电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展

文/抚顺市科技馆　刘晓菲

电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展

文/抚顺市科技馆刘晓菲

【摘要】电子档案和纸质档案都属于档案管理的一部分，两者各有各的优势，它们在许多方面表现出了不同之处。本文将这两种档案进行了几方面的比较，例如在优势这一方面的比较、在缺点方面的比较等，在进行比较之后学会将两者优势互补，学会让两者共同发展。

【关键词】电子档案；纸质档案；整合；利用；共同发展

改革开放以来中国迅速的发展，档案工作也越来越多，在档案管理的过程中，纸质档案渐渐脱离了信息化这个大世界，慢慢开始有被电子档案取代的迹象。但是要客观的对待每一件事，每一个物质，任何事物都有两面性，要理性对待电子档案和纸质档案的关系。

一、两者各自存在的优势和不足

（一）电子档案的优势和不足。科学技术的迅猛发展，带动许多行业进入了新时代。在21世纪的现在，人类的社会生活发展离不开科技的发展。档案管理工作也进入了一个新时代。1995年以来，中国网络的发展让电子档案进入到人们的眼界中。

许多人见识到了电子档案带来的巨大便利。电子档案存储虽然在电脑上，但拥有很大的存储量，而且不占用实际的空间，也保护环境，在日常的档案管理过程中，将自己的档案传输给他人或接受别人传来的档案，发挥共享他人的资源的优势；电子档案可以长时间的保存信息，可以快速的查阅自己想看的信息，十分的方便也十分的快捷。但是，电子档案也存在许多不足。最大的缺点便是其存储的信息安全性得不到保证，光和暗都是一起出现的，网络的发展创造了许多黑客，这些黑客用高科技可以十分容易的得到需要保密的电子档案；其次，电子档案几乎全部依赖设备来运行，没有独立性；最后，电子档案容易被修改的缺点让其得不到法律的保证，这牵扯到大部分人自身利益问题，没有可靠性。

（二）纸质档案的优势和不足。自古开始，中国人就习惯将国家大事和重要的人物记录下来，供后世流传。也有许多家族拥有属于自己家族的族谱，这些都是最传统的纸质档案。随着时间的推移保留下来许多珍贵的史实资源供后人发掘。进入21世纪，纸质档案收到了极大地冲击，电子档案的优势将大家的目光转移。还有人预言纸质档案将退出人类历史的舞台，之后将是电子档案的世界。这些虽然只是一面之词，但是却也看出纸质档案重要性的下降。

纸质档案优势大家显而易见，和电子档案相比，直观性和简明性十分突出，另外在书写方面的简单性、阅读方面的便利性，还有对事情记录方面的稳定性等等，这些都是电子档案无法超越的优势；印章和签字，这是纸质档案独立于电子档案的优势，没有当事人签名的电子档案不具备法律效率，这是为何还有大部分人倡导纸质档案的原因之一。但是，纸质档案的缺点也是显而易见的，与电子档案想法，纸质档案在空间占用、环境保护、传递查阅方面的劣势是不能避免的。

二、两者之间的整合利用和共同发展

（一）必要性。发展是相互的，电子档案的产生发展带动了纸质档案的进一步发展。电子档案的产生突破了纸质档案的局限，创立了一体化管理档案的形式。科学化的管理档案可以减少人力物力的不必要浪费，简化了纸质档案管理；信息化的管理实现了电子档案和纸质档案之间的转化，可以更有效的保存纸质档案，另一方面是电子档案发挥更多的优势。在进行档案管理的工作时，将电子档案和纸质档案整合利用，建立双向联系，当你需要在众多且复杂的纸质档案中找寻自己需要的信心，只要在和纸质档案建立联系的电子档案库中输入关键字，便可快速找到自己需要的纸质档案。这种双向联系运用在许多工作中，例如图书馆，效率的提高是电子档案和纸质档案共同发展的最大优势。

（二）共同发展的途径。1.趋利避害的发展。电子档案和纸质档案的优势和缺点都已经明确，所以在进行档案管理的工作过程中，要形成扬长避短的心理，优势必须做到整合利用，缺点也要尽力的去除，成为档案管理的助力而不是绊脚石。对于纸质档案，保持其在日常工作中印章和签字生效具有的证据凭证保证；对于电子档案，也要继续保持其超越纸质档案方面的效率化、科学化、信息化方面的优势，将两者优势进行结合，是实现档案管理工作更上一层楼的重要保证。

电子档案的缺点往往由纸质档案的优势来补充；纸质档案的缺点也会有电子档案的优势来填补。这点便可以说明，两者的共同发展一定是前进大于倒退的。人们往往只愿意盯着一件事物去寻找他的优点，或者非得揪住一件错误不再放手，其实，有时候换个角度去思考问题，往往会有惊喜的发现在等待着大家。电子档案和纸质档案的整合利用与优势发展便是一个典型的例子，其前景是值得期待和发掘的。

2.“双套制”的原则。“双套制”，即电子档案和纸质档案同时提交保存归档。电子档案和纸质档案想要共同存在于21世纪的今天，只有接受并实施“双套制”的原则，双方才会更好的帮助档案管理工作的进行。在挑战与机遇并存的当今社会里，技术方面的挑战是人类必须克服的，将纸质档案转化为电子档案的难度系数很高，作为档案人员，必须快速掌握现代技术，做好档案管理工作。具体问题具体分析，“双套制”有自己适用范围，技术人员们必须按照具体情况来选择适合“双套制”的档案，不要造成不必要的浪费。

三、结语

电子档案和纸质档案的整合利用与共同发展，在21世纪的今天，改变着人们的档案管理工作，理论上说仿佛是十分容易的事情，但是需要投入大量的人力、物力、财力，档案人员需要做大量的工作保证这个项目稳定的运行，对人类发展具有十分重要的意义。

参考文献：

[1]路玲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].河南科技,2009(10).

[2]崔静.电子档案与纸质档案的融合探析[J].环球人文地理,2014(16).