代高校档案信息服务创新探讨

张金来

(天津电子信息职业技术学院，天津　300350)



大数据时代高校档案信息服务创新探讨

张金来

(天津电子信息职业技术学院，天津300350)

互联网技术的快速发展不断衍生相关新技术，如物联网、移动物联、云计算，大数据时代。可见互联网信息技术的发展正在颠覆相关产业和行业，面对大数据时代高校档案信息服务如何创新、改变档案信息管理模式呢？文本围绕高校档案信息服务管理模式的转变，大数据时代档案信息服务的创新，试析了几点见解。

大数据时代；高校档案；信息服务；创新

高校档案信息资源是各高校在教育教学改革办学过程中形成的具有保存价值的真实记录的客观反映。改革开放以来我国高等教育事业在不断快速发展和扩大。办学规模、办学形式、教育教学改革也在不断的创新发展，由此形成了大量的档案信息资源，而且档案资源种类繁多复杂。面对诸如高校档案管理，给学校档案的信息服务带来了许多不便，造成了档案利用低、效率不高的情况。使得高校在办学过程中有关教育教学改革、教学科研、课程专业建设、师资队伍建设、学生管理、党群及相关职能部门形成的有关材料得不到有效利用归档。大数据时代的来临给高校档案信息资源管理和档案信息服务带了新的契机，大数据的分析挖掘能力，为高校档案信息服务提供了创新的手段，大数据思维的档案信息服务管理模式，是摆在各高校档案管理部门及档案管理者探讨的关键课题。

一、大数据含义的相关理解和特征

近几年大数据是社会关注的关键词，但对大数据含义的理解众说不一，可以说仁者见仁，智者见智，各持所见。

(一)大数据的含义

麦肯锡全球研究所给出的定义是：一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合；权威信息技术研究和咨询公司Gartner认为，“大数据”是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产；维基百科认为， “大数据”是指所涉及的数据量规模巨大到无法通过人工，在合理时间内达到截取、管理、处理、并整理成为人类所能解读的信息。鉴于目前大数据含义的概念尚无统一的定论，不过笔者从众说纷纭中得到启迪，大数据的功能、作用所带来的效益肯定是有意义的。谈大数据不能撇开大数据技术这一技术要义，找到高校档案资源管理及档案信息服务建设有效方案。高校档案馆(室)所拥有的档案信息数据量规模，已变得巨大且快速变化，档案信息数据存储、查询、分析的形式与方法变得异常复杂，特别是针对原来相对小量的、静态的、结构化的“小数据”而存在的传统的数据处理和应用方式，显然已无法应对海量数据发展之需，必须尽快找到适应新环境、新需求的解决方案。大数据的存储与分析，并在凌乱纷繁、浩如烟海的档案信息数据背后，发挥其强大的运算能力，挖掘出对用户有价值的数据资源 ，以利加速推进以信息数据资源利用为核心的高校档案馆(室)档案信息服务的转型升级。大数据时代也必将给高校档案信息服务的优化带来新的生机。

(二)大数据的特征

大数据的特征具有4V性，有四个层面：第一，数据体量巨大。从TB级别，跃升到PB级别；第二，数据类型繁多。数据内容涉及网络日志、视频、图片、地理位置等等各类网络信息。第三，价值密度低，商业价值高。以视频为例，连续不间断监控过程中，可能有用的数据仅仅有一两秒。第四，处理速度快。1秒定律实时获取需要的信息。最后这一点也是和传统的数据挖掘技术有着本质的不同。为此，业界将其归纳为4个“V”—Volume，Variety，Value，Velocity。

