高校数字化档案管理系统评价体系研究

文／南昌大学现代教育技术中心　徐英；南昌大学体育与教育学院　游婷　赖利旗

高校数字化档案管理系统评价体系研究

文／南昌大学现代教育技术中心徐英；南昌大学体育与教育学院游婷赖利旗

高校档案管理工作是高等学校建设发展的重要内容。档案管理水平的高低，也是衡量高校管理水平的重要指标之一。本研究旨在分析高校数字化档案管理的内涵及目前存在的主要问题的基础上，提出评价高校数字化档案管理系统的相关原则、指标和模型，试图对高校数字化档案管理系统评价体系建设提出初步的思路。

高校档案；数字化；档案管理；评价体系

一、高校数字化档案管理的内涵

《普通高等学校档案管理办法中》第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”由此可见，高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，是衡量高校管理水平高低的重要标志之一。

高校档案是学校及教师在从事教育管理和教学实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录。它的内容分为党群管理类、行政管理类、教学类、科学研究类、基本建设类、产品生产类、仪器设备类、出版物类、财会类、外事类、声像档案、人物档案及实物档案等。正是由于内容范围的广泛和扩大，改进和提高管理方法成了当今高校乃至整个档案管理所面临的亟待解决的问题。

二、目前高校数字化档案管理系统存在的问题

当前，高校数字化档案管理工作还远不能适应现代信息传播的需要，不能适应高校现代化管理和科学发展的需要。主要表现在系统建设和系统评价标准滞后、档案管理人员的信息处理能力较弱、处理档案管理工作的技术手段较低。

到目前为止，高校数字化档案管理部门大都已建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案部门各自为政，所建的数据库仍存在一些问题。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校数字化档案部门，所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。

对数字档案管理系统评价指标的研究是对档案现代化管理进行测评不可缺少的一项内容，通过定量和定性的分析，有利于把握现有数字档案管理系统中存在的问题，了解数字档案管理系统整体性能发展水平，对档案信息化建设提供一定的理论依据。

三、高校数字化档案管理系统评价指标原则

完善的高校数字化档案管理系统评价指标体系应该具有以下特征：可以测量，具有统计分析意义和可操作性；来源于用户，是用户认为重要的，具有实用性；能够为管理部门所控制，对工作改进具有实际指导意义；考虑高校数字化档案系统间的比较，便于基准检验、横向比较和学习，体现前瞻性，立足现实，高于现实，面向未来。

四、高校数字化档案管理系统评价模型

任何评价都是由评价主体根据评价模型对评价客体进行测度与衡量的过程，评价主体、评价客体和评价模型构成了评价的一种三角关系。评价主体是基于一定目的主动实施评价行为的实体，评价客体就是实施评价的对象。评价在于测度客体之于主体的满足程度，这个满足程度就是以主体对于客体的属性和功能的认识为前提的，这种认识构成了评价模型。基于高校数字档案管理内涵及数字档案系统评价的基本认识，构建基于技术、功能、效用的高校数字档案管理系统评价模型（表1）。

高校数字化档案管理系统评价体系研究是一项复杂而困难的工作，它所面临的问题涉及到档案工作的方方面面，想要将数字化档案管理系统评价体系完全阐释清楚，还需要长期的实践经验做基础，需要丰富的科学理论做指导，本文旨在抛砖引玉，为数字化档案管理系统评价体系的理论研究与实践开展能提供一些理论上和方法上的建议与启迪，为其建设和发展贡献一点微薄之力。