浅谈中职学校检查档案材料归档工作

文/福建省泉州华侨职业中专学校　陈旋燕

浅谈中职学校检查档案材料归档工作

文/福建省泉州华侨职业中专学校陈旋燕

【摘要】本着“以评促改、以评促建、以评促发展”的指导原则，中职学校每年需开展各类检查评估的迎检工作，检查档案材料也大量形成。本文从中职学校检查档案材料的种类和重要性、中职学校检查材料的特殊性、做好检查档案材料与档案管理工作有机结合并促进档案管理规范化建设三个方面进行论述了如何做好中职学校检查档案材料的归档工作。

【关键词】中职学校；检查档案材料；档案归档

我校是泉州市唯一的市直属公办、“国家级重点”中等职业学校，随着中职学校不断发展，以我校为例，学校的各类指标检查评比评估活动越来越多，因此经常要开展有关迎检工作，整理大量检查档案，迎接上级机关的检查验收，检查档案材料也由此形成。

一、学校检查档案材料种类和重要性

检查档案材料是根据检查评比评估指标体系的要求进行收集整理，并按类目汇编形成，以供检查评比评估小组审阅的材料。时下，各类检查评比评估繁多，种类多样，又与各部门各科室紧密联系着。主要有以下几种。

1.检查类：期初工作检查；安全生产检查；党风廉政工作检查；规范教育收费治理教育乱收费专项检查工作；创建全国文明城市检查；学生资助工作专项检查等。

2.评比类：德育工作先进校评比；先进教工之家评比；文明学校评比；平安先进校评比；城市卫生管理先进单位庭院等。

3.评估类：教学质量评估；专业设置认定评估；每年度上级单位对学校下达的工作责任目标、党建目标；校园文化建设评估；重点中等职业学校申报评估；国家二类城市语言文字工作达标评估等。

检查评估工作是上级主管部门对学校办学情况，各项政策制度落实情况等方面进行调研的重要渠道，而检查档案材料是各类教学检查评比评估工作的重要依据，它展现了学校办学水平和教育质量，体现了学校对各项政策制度的落实情况，方便了检查评估小组进行研究分析。同时通过检查评估，校领导发现并认真剖析存在的问题和薄弱环节，及时整改，不断完善制度及相关工作。

二、中职学校检查材料的特殊性

（一）检查档案材料是一种临时性档案材料。在检查评比评估档案的收集过程中，由于平时不重视对原始文件材料的收集与保存，有些工作没有留存文件材料，开展活动没有留下过程性材料，不能满足检查评估指标要求。为了应对上级检查，为了能通过评估，学校不得不花大量的人力、物力、财力进行临时补充、加工、拼凑，也就产生了很多补充材料以及临时的新建材料等，用于支撑检查内容。同时，也使得检查档案材料的真实性和原始性受到影响。所以检查档案材料可以说是一种临时性材料。

（二）检查档案材料是一种特殊档案材料。检查档案材料是按照检查评估指标进行收集整理的，由于要求不同、分类不同，与档案整理标准存在差异。根据《归档文件整理规则实施细则》，归档文件应采用“保管期限一年度一组织机构”或“保管期限一年度一问题”等复式分类法进行分类，所以检查档案材料不是真正意义上的档案。因此，检查材料档案需要按照档案整理规则进行重新分类整理才能转化为真正意义上的档案。

（三）检查档案材料是一种针对性较强的档案材料。检查材料是根据具体检查工作评估检查体系要求进行材料的收集整理和汇编形成的，内容上具有针对性且专业性强。如平安先进校评估，就需要收集近三年有关安全类一系列活动文件材料；教工之家评选，就需要有关工会活动和工作方面的文件材料。

三、完善检查档案材料归档工作，实现档案管理规范化，提高信息服务质量

（一）强化教职工档案意识，注重过程性材料的收集。利用迎检迎评这契机，各部门应该发现日常工作中存在的问题并及时改正，提高档案意识。检查档案材料是一个积累收集的过程，学校的各个职能部门、各个科室要主动地将相关的资料进行归档，将具有重要信息价值、保存价值的资料主动收集、整理。在日常工作活动中要有意识地关注检查评估指标所需要的材料，注重过程性活动材料的收集。检查评估结束后，要及时移交到档案室进行保存，以便下次检查或者复查时再利用。

（二）利用检查评估契机，做好基础档案与检查评估档案的互补。在检查评估中，根据检查评估指标的要求需要学校提供的检查材材料范围广、数量多、种类繁多。如有活动开展的文件材料、宣传报道图片、活动照片、演讲稿件以及一些声像档案等等，同时，为了顺利通过检查评估，检查档案材料中往往会有新建材料和补充材料。而这些在原先基础档案中是没有的，而恰巧这些档案材料往往都是重要的有价值的文件，是需要保存和归档的。因此，档案人员应把这些有保存价值的材料及时收集补充到基础档案中，确保基础档案更加全面、丰富、完整，便于下一次检查评估的准备工作的再次利用。

（三）为了保障档案安全，应实行档案材料备份制。由于检查评估时间不定性，创建检查档案材料时间跨度大，且迎检工作没结束，很多文件原件需要备查无法归档，与文件的收集时间和归档时间存在冲突，对文件归档工作造成一定的影响。而档案原件在利用流转过程中，容易造成损坏和丢失，不利于安全保管。为了保证有价值的原件及时归档及安全，应将原件进行复印备份，把复印件放在检查材料中用于备查，原件移交档案室及时归档。

（四）完善档案管理机制，促进检查档案材料的规范化管理。

各项检查评估工作与学校在本系统中的地位和学校的未来发展息息相关。学校领导应该高度重视档案工作，借助检查评估工作，将档案工作归入到日常工作中，不断健全和完善档案管理机制。各科室部门应强化档案责任意识，配备兼职档案人员，明确本科室归档范围，定期向综合档案室移交档案。综合档案室也应该主动参与到检查评估当中，对检查档案材料情况进行跟踪指导，对存在的不足之处及时纠正，确保重要的及有价值的档案材料及时备份及时归档。

参考文献：

[1]郭志敏.创建档案对文件归档的冲突和应对措施[J].档案管理2014(03).

[2]谭妮.关于高校教学评估档案管理的几点思考[J].中国科教创新导刊，2009(1).