基于并行工程对医疗设备采购流程的优化设计

李玉琼，林芬萍，王加主，严 潭

基于并行工程对医疗设备采购流程的优化设计

李玉琼，林芬萍，王加主，严 潭

阐述了医疗设备采购对于医院持续发展的意义，分析了现有医疗设备采购流程的现状，运用并行工程的管理思想提出了优化医疗设备采购流程的措施，从加强信息化建设和简化结算审批程序等方面进行优化设计，以期提高采购效率、实现与临床科室集成以及加强与供应商协同。

并行工程；医疗设备；采购；流程优化

0 引言

医院医疗设备不仅是开展医疗、教学、科研工作的必备条件，也是医院现代化程度的一个重要标志，是医院持续发展的重要保证[1]。随着医院医疗水平的不断提高，医疗设备的采购量逐年加大，高、精、尖医疗设备在各大医院被相继引进，使得医疗设备的购置成为医疗管理的重要内容[2]。为此，结合现有医疗设备采购流程的特征，合理借鉴其他领域先进的管理理论和技术，提出优化医疗设备采购流程的措施，成为提高医疗设备采购效益的重要突破口。近年来一直为国内外制造业所采用的并行工程原理的技术，可以为我们提供有益启示[3]。

1 医院医疗设备采购流程现状

目前，医疗设备采购总体流程大致采用的是“串行式”的工作流程，这种流程存在3点不足：（1）采购审批流程繁琐、订货周期长；（2）与临床科室缺乏沟通协调，采购的设备无法满足临床科室需求；（3）采购部门与供应商缺乏实质性接触，与供应商难以形成良好的战略合作伙伴关系，市场供应的设备、技术水平和发展动态信息滞后，影响采购决策。

从以上分析可以看出，目前采购审批环节多且信息化共享程度低。基于以上问题，医院运用并行工程（concurrent engineering，CE）管理思想对医疗设备采购流程进行了优化，不但提高了采购效率，满足了快速响应临床科室的需求，同时增强了医院的核心竞争力[4]。

2 基于CE对医疗设备采购流程优化策略

并行工程是集成并行设计产品及相关过程（包括制造过程和支持过程）的系统方法[5]，其围绕并行作业、整体协调的核心思想开展工作，具有周期短、效益高的显著优点。CE主要强调将原来分别进行的工作在时间和空间上重叠、交叉，并利用信息的相互交流实现资源共享，其计划和控制都是依据获取的信息进行[6]。CE不像串行工程一样要求每一阶段达到最优，而是要求整体优化，这对单独的设计部门而言是不可能完成的，因此需要强调多部门合作，重视设备申请、论证、采购、安装、验收及报废等各个阶段的集成与优化，并及时交流、协调各阶段的工作进度，以实现资源共享和互补[7]。

2.1 加强信息化建设

CE以缩短产品开发周期、提高产品质量、降低成本为目标，把先进的管理思想和计算机集成技术结合起来，将多种类型信息集成在一起，实现信息最大化共享。信息共享是实现CE管理的基础，医疗设备采购各节点部门的协调运作也是建立在高质量信息传递与共享基础之上的，因此有效实施CE管理离不开信息平台的支持[8]。信息平台的建设可以推动CE管理的发展，可以节省时间，提高各部门间信息交换的准确性、及时性，从而提高医疗设备采购管理的运行效率。

2.1.1 建立医院外部联系

医院的外部联系与内部联系同样重要，加强与供应商的信息交流，实现与供应商的集成，最大程度地提高采购效率。在订单制定和执行流程中，技术支持作为采购流程的重要组成部分，被纳入设计人员的职责范围[9]。当碰上技术方案探讨、澄清或出现技术问题以及方案变更等问题时，通常是采购人员作为使用科室设备负责人和供应商技术人员之间的沟通桥梁，负责传递双方的沟通以及技术方案的确定。建立医院的外部联系之后，临床科室与供应商的技术人员可以直接通过邮件进行沟通，将沟通交流的相关邮件抄送给采购人员，以便采购人员能够随时掌握沟通进度进行下一步工作。按照现在的互联网技术，可将医院的信息系统和供应商的管理信息系统通过因特网连接至电子商务平台上。在医院和供应商自己具备成熟企业资源计划（enterprise resource planning，ERP）、管理信息系统（management information system，MIS）的情况下，电子商务利用因特网技术，通过Web服务实现信息平台集成、信息连接，使系统实现信息实时共享，以期达到信息传递并行的目的[9]。

2.1.2 建立医院内部联系

针对临床科室多、与其沟通少的特点，我院依托信息技术，建立医疗设备运维管理系统，最大程度地实现设备采购全流程信息的实时查询与共享，以降低采购成本。通过医疗设备运维管理系统把医院采购流程中原本分离的采购计划、库存管理、供应商选择、合同签订、安装验收、成本管理等环节整合为一个整体，以实现关键数据能在第一时间内同时传递给使用科室，实现信息交互、数据共享最大化，节约信息传递成本。科室负责人可通过此平台实时查询本科室的设备购置预算的执行情况及相关细节，点击具体条目进入相应表单，可详细查看整个设备表单的信息及流转情况，如图1所示。如有疑问科室负责人可以在最短时间内将信息反馈给采购部门，采购部门则根据使用科室的需要及时调整工作，可避免由于缺乏使用科室的参与而导致采购的失误，有效提高使用科室的满意度，最大程度地降低退换货可能。

