电力企业办公室文秘工作水平提升对策

李利

（国网四川省电力公司大英县供电分公司四川大英县629300）

电力企业办公室文秘工作水平提升对策

李利

（国网四川省电力公司大英县供电分公司四川大英县629300）

企业办公室文秘工作肩负着以文辅政的重担，企业办公室文秘人员既肩负着对外交往的重任，也需合理协调企业内部各部门单位的相关事宜。而当前文秘工作仍存在着诸多问题。本文基于电力企业办公室文秘工作现状，首先分析了企业办公室文秘工作的重要性，并探讨了当前企业办公室文秘工作存在的问题，最后提出了几点做好企业办公室文秘工作的对策。

电力企业；办公室；文秘工作；提升对策

1 引言

办公室属于企业核心事物集中处理的关键场所，其文秘的工作事项繁琐复杂，控制影响着企业的顺利正常运行。办公室文秘工作作为一个重要的信息传输角色，在工作上必须要做准确领会上级意图，熟练相关业务技能，具备随机应变及时处置突发状况活泛的能力。只有做到眼观六路、八面玲球，才能在工作上保证效率。

2 企业办公室文秘工作的重要性

企业办公室文秘岗位许多工作事务为做好领导工作的铺垫，例如会前筹备工作、会议服务工作；信息收集与处理工作等。文秘的这些工作直接决定着领导的工作效率与工作进程。因而日常工作中文秘需要明确领导工作中的各个环节，加强同领导的沟通，充分为领导的工作做好铺垫。其次，除了为领导工作做好铺垫的作用，文秘工作还有着对领导工作进行延伸与拓展的重要作用。如企业领导进行决策之后，文秘需要结合会议草拟出领导决策文件，利用书面的形式准确表达出领导的决策内容并向各单位下发，同时收集与反馈各单位的意见与建议；企业领导出差，秘书需要有效整理好领导所带回的重要资料并处理好各项事务。这也给文秘工作提出了较高的要求，秘书在严格按照领导要求办事的同时，也要注重加强自身的应变能力来获取工作的预期效果。

3 企业办公室文秘工作存在的问题

3.1 缺乏实际问题处理经验

电力企业办公室文秘人员现重点只注重对文件事务的处理，但缺乏对实际问题的处理经验。由于其具体工作性质，经常按照传统模式进行，文秘人员只需熟悉书面文件日程的处理。但在人员沟通协调上，电力企业相关业务技术知识经验储备上，缺乏灵活性管理基础。伴随当代经济的发展，各种电力相关技术的更新换代，电力企业面临各项新科技、各种新办公形式的转换。而办公室文秘人员思想易机械化，知识更新缓慢，在解决突发实际问题上不能有效的解决。

3.2 综合素质有待提升

文秘人员的综合素质不足也是当前所面临的一个重要问题。就现状来看，当前电力企业办公室文秘人员通常为半路出家，缺乏专业系统的文秘知识，无法全面满足工作需求，在工作当中无法高效完成任务；并且文秘人员自身知识更新较慢，学习与培训的机会较少，综合素质难以有效提升，工作视野与思路有待拓展；并且部分文秘人员也存在着服务意识差的现象，工作中表现为工作积极性不高、责任心不强等，导致办公室文秘工作效率大打折扣。

3.3 缺乏统筹协调

在电力企业办公室文秘工作中，由于企业的性质需要处理的事项会特别繁重。文秘工作人员经常缺乏明确的目标，正在处理稿件的同时突然领导又交代新的任务；在刚转换新任务的过程中下级部门又过来请示项目决策；在交代工作的同时领导同时又在加急催促统计表格。同时间面临各项紧急事物的处理分身乏术导致工作一团乱麻，在工作中机械式行动缺少灵活性没有统筹意识，从而导致其工作效率低下工作完成度不高。

