高等院校学籍管理系统设计探析

冯月瑶

（广东工业大学教务处，广东广州510520）

高等院校学籍管理系统设计探析

冯月瑶

（广东工业大学教务处，广东广州510520）

近年来，高等院校办学规模的不断扩大，多校区分散教学成为趋势；同时，高校教育也不断向多层次、多元化的趋势发展，学籍管理工作也随之变得更加纷繁复杂。面对当前新的形势，如何有效开展高校学籍管理工作是每个教务工作者应该积极思考的关键问题。

高等院校；信息管理；学籍管理

科技的快速发展，带来了各行各业的变化，在学籍管理方面，信息化的体现也越来越明显，学籍信息管理已经发展到了以计算机为主体的管理体系，信息化已经变成了学校自动化管理的主要特点，因此成为高校现代化和科学化管理的重要标志［1］。

一、学籍管理系统的发展和存在的问题

目前高校的学籍管理主要使用的是MIS，MIS的全称为信息管理系统，它的主要功能是建立数据库和维护后台的正常运行，发展目标是对其应用程序的开发。学籍管理系统的开发，首要的是要确保信息管理系统具有能够满足需求的数据库，并且数据库要有一定的完整性，在安全方面也要达到一定标准。对应用程序的开发主要目的是使种类齐全并且要保证操作简单。对国外和国内的高校信息管理进行比较会发现，国外有专属于自己的以及具有一定规模的专门技术部门，技术部门的组成人员有较强的专业技能，能保证信息管理系统的正常运行，而国内的高校信息管理则相对发展缓慢，主要是因为国内的高校对信息化的重视比国外要晚得多。我国国内高校信息化水平低于其他国家的原因除了起步晚，还有经费的投入比重小，并且在服务的质量方面也存在问题。但是整体的发展情况稳步向上，已经由原来的传统模式进入到了现在的信息化模式，呈现了跨越式的发展。我国高校信息管理现在主要聚焦的问题是关于构建系统功能模块和改革管理模式。

我国高校信息管理系统大部分是由具备一定规模的科研单位或学校自己研发的一系列系统，主要涉及教学管理和学籍管理等方面。国内软件公司开发的学籍管理系统是面向全国大部分高等院校，功能设置上只实现了院校的基本通用需求，未能满足院校间不同管理模式下的差异需求，缺少符合各高校的个性化设计，部分操作仍处于无法前台操作，需要后台处理。功能冗余不匹配，容易产生冲突等。本文尝试从一个新的角度来对学籍管理系统进行分析，并提出对应的一些补充设计来促使学籍管理发挥最大的效应。

二、数据的收集和需求调研

学籍管理系统数据的收集和对学籍系统需求的调查，是为了更好地让学籍管理系统为学校服务，并且使研发者更能有效地把握应该如何设计使得学籍管理系统更合理。针对学籍管理中的业务情况进行系统的设计和开发，就必须掌握和了解这些业务。

对学籍管理的数据进行搜集主要用到的方法包括问卷调查、访谈、小组讨论等方式，收集数据的内容包括对学籍管理部门的情况以及学籍管理部门的业务流程内容等方面，对数据进行统计整合，制作《需求调研报告》。在这些数据的基础上制作数据模型，讨论修改后，以至最终形成定稿［3］。

在对需求调研的过程中，不同的方法会有不同的效果，收集到的数据也是不同方面的。在对信息获取的过程中一定要把握方法的使用目的和过程，用合适的方法对不同项目的数据进行搜集。尽量使搜集的数据能够代表目前学籍系统的发展状况，为研发者提供尽量全面有效的数据，保证数据来源的真实性，为学籍系统的研发作铺垫［4］。

三、面向对象研究分析与系统的组织结构设计

（一）面向对象分析

面向对象分析就是要充分考虑对象的特点，准确把握具体信息，在此基础上建立相应的需求模型。需求模型的准确建立会为开发者的分析带来准确的方向，并在分析的过程中不断地加深对用户需求的了解，准确为用户的需求服务，解决用户的问题［5］。

