浅谈道路旅客运输企业文书档案的运用

文/海南海汽运输集团股份有限公司三亚分公司 陈儒勇



浅谈道路旅客运输企业文书档案的运用

文/海南海汽运输集团股份有限公司三亚分公司 陈儒勇

【摘要】企业行政事务领域的文书档案工作，在维护企业正常生产中的运用，因企业的发展情况和企业领导人的重视等各种因素的影响而存在差别。尤其是在道路旅客运输企业中，企业文书档案运用在一定程度上依然处在比较滞后的状态。

【关键词】文书档案；道路旅客运输；运用

对普通企业而言，由于企业的生命力长短不一，使得企业行政事务领域的文书档案工作，在维护企业正常生产中的运用，因企业的发展情况和企业领导人的重视等各种因素的影响而存在差别。尤其是在道路旅客运输企业中，企业文书档案运用在一定程度上依然处在比较滞后的状态。这也许跟道路旅客运输行业依赖驾驶员的驾驶技术，以汽车为主要原始运输工具进行输送旅客为主业，沟通省市、区际，不必拥有高尖端的科技含量等特点有关。如何在企业内部OA办公软件平台运用日趋成熟的信息化背景下，提高道路旅客运输行业文书档案的企业信息化水平，是当前道路运输企业亟待解决的问题之一。下面笔者就道路旅客运输企业文书档案的运用谈几点认识。

一、文书档案在道路旅客运输企业中运用的法律依据

目前，针对企业文书档案归档工作运用广泛的部门档案规章是2012年12月17日公布，2013年2月1日起实施的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局10号令）。该规定具体适用在道路旅客运输企业，作为企业文件收集、整理、归档工作的重要依据。企业的文书档案管理人有必要认真学习领会这个规定，并且运用好规定，准确掌握其中的文件归档范围、年限，使之在集中要求归档的时间段内完成对各种文件材料的归档工作。

二、文书档案在道路旅客运输企业中运用的现实意义

各市县档案局（馆）、部门专业档案馆和省直各单位一般作为省一级档案局要求做好档案工作的单位，非以上单位不作为档案工作的执行和落实范围。某些较大的道路旅客运输企业，在进行企业股份制改革前后，集团总部的文书档案需移交省档案馆，而对企业下设的分公司、子公司是不作要求的。然而，这些分公司、子公司在企业生产经营和管理活动中形成的各种有保存价值的文件，应如何处置？不能移交档案馆，造成企业各年份留存下来的文书档案越积越多，是把它们丢弃还是保存？有没有运用的价值？笔者认为：其一，这些文书档案反映本企业的研发、生产服务、经营管理等各项活动和基本历史面貌，依然对本企业各种活动的历史研究具有利用价值，需要保存。其二，在企业活动中形成许多对维护企业、职工权益具有凭证价值的文件材料，需要保存。其三，本企业在设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产过程中形成的文件材料和企业资产、投资、凭证、产权登记、融资文件材料，更需要保存。其四、各种请示、批复、审计、公正、裁定、合同协议等需要保存。

上述可知，企业文书档案不管是省直单位，还是非省直单位，如集团总部下设分公司或子公司，其作用都非常重要。道路旅客运输企业一般都有几十年的发展历史，更需要加以管理和利用，不能轻视，更不能摈弃。

三、文书档案在道路旅客运输企业中的运用现状

随着自动化、智能化被广泛运用在社会生产、生活的各个方面，使得一种自动化、智能化产物的文件形式出现，即电子文件。这种变化，将让电子文件逐步取代纸质文件。其产生，有它必然性、优越性和先进性。如某省档案局2013年3月就下发通知推广使用“电子公文归档管理系统”，采取了分阶段推进的方式实现对电子公文的搜集、归档、管理和利用。这是时代进步的要求，对文书档案归档工作提出更高的要求。为了更好地与时代同步，道路旅客运输企业的文书档案工作，要在使用原有OA办公软件平台的基础上，研发或升级符合道路旅客运输企业文书档案管理特点的OA办公平台，将文件处理和档案管理结合在一起，使日常工作取得较好的效果。道路旅客运输企业文书档案工作中存在的问题，主要表现在：其一，设定岗位上。道路旅客运输企业的文书档案工作，主要交由企业中设立的档案岗位人员落实，往往一人担任。甚至有些集团公司下属的分公司或设立的子公司没有专职的档案管理员，通常是由企业中其他岗位的人员兼职，从而使得档案管理人员存在不稳定性。同时，档案管理人员的自身素质也存在高低之别。出现兼职现象和无证上岗现象，使档案管理工作不适应企业长期管理工作需要。其二，采用方法上。道路旅客运输企业的文书档案工作，主要采用纸质文件材料。这种传统的归档方式，将与归入归档范围的无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件归档方式共同存在。道路旅客运输企业行政工作中，较多的是运用OA办公软件平台相互传输文件和寻呼。因现有企业管理层知识结构的不同，对操作OA办公软件平台的水平各有不同，造成平台互传文件和寻呼掌握在熟练操作的人员手上。同时档案管理人员为使文件得到落实并保存，不出现管理部门或工作人员之间相互推诿和扯皮现象，不得不将电子文件打印成纸质以方便领导批字、传阅，甚至再复印分发各部门，大大降低办公效率。其三，内部位阶上。一些道路旅客运输企业的文书档案存在集团总部，充分运用现代科技手段如先进的电子公文归档管理系统或档案局

