高校档案信息与图书馆信息资源嵌入式整合建设的思考

李银亭（宁夏职业技术学院现代教育技术中心）

高校档案信息与图书馆信息资源嵌入式整合建设的思考

李银亭
（宁夏职业技术学院现代教育技术中心）

通过对一些高校档案馆的调查，以期了解我国高校档案馆的建设现状，并就将档案馆资源嵌入数字图书馆信息资源的整合建设提出建议。

档案信息资源；图书馆信息资源；信息整合建设

《中华人民共和国教育部、国家档案局令（第27号令）》（2008年）规定，档案文件材料的归档门类主要包括：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类及财务类。高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。［1］高校档案是高校重要的信息资产，各个部门在教学、科研、管理等职能活动中形成的各种形式和载体的档案文件材料，具体而生动地反映了学校发展的历史轨迹，是学校各项工作的最为直接、最为真实的历史记录。高校档案馆是负责永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，是学校档案信息资源的保管和利用中心，是进行爱国主义宣传的重要基地。档案馆属于学校档案工作的职能管理部门，是学校工作的组成部分，对于提高学校工作效率和教育质量、维护学校历史真实面貌发挥着举足轻重的作用。

档案管理为学校领导决策及学校整体发展提供可靠的参考依据，许多工作的开展都离不开档案工作的支持，档案工作已成为学校建设的重要组成部分。同时，高校档案馆与图书馆一样，共同承载着“保存高校记忆，传承高校历史”的职能作用。但是，长期以来，由于档案信息与图书馆文献信息属性的差别和管理模式上的不同，档案文献与图书馆文献的分类方法与体系不尽相同，使得档案信息与图书馆文献信息分立而制，大量的档案信息存而无用，更不用说二者的共享利用与开发。尽管随着档案信息分类-主题的一体化建设和图书馆文献分类-主题一体化的发展，图书、档案一体化建设与研究、实践有了长足的发展，但是因二者的分立，资源共享的程度远远不能满足公众的需求，档案资源的开放程度以及二者资源的融合建设还存在相当多的问题。本文拟就高校档案资源嵌入图书馆信息资源融合建设与服务进行探讨，以期促进高校档案信息资源的进一步开发与利用。

1　高校档案工作现状

全国高校中最早成立档案馆的大学是中国人民大学档案馆，成立于1954年。我国高校档案馆迅速发展于20世纪80～90年代，如南京大学、四川大学、武汉大学、中山大学等。目前我国高校档案馆馆藏资料门类主要包括党群、行政、人事、教学、科研、基建、出版、外事、财会、声像、人物等各类档案。笔者查检了北京大学、北京师范大学、南京大学、四川大学、武汉大学、湖南大学、中山大学、兰州大学、宁夏大学等十几所高校，一斑窥豹，以了解我国高校档案工作的基本情况。

南京大学档案馆成立于1986年，现有馆藏档案逾15万卷。目前，已实现了部分馆藏多媒体档案数字化、档案信息管理数据库化和档案信息查询网络化。南京大学先后建成了20多个机读档案全文和档案目录数据库，可以在互联网上进行电子文件全文自动著录、自动标引、各种格式的档案全文、照片、录音、录像等多媒体档案的远程录入与文件图片的上载。并且在南京大学校园网上建立了“南京大学档案馆”和“南京大学校史博物馆”主页，已面向社会发布了50多万条信息，网站访问量达628多万人次。［2］

四川大学由原四川大学、原成都科技大学、原华西医科大学三所全国重点大学经过两次合并而成，故现四川大学档案馆亦由这三所高校的原档案馆合并而成。四川大学档案馆馆藏档案共22个全宗，25万余卷，馆藏文献资料丰富，内容覆盖面广，时间跨度长。其馆藏档案连续完整地记载了四川大学从建立至今的发展历程，涵盖的内容广泛，包括四川近现代高等教育、文化医疗、科技产业、对外交流等多个方面的资料，其中不乏珍贵收藏。尤其是馆藏的历史档案1万卷，更是研究近代中国西南地区文化教育史、宗教史和中西文化交流史的宝贵资料。［3］四川大学档案馆（校史办公室）有档案馆和校史展览馆两栋楼，建筑面积达8800m2，是全国高校中规模最大、馆藏最多、内容最丰富的档案馆之一，而校史展览馆更是目前全国高校中建筑面积最大的独立的校史展览馆。档案信息的查询服务方式主要有到馆查询、电话与邮件查询以及预约到馆查询三种。

