关于民政系统档案信息化建设的探讨

文／菏泽市福利彩票销售管理中心 郭士杰

一、民政系统档案信息化建设的重要性

民政系统的档案管理是民政工作的重要依据，它对于维护民权、保障民生、发扬民权等方面都有着重要的意义。而且民政系统的正常运转更是离不开档案管理的支持，可以说民政系统档案管理工作在民政工作中占有举足轻重的位置。由此也可以看出民政档案管理工作的重要性。

随着科学的进步与社会的发展，民政系统对档案管理又有了新的要求。在该情况下，传统的档案管理模式很难满足现代化民政工作的需要，民政系统档案信息化建设被提上了日程。经研究分析，民政系统档案信息化建设的重要性主要表现在以下几个方面：

（一）民政系统档案信息化建设是现代民政建设的核心。民政系统档案是一个庞大且全面的信息资料库，它能够有效的将民政系统工作相关的各种资料信息有条理的储存起来。民政系统档案是各项民政工作的依据，要想有效的开展民政工作，我们就必须进行一系列的民政档案的整合和管理，充分发挥民政系统档案的作用。因此，国家必须加快民政系统档案信息化建设的进程，保证整个民政系统工作的长期可持续性运转和发展。

（二）民政系统档案信息化建设是民政档案集成管理的基础。民政档案的信息化管理就是将与民政工作相关的各种资料、文件以及管理中的时间、文字等各类信息都集成起来，使得各种信息资料都得到有效的汇总和整理。只有将各类信息进行集成处理，我们才能保证民政系统各个不同部门之间信息的自由流通。而民政档案的集成管理离不开信息化建设的支持。由此也可以看出，民政系统档案信息化的重要性。

（三）民政系统档案信息化建设是现代民政工作开展的基础。民政系统所包含的工作有很多，它主要是以服务人民群众为目标，全面提高人民群众的生活质量。可以说民政系统的工作内容是形式多样的，但各个形式的民政工作都离不开档案的支持。而现代化的民政工作大多是依托于计算机等工具进行的，传统的档案管理模式已经很难满足现代化民政工作的需求了。而民政系统档案信息化建设则能很好的保证档案信息的流通与整理。所以说，民政档案信息化建设是现代民政工作开展的基础。

二、当前民政系统档案信息化建设中存在的问题

随着民政系统的改进与发展，民政系统档案信息化建设可以说是势在必行的。为此，我国的民政部门也将民政系统档案信息化建设作为了民政建设的核心内容。但是，就目前而言，我国的民政档案信息化建设在进行的过程中还是存在着许多的不足。经调查研究，当前民政系统档案信息化建设中存在的问题主要有以下几点：

（一）民政系统档案管理部门缺少高素质的专业人才。专业人才的缺失是当代民政系统档案信息化建设的重要问题。人是档案工作的核心，而民政系统的档案管理与信息化建设更是离不开专业人员的支持与参与。民政系统档案管理工作人员必须具备大量的专业知识，并能有效的掌握先进的档案管理技术，只有这样我们才能有效开展民政系统的档案信息化建设。但是，就目前而言，民政系统档案信息管理部门严重缺乏高素质的技术人员，即使引进了先进的设备仪器，也很难充分的发挥设备的作用。

（二）民政系统档案信息化往往很难保留文件特性。民政档案信息化建设的进行，使得民政工作的各类档案都实现了信息化管理，这在一定的程度上，很大限度的节约了档案管理与档案查询应用的时间。可以说民政系统档案信息化建设有效的提高了民政系统的工作效率，但是将档案进行信息化处理后，往往也会带来一系列的问题。在档案信息化管理中，档案大多是以电子文件的形式存在的。电子文件相比较传统的纸质文件更易于修改和流通，但是其在修改后往往不具备特定的字迹，文件的凭证性与原始性很难得到保证。

（三）民政系统档案信息化管理缺少系统性和规范性。在民政系统档案管理工作中，要想实现其管理的信息化，就必须保证档案管理的系统性与规范性。但是，就目前看来，由于种种原因，民政系统档案文献的管理还是存在着标准不统一与管理不规范化现象。这些现象很大程度的制约了民政系统档案信息化管理的系统性与规范性。

（四）民政系统档案信息化管理缺乏一定的技术标准。目前看来，我国民政部门很多的档案文献都保存在光盘、磁盘等载体中，且它们往往会保留很长一段时间。但是，由于在民政系统档案信息化管理的技术标准以及工作程序制定时，没有顾及到计算机信息处理的发展情况与信息处理的特点等。因此，我们很难在现在的相关规定与民政系统档案管理中找到相对应的技术标准来对过去的文档进行规范。

三、完善民政系统档案信息化建设的有效措施

随着社会的发展与进步，现代档案管理已经逐渐的走向了信息化，民政部门也不例外。近些年来，我国的民政部门正在大力推进档案信息化建设，并且取得了不少的成绩。为了更好的解决民政系统档案信息化建设中的问题，保证民政系统档案信息化建设的有效性，本文提出了以下几条措施：

（一）民政档案信息化建设中必须重视档案管理工作人员的专业素质。当今社会是一个经济、知识、科学均高速发展的时期，我们要想保证现代民政工作的有效性以及民政工作的时代性，就必须提高民政相关部门管理人员的专业素质。对于民政系统档案信息化管理来说，其管理人员不仅要精通专业的民政档案管理知识与技能，还必须具备学习现代化管理技术的能力以及应用现代化科学技术手段进行档案管理的能力。因此，在民政档案信息化建设的过程中，我们不仅要加强档案管理人员的宣传学习，还要鼓励管理人员在闲暇时间进行自学，从而保证员工能及时学习更新自身的档案管理知识与技能，促进民政档案信息化建设的可持续性发展。

（二）保证民政系统档案的系统性与规范性。民政系统档案管理的系统性和规范性是民政系统档案管理工作顺利进行的保证。因此，在进行民政系统档案信息化建设的过程中，我们必须做好民政档案管理的基础工作。首先，民政档案信息化建设应该着眼与整个民政系统整体水平的提高。其次，民政档案管理的标准必须建立健全并得到彻底的实施贯彻。

（三）民政系统档案信息化管理中必须重视网络安全管理。民政档案关系到人民群众的切身利益与信息，因此，在民政档案信息化管理中，网络安全是不可忽视的。对此，在民政档案管理的过程中，我们不仅要注意机密文档的管理，还要设置一定的身份识别系统以及访问权限制等等，保证民政系统档案管理的安全性。

（四）民政系统档案信息化建设必须加强管理队伍的建设。当前民政部门中，档案管理人才流失大，管理队伍极不稳定。因此，民政部门必须加强档案管理队伍的建设。首先，民政部门要关心每一位工作人员，使其没有后顾之忧。其次，行政部门必须有计划的组织在职人员的进修学习，并加强员工之间的学习与竞争。

四、总结

综上所述，民政系统档案信息化建设是现代民政部门档案管理的必然趋势。虽然就目前而言，在我国的民政系统档案信息化建设的过程中还存在着许多的不足。但是，只要我们坚持不断的改革创新，并采取有效的措施，我国的民政系统档案信息化的建设一定会取得更好的效果。