二、目前高校档案信息服务体系建设的现状

信息化社会时代互联网技术快速发展背景下，各高校凭借自身优质的教育资源，具备了一整套档案信息服务体系，笔者通过网上搜索引擎访问，如清华大学档案馆、北京大学档案馆、上海复旦大学档案馆、上海交通大学档案馆、南开大学档案馆、天津大学档案馆、南京大学档案馆、四川大学档案馆、华东大学档案馆、西安交通大学档案馆、武汉大学档案馆、湖北大学档案馆等30余所高校档案馆,进行随机访问发现均都建立了档案信息网站，进入首页利用者可以查找所需的档案资源信息，如清华大档案馆、上海复旦大学档案馆、南京大学档案馆、四川大学档案馆，通过多任务下拉链接菜单为用户提供了较为丰富的档案信息服务。这几所高校是目前我国高校档案网站信息服务较好的单位，档案信息服务程度较高，走在我国高校的前列。高校档案馆信息服务的建设为不同群体的档案利用需求提供了方便。以天津电子信息职业技术学院为例，用户通过校园网，只要权限允许各职能部门可以借阅、查找、检索、利用所需的档案信息资源，实现了高校档案信息化、数字化信息服务管理。

不过有的高校档案网站设置过于简单单一，信息量不足，档案信息服务水平参差不齐，可见高校档案信息服务建设有待进一步完善。反映出档案信息量不足不是各高校档案信息资源没有，而是有的高校对档案资源信息服务建设不够重视。总之，我国高校应对所面临的大数据时代，大数据档案信息服务，目前的现状已具备了基础性工作条件，关键各高校档案职能部门及相关领导，要紧跟时代潮流，转变思维创新理念，把握时代先机。大数据时代转变档案信息服务管理模式，是各高校不可失的机遇选择。

三、大数据时代高校档案信息服务创新途径

(一)运用大数据技术是高校档案信息服务创新的必然选择

大数据时代高校档案信息服务的创新，必须考虑大数据技术，大数据技术在高校档案管理中的应用，是提升高校档案信息服务水平的重要途径。目前我们还处于大数据时代的起步阶段，大数据技术应用的规模及范围非常狭窄，大部分还处于认识尝试过程。大数据时代高校档案信息服务创新，要勇于大胆尝试，运用大数据技术来提升高校档案信息服务质量，各高校档案管理要在浩如烟海、众多繁杂的数据中提取最具有价值的档案资源信息，紧随大数据技术的发展，将理论和理念转为实践的档案信息服务实体中去，运用大数据思维理念、大数据分析、挖掘技术为用户提供个性化服务，使得高校档案信息服务实现创新发展。

1．用大数据思维挖掘高校档案信息资源利用价值

大数据是互联网发展至今现阶段的一种表象，大数据时代的大数据思维理念不在于大，其目的在于数据价值真实性、低密度，要从大数据的理论、技术、实践三个层面思维实现大数据最终价值的体现。掌握大数据的技能优势挖掘档案信息数据的利用价值，是大数据时代高校档案服务创新的目标。

2．优化完善高校档案信息数据资源

目前情况下高校积累了大量繁多的档案信息资源，创新档案信息服务管理，需要运用大数据技术优化高校档案信息资源的现有数据，利用大数据分析、挖掘技术进行收集、整理，形成一整套完善的高校档案信息数据资源库。

3．组建档案信息数据资源模块

高校档案管理部门要充分分析探寻用户对档案信息需求的情况，对档案资源进行分类归纳，搭建档案信息资源的数据构架体系，铺垫大数据档案在高校档案信息服务的基石，使之能够尽快投入到高校档案信息智能服务平台的实际运营中去。

4．建立非结构化的高校档案信息数据资源库

将结构化以外的非结构化数据。即自由文本信息、图像、音频、视频、图表、网站资源、多媒体等，进行非结构化组织整合，建立非结构化数据的高校档案信息资源知识库，以提高服务效率，降低管理成本，将分散的非结构化数据资源相互关联，以克服传统结构化数据的内外部分界。Interne及，Interne技术的快速发展，网络的应用以及智能手机、手持电脑移动设备信息的传输，非结构化数据的与日俱增，传统的结构化数据的关系数据库，暴露出了它的局限性。为此建立非结构化数据的高校档案信息数据资源库，是十分必要的，更是大数据时代的内在要求。