4 电力企业办公室文秘工作水平提升对策

4.1 强化执行，提升服务意识

作为企业领导的助手，文秘人员应当强化自身的执行意识。文秘人员可在领导决策之前提出自身意见，领导决定之后的事情必须要想方设法全面完成，做领导身旁忠实的执行人。同时，企业办公室文秘人员数量有限，因而如何高效完成任务是一个重要的问题。文秘人员应当积极改善自身的工作方法。工作中应加强总结，理清办公室工作规律所在，安排自身工作时间，从而能够有条不紊地完成领导以及部门的各项工作任务；并且办公室文秘人员通常情况下由于工作繁忙，自主安排的时间较少，因而在文秘人员在日常工作中有必要积极调整好自身的工作心态，以良好的态度应对各项工作任务。此外，企业办公室的主要职责为向领导以及各部门所服务，因而对于文秘工作人员而言，树立良好的服务意识是工作开展的根本。日常工作当中，企业办公室文秘人员需要坚持自身良好的服务意识，以真诚热情的服务为基础，完成领导以及相关部门所交予的职责；不断提升自身服务意识，协调好企业各个部门单位之间的关系，确保各项工作零搁置、零积压、零失误，较好为公司领导分忧，也为科室、基层服务。

4.2 及时沟融找准重点

在办公室文秘工作中会需要与各部门人员接触，要在及时沟通上下狠功夫。文秘人员在沟通反面比较欠缺的主要原因，是自身缺乏服务意识。电力企业办公室文秘人员由于经常处理书面日常事务，在人情练达上表现欠缺且并不重视其自身有效传达沟通的责任意识，文秘人员应当在工作中从被动服务意识转为主动服务，充分发挥主观能动性主动询问领导当日准备事项，在工作关键期间主动沟通了解掌握工作信息，从被动接受安排工作到主动制定计划采取行动，有效处理工作提高办事水平。电力企业办公室文秘的工作必须确保在短时间沟通中领会各项任务的工作重点与意义，只有不断的改善被动的工作局面，在沟通中主动把握信息积极协调组织，才是提高工作水平最有效的途径。

4.3 加强学习培训积累经验

在面对如今办公环境多样化的需求，电力企业办公室文秘由于日常工作的机械化容易导致思想陈旧缺少灵活性，因此需要不管加强文秘的知识技能培训学习，在工作中实践中探索方法，积累高效工作处理问题的经验。不断夯实专业技能如：档案管理、公文写作、人事制度、电力企业相关技术等。只有通过不断的提高文秘自身素质，在熟能生巧中结合勤奋好学才能提高文秘专业水平提高电力企业办公效率。

4.4 抓好重点，注重工作细节

面对千头万绪的文秘工作，作为文秘人员，日常工作中需要注重统筹安排，切忌马马虎虎。具体来讲，文秘人员需要将需要办理的事情记于日志当中，区别轻重缓急、做好计划，理顺思路，只有这样才能够确保抓好重点，分清主次，不错办、不误办，做到事事有条理，提升工作效率。其次，企业办公室文秘工作的重点为做好信息传达，文秘人员应当做好企业文件的上传下达工作，严格处理好公文的审核以及发文等工作，特别是一些重要的文件，更要杜绝错误领会领导意图的情况发生；同时需要积极做好企业信息的报送工作。作为企业办公室工作中的一个重要部分，信息工作直接反映出企业的各项工作动态。因而文秘人员在信息报送工作中需要将问题切实弄清楚，有忧报忧、有喜报喜，为领导的决策提供真实可靠的信息。此外，对于文秘人员而言，办公室工作面较为广泛，工作当中文秘人员需特别注重一些工作细节，处理好各个细节问题，保持谨慎仔细的工作原则，一心一意工作，认真对待领导与相关部门交予自身的工作。

5 结语

综上所述，电力企业的办公室文秘工作虽然表面上繁琐普通，但因其重要的工作职能在企业中起到承上启下，衔接上级领导与基层沟通的关键环节。办公室文秘的工作水平直接影响企业的办事效率，唯有从根本上不断优化自身工作方式做好统筹协调，分清工作事项的轻重缓急井然有序的处理；在沟通上化被动为主动，积极通过对各项任务的主动了解，掌握关键信息与校心思路保证信息的准确与及时；不断加强自身学习夯实各项办公技能；积极端正自身工作态度树立爱岗敬业乐于奉献的精神，在工作中保持谦虚稳重的状态才能有效提高电力企业办公室文秘的工作水平。

[1]石晋媛.如何做好企业办公室文秘工作[J].科技创新与生产力，2014（03）：34～35.

[2]史炜炜.关于新时期企业文秘工作的若干思考[J].商场现代化，2013（9）：56～57.

[3]张洪福.新形势下做好高校办公室文秘工作的对策思考[J].当代青年：下半月，2015（4）：58～59.

C391.46

A

1004-7344（2016）28-0032-02

2016-9-2