在建造需求模型的过程中通常会使用UML，UML是一种建模语言，主要的优点是可以较全面准确的形容建模的需求，其强大功能主要源于UML采用的建模技术的成熟性和完整性，所以UML可以运用到各个领域。对系统的设计一般包括三个步骤：第一，对用户的需求进行准确的描述；第二，在各种需求的基础上建立静态模型，进而对系统结构进行构建；第三，用准确的语言把系统叙述表达出来［6］。

综上，根据UML方式确定系统具有以下功能需求：

1.学生

学生是学籍管理系统中最重要的服务对象之一，因此情况复杂并且数据量庞大。

通过Internet浏览器进入系统可以修改密码，查看学籍信息情况，如注册情况、奖励或处分情况、学籍异动情况、每学期的成绩及个人课表，已修选分，计算绩点，累计选修学分等。通过Internet浏览器进入系统，申请缓考、免修、免听、休学等，并具备打印查询功能，经学院以及相关部门同意，提交到教务处进行审批。使用学生IC卡在自助服务机上可以打印成绩单和在校证明。学生毕业时查询毕业资格审核情况包括辅修、双专业、双学位情况，毕业后可以通过账户查询以往所有的学籍资料。

2.教师

教师也是学籍管理系统中最重要的服务对象之一，由于涉及学生的学籍信息操作，因此需要保证信息的准确和安全。通过Internet浏览器进入系统可以修改密码，查询教师个人课表信息、教学任务书、课程学生名册，并具备打印功能。通过双层密码进入成绩录入界面，预存各学生成绩并确认提交，并打印签名存档于学院。确认提交后如需要变更成绩，在系统提交成绩变更申请，经学院同意并进行相关手续，提交到教务处审批。成绩录入完毕后，可查看分数段的分布和平均成绩。

3.教务处相关负责人员

学籍管理系统是教务处相关负责人员使用的重要工具，主要用于收集学生的标志性学籍信息，并对这些数据准确进行分析。整理的过程不是某一个时间段，而是学生整个学习生涯的学籍信息，不间断对这些信息进行增加、修改、删除的管理。从导入新生的入学注册信息，产生新的教学班级信息，查询在校生的注册情况，审批和处理各类学籍异动，以及录入奖励或处分文件，并进行备案。查询学生所上的各课程信息，包括总学时、周学时、学分、名称、代码、类型等。管理成绩的录入以及变更。发放教师系统录入成绩的密码，如老师需要变更成绩，需在系统提交成绩变更申请，经学院同意并进行相关手续，提交到教务处审批，备注修改时间及理由。批量导入学生成绩，如大学英语竞赛、专业英语、四级和六级成绩等。定期对学生成绩数据进行备份，保证数据安全性。毕业资格审核，包括审核是否修够学分，学生的第二学位和辅修是否达到毕业标准。对毕业生名册的制作也要有这方面的支持，方便管理毕业证的发放以及报送省教育厅。

4.学院教务员及辅导员

学院教务员及辅导员也是通过学籍管理系统进行相关工作的，系统使他们可以更快捷了解学生和教师情况，更方便处理各种情况。对某一个教师的课表安排可以方便地查到，并且还能从中获知这个教师的教学任务情况，另外学籍管理系统还能准确查到学生所选课程的情况。查询学生奖励处罚和学籍异动，跟踪学籍异动学生的个人成绩，通过系统分析成绩，如学生班级分数排名以及各班成绩分数段等。统计全院学生信息，追踪学生新学期注册情况。

5.管理员

管理员操作于学籍管理系统的后台，保障系统的安全和运行。根据用户的不同性质，管理员授予其不同的权限，同时进行用户信息的管理。解决系统突发性问题，维护系统的稳定通畅运行，收集用户对系统的反馈意见。定期进行数据备份，保护数据的安全。导入导出数据，与其他部门进行数据交换。

