当前企业兼职档案员队伍中存在的问题及解决对策

文/陕西中烟工业有限责任公司宝鸡卷烟厂 王新华

档案工作是企业的一项基础性工作，兼职档案员作为企业档案管理网络的主要组成部分，负责部门内部档案资料的日常收集和保管工作。目前一些企业中兼职档案员工作问题突出，严重制约档案工作的持续开展，主要表现在：企业缺少投入、个人能力差异和监管措施乏力。

一、当前企业兼职档案员队伍现状

（一）在认识上，对档案工作缺乏足够的重视。一些兼职档案员档案知识匮乏、档案整理技能生疏、缺乏工作兴趣，在部门内档案工作开展时间短、工作少、人员参与率低，全员档案意识不强，档案资料滞留个人手中，遇到部门职能调整或人员岗位变更，容易造成档案资料散失。

（二）在宣传上，企业投入低、宣传少、实效差。企业是以生产经营为主体，很多企业档案宣传组织乏力、形式单一、宣传面窄、频次较少，业务人员对档案工作缺乏深刻认识，难以建立本职工作和档案工作之间的联系，档案交流和档案移交与兼职档案员缺乏共鸣。

（三）在人员素质上，个体差别较大。兼职档案员一般由部门负责人指定，对兼职档案员的入职条件要求较为宽松，因此兼职档案员在意识、技能、协作和学习等方面个体差别较大，一些人并不具备完全承担档案工作的能力。

（四）在培训上，兼职档案员缺乏指导性和针对性。当前档案知识的更替更为频繁，但一些企业对专兼职档案员的学习培训缺乏有效计划和组织，档案培训缺乏持续性、连贯性和渐进性，兼职档案员将主要精力放在本职工作上，忽视提升档案的综合知识和技能。

（五）在团结协作上，人员之间工作相对独立。档案工作相关人员缺乏密切联系，专职档案员、兼职档案员和部门业务人员信息渠道不畅通、传递不及时。而档案无论是从文件到档案的进程上，或是从部门业务人员形成到向档案部门移交，是一个不间断的传递过程，任何环节出现问题，都会影响归档档案资料的完整性和系统性。

针对以上问题，要从企业和个人两方面入手，从营造宏观环境和提升个人能力两方面创造出档案气氛浓厚、各司其职、各当其责、协同配合的档案工作条件。

二、加强兼职档案员队伍建设的对策

（一）提高全员档案意识是前提。专兼职档案员要深入挖掘档案信息资源，对能够反映企业历史进程，视觉感强烈的内容进行档案展览，特别是要挖掘同职工个人密切相关的典型事例，通过宣传广播、LED屏、条幅、国际档案日宣传等形式多频率、宽领域、受众多地进行宣传，同时举办档案专题辅导、培训班、答题等多种形式，宣传档案工作的历史、地位和作用。

（二）明确人员岗位职责，加强团结协作能力。对部门业务人员而言，作为文件形成的主体，要实现文件到档案的平稳过渡，首先要在归档时积极配合，做到资料齐全完整，保持材料的继承性和一致性。二要根据部门职能的变化或具体业务的变化，及时向专职档案员反馈归档条目信息。兼职档案员要注重日常的勤于收集和积累，有效分解工作量。对专职档案员而言，要加强对兼职档案员和业务人员的业务指导，主动解决他们在工作中遇到的疑惑和难题。要增强接触业务人员的频率，主动了解他们的工作内容，提升档案工作的主动性和参与性。

（三）加强对兼职档案员培训和交流、指导。通过举办档案培训班，聘请专家讲解有关档案知识，让兼职档案员掌握归档要求、归档范围、规定方法和整理流程。积极创造条件为兼职档案员提供互相交流学习的平台，定期组织召开兼职档案员经验交流会，邀请工作出色的部门介绍先进经验和做法，组织兼职档案员到先进单位档案馆（室）参观学习。

（四）完善监管措施，凸显监管效果。一是建立专职档案员、兼职档案员和部门具体经办人员层层衔接的沟通机制。在档案收集移交过程中，要积极探索建立专职档案员、兼职档案员、各部门业务人员传递及时、表意准确、沟通流畅、反馈有效的档案信息沟通交流机制，形成以制度规范行为，以行为提高效率、以效率展现态度、以态度成就自我的良好自觉行为风尚。二是发挥部门负责人的监管职能。部门负责人要将档案工作列入部门工作计划，将档案职能列入相关人员的岗位职责，在项目结束或工作阶段节点，及时督促各相关人员向兼职档案员移交文件资料，禁止私自留存档案。三是加大考核力度和范围。档案部门每年对档案收集情况进行总结检查，对发现的问题建立追溯机制，确定责任部门和责任人，要求提出整改方案及时督促改进，避免今后类似事件的发生。对档案工作有亮点、有贡献的部门和个人，要予以积极鼓励和推广。

[1] 付文伟，刘丽. 稳定兼职档案员队伍及发挥其作用的对策.黑龙江档案，2008（3）.

[2] 李晓娟. 浅析企业兼职档案员队伍建设.兰台世界，2013（z4）.

[3] 李建忠. 发挥档案网络兼职档案员作用的研究.城市建设理论研究，2013（7）.