复旦大学档案馆成立于1988年，馆舍使用面积逾2000m2，截至2008年底，案卷总数逾25万卷。现已实现档案库房环境的全自动智能控制,并在电子校务环境中实现了档案信息资源的综合管理,是全国高校中完成较早的，［4］但是目前没有检索功能。

湖南大学于1983年成立档案馆。一直以来，非常注重档案的收集整理工作，确保各类文件材料收集归档完整、齐全、真实、系统、规范。截至2011年底，共有各类纸质档案122548卷册和81917件张，纸质照片档案78780张。湖南大学档案馆以“利用为本，服务至上”为理念，通过多种方式，不断拓展服务范围。近几年来，每年接待人数已超过8000人次，利用档案案卷超过10000卷。湖南大学档案与校史馆非常注重档案的信息化建设。档案编目、登记、统计等全面实现了计算机管理。馆藏档案已基本实现了案卷的目录级管理，机读案卷目录近8万条，机读文件目录近50万条，基本上实现了计算机检索，2002年开通了档案馆门户网站。截至2016年5月14日，总访问量达677633人次。［5］

北京师范大学档案馆成立于1990年，现有档案资料近15万卷。馆藏档案采用组织机构年度的立卷方法，查阅档案实现案卷级及卷内目录级检索，部分档案进行了数字化，建立了档案馆门户网站。［6］

兰州大学档案馆成立于1988年，现有馆库面积1433m2，馆藏13.9万余卷（件）。无独立门户网站，隶属于兰州大学门户网站，自动化检索体系正在建设中。宁夏大学档案馆成立于2003年，馆舍建筑面积320m2。

国内大部分高校的档案馆都建立了馆内局域网，安装使用了档案管理软件。部分高校建立了档案馆网站，如南京大学、四川大学、北京师范大学等；个别高校开通了官方微博，如中山大学。为了实现档案业务建设的标准化和规范化，结合贯彻落实《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号），各馆制定或完善了《档案管理办法》《档案实体分类实施办法》《电子文件归档管理办法》《人物档案管理办法》《档案安全保密制度》《档案鉴定销毁制度》《档案库房管理制度》《档案管理考核办法》等规章制度。在档案文献著录与标引方面，基本采用《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32-2005) 2005-04-30、《电子文件归档与管理规范》、《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《档案缩微品制作记录格式和要求》（DA/T 29-2002）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821-1989）、《档案主题标引规则》（DA/T19-1999）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）等。

2　高校档案资源建设存在的问题

总体而言，我国高校档案馆发展建设不同步、不均衡，普遍存在以下问题。（1）对档案管理不重视。一些高校领导以及部分图书档案馆的领导对档案的重要性没有足够的认识，缺乏档案建设工作的主动性，不重视档案的管理工作和日常细致的收集。（2）档案管理制度不健全。许多高校没有建立档案收集、存储、整理、加工等管理规章制度，使得存档档案残缺，没有完整地建立一套齐全、有层次和分类整齐的档案资料体系，影响档案的使用效率。（3）收藏档案形式比较单一。目前许多高校档案馆藏仍以印刷类纸质档案为主，其他载体如电子档案的种类和数量相对较少。（4）对档案价值的重要性缺乏严格的分级（特重要、重要、一般、较轻等）。开放性档案在档案文件中占据相当的数量，一些档案文件时效性很强，价值有大有小，因此，在收藏管理中应给予科学鉴定、分级管理。但目前，很多高校档案馆不管档案的来源、时效性和价值大小，均不分类别地存放在一起，没有通过必要的管理程序来确定各类档案资料的准确性、价值性和保管期限，一方面造成档案管理和档案利用的困难，另一方面使得档案文件的时效性和价值不能被充分利用。（5）缺乏与图书馆资源的共享，利用途径单一。同为高校信息中心，但二者完全独立。大部分高校图书馆有网站，而档案馆有网站的少；二者网站也鲜少链接。（6）档案管理的信息化程度低。当前，多数高校档案资源的管理和保存还是以纸质媒介文献和传统的收藏管理为主，电子文献较少；建立网站的不多，一些即使建立了网站，其栏目简单，只提供简介，不能查检；或网页打不开。随着社会信息化深度和广度的不断发展，档案管理的建设没有相应的硬件和软件来支撑，导致优质的档案资源得不到有效的利用。（7）工作人员缺乏对职业和高目标的追求，专业素质低，业务技能欠缺，满足于低水平的服务，缺乏强烈的进取心和竞争意识。