研发的档案系统，确保与上级接轨或同步，而对其下属的分公司或设立的子公司并无过高的要求，对这些下属单位的文书档案只要符合一定的归档要求即可，不能充分运用这些科技创新手段。其四，保存环境上。道路旅客运输企业中，大多数集团下属的分公司或设立的子公司都没有独立、专用的档案库房，档案柜直接放置办公室，不具备防盗、防火、防尘、防有害生物的必要设备，目前现有的文书档案保存环境与档案工作要求的硬件条件差距太大。其五，领导重视上。很多企业领导人认为档案工作主要是应付上级检查，使得文书档案工作只是那些管理档案人员的事情。同时，认为企业文书档案对提高企业经济效益起不到什么作用，也是领导采取这种态度的原因之一。如某些企业办公室存放着从1995年至今20年的文书档案上万件，这些年来极少有职工前来查询、使用，只是企业领导人需要查找其任职情况时查找一下，投入大量人力物力，但是利用率太低。

四、增强道路旅客运输企业文书档案运用的几点建议

（一）企业内部沟通上下一体。道路旅客运输企业内部上至集团总部，下至分公司、子公司均充分依靠互联网技术，在关键部位建立和运用内外网，连接各部位办公平台，形成信息良好的交流和沟通体系，从而使公司内部上下一体，企业内部人员均能进入这个平台中了解、查询已归档的文书档案，使文书档案在平台中较好地运用起来。

（二）提高档案人员的业务素质。档案管理人员要继续学习档案专业知识，积极参加当地或省档案局组织的各种档案业务培训，更新原有的知识储备。通过学习，拓宽视野，了解文书档案工作领域的现状和发展动态，掌握处理电子文件、电子档案的技术并具备这样的能力，更好地服务企业。

（三）提高运用计算机的管理水平。档案管理人员要积极参加全国计算机等级考试，提高计算机的运用水平。根据科技的发展可以预计，未来文书档案的操作将使用计算机来完成，除了提升档案管理人员对计算机的操作水平，也应当同步提升企业领导层运用计算机的能力，这样才能打造一个适应现代社会信息万变的企业管理队伍。而单靠一个企业档案管理人员一人之力做好所在企业的文书档案工作，这种工作方式是不足取的。

（四）探索符合道路旅客运输企业特点的文书档案管理和利用方式，并将电子档案与纸质档案有机结合。在国家档案局10号令中，针对电子文件的归档要求只有一个条款即第13条提及，可见纸质档案在目前企业文书档案中的重要地位。但是电子文件不应当仅限于归入归档范围的无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件。笔者认为，在文书档案的归档工作中应当充分体现纸质文件利用电子技术实现文件归档工作，实现节省工作量、高效存储、方便查询、提高工作效率等积极性。只有扬电子档案和文书档案的长，避电子档案和文书档案的短，立足道路旅客运输企业特点，并将两者有机结合，将档案工作做好。

综上，道路旅客运输企业在当今的运输行业发展中，出现了自身拥有汽车与航空企业的飞机和铁路部门的高铁三种旅客运输工具相互竞争又并存的局面，有很多运输企业通过股改上市走资本运营之路，将国有资本推向市场，确保国有资产的保值增值。运输行业的长足发展，促使道路旅客运输企业必须提高内部管理，企业文书档案工作也需要进一步发展。道路旅客运输企业的继续存在和在发展过程中对文书档案工作的重视，积极做好文书档案工作，就是对自身走过的光辉历程和未来发展进行决策的重视，并将指引运输企业走上健康、可持续发展之路。

参考文献：

[1]范巧燕.企业档案管理.经济管理出版社，2008年3月出版.

[2]王丽华.关于对企业档案数字化建设的一点认识[J].今日科苑2010（8）.