（二）系统的组织结构设计

学籍的组成是多方面的，也就必然具有建立多个子系统的必要性。子系统存在的目的主要是为了能更好地对学籍进行管理，学籍管理系统包括五个子系统，如图1所示

图1 学籍管理系统功能模块图

学生信息管理子系统：主要数据是学生在注册时的信息，特别是学生高考以后的数据录入，对这些数据的录入是大批量进行的。另外因各种原因而进行学籍的调动，就对相应的学籍进行相应的修改。教务处负责相关人员录入学籍信息，学生可以随时查询自己学籍信息的情况，当出现失误时，提供教务处负责相关人员修改的功能权限，此外可以进行统计数据操作。

输入：学生学籍各方面信息，包括学生学籍上变化的信息

加工：对各项数据的导入，变动学生的班级以及培养方案

输出：学籍信息库、学籍信息变动备份数据库、学生个人学籍表。

成绩管理子系统：对学生的成绩整个过程进行综合性管理，学生对成绩具有查询的功能，教师以及教务处相关负责人员对成绩具有录入功能，仅对教务处相关负责人员开放修改的功能。此外，还能对学生的成绩进行导出、打印、统计等。

输入：成绩，学生，教师

加工：对成绩的各项处理包括对成绩录入、修改、查询、打印、导出、统计。

输出：个人成绩单，班级成绩表，成绩分析表。

课程信息管理子系统：主要对学生的课程信息进行读取，自动计算学时、学分，为教学过程做好准备。系统具有查询、打印、统计功能。

输入：课程、教师、学生班级。

加工：查询、统计。

输出：课程表，教学计划，教师任务书。

IC卡服务子系统：学生用IC卡在自助服务机进行查询打印。系统具有身份验证、查询打印、统计缴费功能。

输入：IC卡晶片资料，学生个人账号密码。

加工：包括对操作者的身份进行验证，还会提供查询、打印等的功能。

输出：收费凭证，中文和英文的在读证明和成绩单。

用户身份管理子系统：管理用户信息，对各个用户授予不同的权限。系统具有用户信息管理，权限授予功能。

输入：学号，工号。

加工：用户信息管理，权限授予。

输出：密码，权限。

四、结束语

总之，我国各高校对学籍的管理越来越先进，充分运用了信息管理的方式和科技的发展，逐渐使学籍管理趋向自动化。高校教育改革的不断深化，学生培养方案的不断创新，对学籍的管理方法和模式的需求也是在不断增加的。学籍管理的发展具有广阔的空间，也面临诸多的机遇和挑战。

［1］薛硕.基于B/S结构的高校学籍管理系统研究与探讨［J］.科技创业月刊,2011（4）:88-89.

［2］徐进.高校教务信息化现状及趋势［J］.中国新技术新产品,2008（10）:182-183.

［3］MACIASZEK Leszek A.Requirements Analysis andSystem Desgin［M］.北京:电子工业出版社,2009,9.

［4］赵振辉.学年学分制教务管理系统的研究与实现［D］.广州:广东工业大学,2005.

［5］李代平.面向对象分析与设计［M］.北京:冶金工业出版社,2005,07.

［6］BOOCH Grady,RUMBAUGH James,JACOBSON Ivar.The UnifiedModelingLanguageUser Guide［M］.北京:人民邮电出版社,2006．

（责任编辑：梁念琼liangnq123@163.com）

Analysison theDesign of Students’Enrollment Management Systemin Higher Education Sector

FENG Yue-yao
（GuangdongUniversityofTechnology,Guangzhou510520,China）

In recent years,with expansion on the scale of colleges and universities,multi-campuses operation becomes realistic.In the meantime,education of universities develops into multi-level and diversification. Educational administration management also becomes more and more complex.Facing to current new situation, how to effectively carry out students’enrollment management in higher education sector turns to be key issue for consideration for educator.

colleges and universities;information management;students’enrollment management system

G647

A

1008-018X（2015）03-0093-04

2015-01-20

冯月瑶（1985-），女，广东清远人，广东工业大学实习研究员。