(二)云计算与大数据的相互结合

大数据的产生是云计算发展的结果，云计算、云存储、云服务为大数据提供了保障，大数据的挖掘、分析、数据处理为云计算提供依托，两者相辅相成。建立完整的高效档案信息数据资源，满足大数据时代高校档案信息服务用户个性化、多样化需求。构建基于云计算大数据相结合的高校档案信息资源大数据集，让档案信息数据蕴藏的价值得到充分体现。大数据时代高校档案信息服务技术支撑，需要满足档案馆(室)以数据存储、数据分析、挖掘、云计算、安全等能力的保障，充分发挥云计算与大数据两者的作用，这里需要关注的是，云计算服务潜在的风险，基于档案安全的特殊属性，选择云计算服务应保持足够的警惕，以防保密数据的挟制。能够让大数据在数据海洋中“有章可循”展翅高飞。

(三)遵循大数据生命周期处理理论发现档案价值

依据大数据4V特征，遵循大数据生命周期处理理论，档案信息数据资源的价值，需要将结构化、半结构化、非结构化数据整合提纯，再将相互关联的实体文件，经过对原始数据的分析得到数据的可靠性、完整性，进行关联大数据的存储，通过数据分析引擎给出数据的冗余和价值鉴定，形成具有价值的档案信息数据，作为归档永久保存，形成知识资产的电子档案，最终实现高校档案信息智能化的服务。大数据时代高校档案信息服务创新要勇于大胆尝试，把握先机，紧随时代，发挥主观能动性，上述观点所见，是探寻高校档案信息服务创新的有效途径。

四、大数据时代高校档案信息服务创新措施

互联网技术的快速发展衍生了大数据技术，大数据时代渗入会影响到整个经济社会，大数据信息的收集、存储与利用，必将对存储信息知识、提供信息服务的信息中心高校档案信息服务构成挑战。基于大数据时代大数据技术的内涵，结合高校档案馆(室)目前数据存储、分析、挖掘的发展状况与大数据时代高校档案用户的信息服务的不同群体需求，探寻高校档案信息服务管理模式创新与发展，运用大数据时代的信息服务模式，将会提升高校档案信息服务水平。

(一)把握时代先机创新高校档案信息服务理念

高校档案信息服务模式的改变与创新，要紧紧把握时代先机，创新服务理念，当前大数据技术的应用还处于起步阶段，高校档案的信息服务管理要尽快转变观念，理清思路改变陈旧的档案服务管理模式，承上启下创新发展。采用大数据技术努力挖掘用户对档案需求的信息，深入探索、分析、开发高校档案利用的价值，提供更多的档案信息资源和解决问题的方案。同时，还要具备超前服务理念，分析用户将来可能面对的问题和新的信息需求，提前做好信息资源的储备。此外，在网络环境下，要帮助档案的利用主体(档案利用的主体既是各高校教育教学系、部、学院、行政、党群相关部门、学生及社会不同群体)获取查找、检索、利用的能力。

(二)优化整合档案数字资源构建完善的档案资源保障体系

档案信息资源是高校信息资源的重要组成部分，对学校的教育教学改革、发展建设、教师、学生以及经济社会的发展起着重要作用。是高校非常宝贵的重要资源。因此，优化整合档案数字资源，不仅深刻影响着高校的自身的发展，而且影响着高校档案信息服务模式及效率。高校档案馆(室)应根据学校学科发展规划，紧密联系学校教学和科研优化数字资源建设，构建完善的档案资源保障体系。第一、依据学校发展情况办学层次课程设置和专业建设，档案利用者对档案的不同需求，跟随学校的发展规划学术科研资源、师资建设、学生学籍、考试、成绩、人才培养方案、课程标准、招生就业、学生管理、人事、财务、党群等行政部门数字资源信息进行优化整合。第二、根据学校教学、科研和人才培养的需求，加强特色数据库的建设，提供高层次、高效率的档案信息服务。第三、利用教育部相关教育网站和各高校的网站收集、整理并合理利用互联网上数字资源，填补与本校相关的档案信息不足，获取资源共享，更好地满足用户信息需求。第四、基于档案管理工作的特性，安全权限的限制。许可的情况下做好档案数字资源共建、共享工作，充分发挥共建共享项目的作用，通过多种渠道，丰富档案服务资源，并为以后大数据技术在高校档案信息服务过程中应用铺下基石。