2.2 简化结算审批程序

CE为了争取时间，强调在信息不完备的情况下也可以开始工作。办理入库结算时，采用CE办法，可以很大程度上减少结算审批环节，缩短审批时间。按照现有采购流程，同一个项目需要多次审批，虽然器械管理委员会论证之后对于审批通过的设备都确定了一个批复号，但是该批复号基本只用于核对预算事宜。医院可在年初批复预算时，同时在项目运作环节（如进口申请表、采购计划表、委托代理协议等）依据批复号即可用印，在医院确标或签订合同等关键环节签字审批[10]。如此可大大缩短等待时间，防止采购审批执行环节的重复审核和层层审批，同时可避免领导出差无法签字的情况出现。优化后的部分采购流程图——采购订单制定执行流程图如图2所示。

图1 预算查询

图2 采购订单制定执行流程图

3 医疗设备采购流程优化后的效果

3.1 采购效率提高

医疗设备采购流程优化前，采购审批环节多、周期长、跨部门现象严重，从最开始的采购申报到最后的入库结算，花费了大量的时间用于传递文件和签字审批，最终影响了采购计划的贯彻和执行。医疗设备采购流程优化后，简化了各环节的手续，加强了部门间的交流沟通，打破了原有采购部门与院领导之间分割和串行情形，使信息采集工作更加快速、有效。

3.2 实现与临床科室的集成

医疗设备采购流程优化前，临床科室如要了解采购的执行情况均需向采购部门相关人员询问，在串行式的设备采购流程中，不仅临床科室了解信息困难，而且增加了设备采购部门的附加工作量，影响了工作效率。医疗设备采购流程优化后，临床科室可以通过医疗设备运维管理系统平台实时共享科室购置设备的相关信息，包括供应商信息、合同进度、安装验收情况等具体信息，实现信息交互。

3.3 加强与供应商的协同

医疗设备采购流程优化前，在订单前的技术澄清工作时，供应商提交的技术方案与原始需求信息存在偏差时，采购部将信息反馈给设备使用科室，科室将复核意见传递给采购部，采购部再将最终意见反馈给供应商，如此反复执行串行流程，采购部经常忙于信息跟踪及反馈，效率低下。医疗设备采购流程优化后，使用科室设备负责人与供应商技术人员之间通过直接沟通平台共享信息，技术交流时间大大缩短，与供应商之间的协同合作随之加强，信息传递的准时性以及同步性得以实现，采购效率进一步得到提高。

4 结语

CE是一种行之有效的、先进的企业管理思想。基于CE对医疗设备采购流程进行优化，加强了部门内部和部门间的协调联动，紧密联系了供应商的业务运营，实现并行作业和资源共享，从而缩短采购周期，降低采购成本，提高采购效率，快速响应临床使用科室需求，提高医院采购管理水平。

[1] 赵洋洋.医疗设备采购流程的规范化管理[J].中国医疗设备，2011，26（12）：73-75.

[2] 曹阳.医疗装备、耗材招标的优势和存在问题探讨[J].医疗卫生装备，2014，35（1）：142，148.

[3] 陆龙，嵇芸，吴布生.并行工程在医疗质量过程控制中应用的探讨[J].中国医院管理，1999，19（7）：23-25.

[4] 栾琳.医院设备器材采购管理规范化的作用[J].中国医药科学，2012，2（18）：185-193.

[5] 李凤林，董江山.基于并行工程的企业信息流模式分析[J].情报杂志，2002，21（11）：2-6.

[6] 陈守科，韦灼彬.基于并行工程的建设项目管理模式研究[J].建筑管理现代化，2004（1）：2-5.

[7] 周彩霞，朱正萱.基于并行工程思想的企业组织模式重构[J].广东经济管理学院学报，2004，19（3）：69-72.

[8] 郑沁春.浅谈三甲医院医疗器械供应链管理[J].中国医院管理，2011，31（11）：72-73.

[9] 李燕.海默公司采购流程再造设计[D].兰州：兰州大学，2010.

[10]郑沁春.医疗设备采购流程优化[J].中国医疗器械信息，2011，17（5）：3-5.

（收稿：2014-03-04 修回：2014-06-16）

Optimization of medical equipment procurement process based on concurrent engineering

LI Yu-qiong,LIN Fen-ping,WANG Jia-zhu,YAN Tan
（Department of Medical Engineering,the 175th Hospital of the PLA,Zhangzhou 363000,Fujian Province,China）

The significance of medical equipment procurement is described for the sustainable development of hospital, and the present situation of medical equipment procurement is analyzed.Some optimization measures are put forward for medical equipment procurement process based on concurrent engineering,and the optimization is discussed from the aspects of informatization,simplified settlement approval procedure and etc,so that the procurement efficiency,the integration with clinical department and the coordination with the suppliers are promoted greatly.[Chinese Medical E-quipment Journal，2015，36（4）：111-113]

concurrent engineering;medical equipment;procurement;process optimization

R318；R197.39

A

1003-8868（2015）04-0111-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.04.111

南京军区计划课题项目（10MB018）；南京军区重点课题（08Z021）；解放军175医院青年苗圃课题（12Y011）

李玉琼（1988—），女，助理工程师，主要从事医疗设备配件及档案方面的研究工作，E-mail：15860817276@139.com。

363000福建漳州，解放军175医院医学工程科（李玉琼，林芬萍，王加主，严 潭）

严 潭，E-mail：tan-yan@139.com