3　高校档案资源嵌入图书馆信息资源系统研究

3.1档案信息资源与图书馆信息资源一体化融合

档案著录是揭示、认识档案及其信息的一种方法,是科学管理档案的基础，是档案系统化、条理化的中心环节,是深入开发档案信息资源的必要手段。我国档案分类工作历史悠久，殷商时期已有保存档案的萌芽；周代因为分官执掌、各守其职，形成了以职官为档案的分类标准；汉代形成按历史时期结合部门的档案分类方法；宋代出现了时间分类法、组织机构分类法和内容分类法的雏形；清嘉庆年间的《清离东大库分类目录》是我国档案分类史上现存的第一部大型分类目录，内分25类，多以年代为序。长时期内,人们一直把档案分类看作一种工作、一种方法、一种技能而加以研究,［7］尽管档案分类法始终是档案分类应用与研究的重点，也是档案分类学的主体，然而在互联网+环境下，传统的档案分类编目方法已不能满足人们随时随地“触网”的需求。因此，探索新技术条件下档案信息与图书馆信息资源的一体化著录是实现档案信息与图书馆信息共享的前提。

现代档案著录源于图书著录，可以说档案著录与图书著录同源。因此，可以将图书馆信息资源的著录与揭示方法移植到档案信息资源的著录与揭示中。①利用档案主题词表与图书文献主题词表映射，元数据和著录的兼容与扩展，深化档案信息在图书馆OPAC、博物馆OPAC中的揭示度。将档案信息著录的一些特定元数据与图书馆信息著录元数据相兼容，如主题词、关键词、人名、组织机构名称等，使读者在图书馆信息检索系统输入这几个字段就能够查检到相关的档案信息，也就是说，在图书馆信息检索系统中能够显示相关的档案馆馆藏信息。比如，在图书馆的检索平台查找“马鸿逵”的相关资料，不仅能够检索到图书馆所藏“马鸿逵”的文献信息，也可以检索到档案馆所藏有关“马鸿逵”的档案资料。（2）目前，相当一部分图书馆在使用书目记录的功能需求（FRBR）模型，该模型将与书目数据相关的实体分为三类，详细分析了实体的相关属性和关系。三类实体分别是：第一类书目实体，包括作品、内容表达、载体表现和单件；第二类代理实体，包括个人、家庭和团体；第三类主题实体，包括概念、实体、事件和地点四个方面。基于实体-关系的FRBR，理清了许多书目属性的隶属关系。在计算机和网络技术下，档案馆采用FRBR有益于将档案信息带入网络世界，并有益于促进与图书馆信息的融合。

3.2建立公共档案信息共享平台

目前，我国高校档案馆建有网站的并不多，且平台功能设计相对简单，内容相对粗浅，［8］不仅没有与图书馆网站的合作，且各高校档案馆之间也没有共建，各自为政。因此加快数字化档案建设进程，建立整合的服务平台是当前高校档案馆建设的重要举措。

以档案信息资源社会共享为目标，以“统一规划、服务大众、资源共享”为原则，依托互联网，链接图书馆、博物馆，构建公共信息共享平台，大力建立与开发分布式开放档案数据库、公共档案专题数据库等，实现公共档案信息在档案馆的管理与查询，在数字图书馆的查询利用，在博物馆的展阅利用，全面解决公共档案信息资源的整合、发布、管理与查询利用等问题。构建区域性、分布式、规范化、超市型档案信息资源的共享体系，提供在线查阅、外借和复制服务，最大程度地满足大众的档案信息需求。广州大学图书馆与广州市人民政府政务管理办公室、广州市档案局合作，对政府信息资源进行整合，开发了《行业分析报告》《企业名录》《经济社会年鉴》《中外经贸类专业数据库》等文献资源，不但为相关行业提供了丰富的决策参考资源，也彰显了新时代情报工作部门的服务价值。［9］这一案例为高校档案馆与图书馆的共建共享提供了有益的借鉴与参考。

3.3解决制约档案信息共享利用的技术问题

（1）利用中文分词技术、查询扩展技术、信息聚类技术、数据挖掘技术以及语义关联技术等相关技术，在档案信息领域实现查询扩展，提供关键词检索，并结合各种来源的检索词，建立词库进行关联。实现档案信息资源与图书馆资源、博物馆资源的共享，最大程度地便利于大众的查检利用。