(三)积极开发挖掘档案数据资源拓展信息服务渠道

高校档案信息资源十分丰富，开发、挖掘潜力巨大。大数据时代背景下高校档案信息资源的挖掘，要充分利用大数据技术在高校档案信息服务中的运用，而大数据档案又离不开云计算技术，通过云计算、大数据分析，让大数据在档案信息充分挖掘、提纯价值，将优质的信息服务嵌入到高校教育发展教学改革过程中。

1．高校大数据收集的范围

内容包括：高校教育教学改革过程中，教学形成的人才培养方案、课程标准、专业建设、课程设置、上级下发的有关教育发展改革的文件、教学过程中教学管理资料、规章制度、系部、院校的学生管理、教务的学籍管理、教材建设、成绩、考试、学术科研、招生就业、图书馆、人事、财务、基建、党群及行政部门等等，高校档案资源信息庞大繁多，具备了大数据的特征，以天津电子信息职业技术学院为例，2011年迁入海河教育园区，学校办学办规模在不断扩张，又是全国高职院校中的示范校院校，凭借着自身优质教学质量，近年来学院发展迅速，围绕着办学水平的不断提升，形成了大量数据，数据体量巨大，结构种类多样，这给数据价值管理构成了困难，面对如此庞大的数据，如何将有价值的数据资源提纯归档，拓展档案信息服务范围。大数据技术的挖掘分析是解决未来高校档案信息服务创新的手段。

2．遵循大数据生命周期管理理论

按照大数据的4V特征：数据量巨大；结构化、非结构化、半结构化数据；沙里淘金，价值密度低；实时获取需要的信息。高校大数据的档案信息服务，是未来档案管理模式发展创新的方向。

3．建立开展档案微信公众服务平台

以借鉴天津档案馆为例，天津档案馆借助微信公众平台，以音频、视频、照片、文本为载体实时发布档案信息。借助人们智能移动通讯设备传递档案信息，还可以通过在线服务相互沟通，来拓展高校档案信息服务渠道。

4．截取便捷、高效的服务手段，开展个性化高校档案信息服务

当今人类处于生活工作快节奏的社会，人们在考虑如何用最少的时间、最小的成本，在浩如烟海的大数据中获取所需最有价值的信息。高校档案信息服务既是如此，面对此类问题，高校档案信息服务手段和方式面临着严峻的挑战。但是在互联网技术快速发展背景下，移动物联、云计算、大数据等信息技术发达的今天，用户的网络体验和各大网站推出的信息服务模式与信息推荐策略，为高校档案信息服务提供了有益的经验。高校档案馆(室)可以根据对用户浏览内容、搜索历史等大量非结构化、半结构化数据挖掘遴选用户的兴趣和需求，向用户提供优质高质量水平的个性化档案信息服务。

五、结语

大数据时代是高校档案信息服务面对的问题，机遇的选择和创新不可回避，基于高校档案部门的管理者及职能主管领导，应密切关注大数据时代的大数据及大数据技术发展走势，主动担当起承载历史记录的档案信息资源，应对浩如烟海复杂的档案数据资源，努力收集、挖掘、保护、开发档案数据信息资源，树立大数据理念，利用新技术、新措施、新手段大胆尝试创新，提升档案信息资源数据的精准性、价值的真实性。不断推进高校档案信息服务水平向前发展。

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Exploration of Archive Information Service Innovation of Colleges in Big Data Era

ZHANG Jin-lai

(TianjinElectronicInformationCollege,Tianjin, 300350)

with the rapid development of internet technology, new technologies such as internet of things, moving internet of things, cloud computing, big data era has been derived. It can be seen that the development of the internet and information technology are subverting related industries. How can universities innovate and change the archive information management model in the era of big data? Focusing on transformation of the archive information service management model of colleges and innovation of archives information services in era of big data, this paper proposed several opinions about the above points.

big data era; university archives; information service; innovation

2016-05-19

张金来(1958-)，男，河北省保定市人，天津电子信息职业技术学院馆员，研究方向：高校档案管理。

G271

A

1673-582X(2016)07-0124-05