（2）利用云、移动通信、大数据等技术，建立多服务渠道，实现档案信息在电脑、手机和图书馆的查询检索，提供原文查看、借阅等服务，在档案文化的传播方式上，采取更多有效措施，帮助大众更好地贴近和利用档案。

3.4拓宽宣传渠道，加大宣传力度

与图书馆相比，档案馆的利用率明显低很多，这一方面与长期以来档案馆担负的保密职能有关，给人一种神秘的感觉，是不易涉足的场所；另一方面，也与大众利用档案、维护自身权益的意识不足有关。很多时候，大多数学生不曾留意，有那么一份档案，静静地躺在学校档案馆的某个橱柜中，如实地记录着他们的点点滴滴，和他们一起经历求学、择业、就业，并伴随一生。这就是学生人事档案。人事档案作为记录个人学习经历、工作经历、考核奖罚等内容的文件材料，在择业、就业、职称评定、转正定级、办理养老等社会保障以及开具出国、考研有关证明等方面发挥着凭证、依据和参考作用，在个人权益保障方面，起着举足轻重的作用。

档案馆有大量政策性档案、社会保障档案、户口管理档案、学籍档案、人事档案等资料，但是人们并不是很了解。因此，使用更多的方式方法、大力宣传档案馆的职能与作用会是今后相当长一段时间内高校档案馆与图书馆的任务之一。

3.5加强档案管理人员的业务素质

为了使高校档案工作跟上时代发展的要求，必须转变当前高校档案事业的用人观念，改善从业人员构成，建立人才培养机制，提高从业人员的业务素质与专业技能。

4　结语

西班牙国王胡安·卡洛斯曾说，“档案馆是保存人类记忆的各种表现形式，保存社会记忆、个人记忆的最权威场所”。没有档案馆，人类发展将失去应有的记忆支撑。一所高校是一个地区文化教育的殿堂，是一个地区、城市文明的标志。作为高校发展过程中真实记录的档案是高校发展轨迹的记忆载体，也是城市记忆的重要组成部分，因此，将高校档案文献资源建设纳入“城市数字记忆工程”，与数字图书馆建设有机整合，充分利用网络技术、云技术、移动技术等现代媒体与通信技术，以及语义关联技术、元数据、数据挖掘与揭示技术等，搭建一个科学有效的、可综合利用的、便利使用的信息资源平台，让档案信息得以最大化利用，应是档案人员与图书馆员努力的一个方向。

［1］360百科．高等学校档案管理办法［EB/OL］.［2016－04－24］．http://baike.so.com/doc/2231502-2 361231.html.

［2］南大档案馆网站．南京大学档案馆、校史博物馆简介［EB/OL］.［2016－04－24］．http://dawww. nju.edu.cn/pub/?fpub=1&fid=1&id=18&showbtn=1.

［3］四川大学档案馆［EB/OL］.［2016－04－26］．http: //archives.scu.edu.cn/detail.asp?id=120.

［4］复旦档案．本馆简介［EB/OL］.［2016－04－26］. http://www.fda.fudan.edu.cn/8819/list.htm.

［5］湖南大学档案与校史馆．本馆指南［EB/OL］.［2016－04－28］．http://dag.hnu.cn/main.php?id=1.

［6］Archives Of Beijing Normal University［EB/OL］.［2016－05－03］.http://dangan.bnu.edu.cn/index.php? m=content&c=index&a=show&catid=6&id=184.

［7］邓绍兴．中国档案分类发展之轨迹［J］．档案学研究，1999（3）：34－37.

［8］孙燕．政府信息公开环境下对档案工作的思考［J］．成都航空职业技术学院学报，2014，30（4）：90－92.

［9］匡定发，罗培．论政府信息公开环境下档案工作改革创新［J］.档案学研究，2009（2）：41－43.

Thoughts on the Embedded Integration Construction of Archieve Information and Library in Colleges and Universities

Li Yin-ting

This article,by investigating some university archives,analyzes the current situation of the construction of archives in our country,and puts forward some suggestions on the integration of the archival information and digital libraries.

Archieval Information Resource;Library Informaion Resource;Information Integration Construction

G250.73

B

1005－8214（2016）09－0051－04

李银亭（1959－），男，回族，馆员，就职于宁夏职业技术学院现代教育技术中心，研究方向：档案学、档案管理。

2016－02－20［责任编辑］刘丹