浅谈城建档案整理工作的若干问题

文/新疆木垒县住房和城乡建设局 翟晓华

在城建快速发展的社会环境中，采取高效的档案管理措施，不断提高档案管理工作的效率是各个单位非常重视的问题。因此，需要充分认识到当前城建档案整理中存在的问题，再采取相应的整理措施，从而促使城建档案整理更加准确、更加真实，从而推动城建档案管理朝着更加科学的方向发展。

一、目前城建档案整理中存在的问题

（一）仍然采用传统的档案管理模式，工作效率低下。城建档案整理是管理城建档案工作基本原则的重要手段。然而，由于目前档案室管理人员的业务素质较低，在城建档案管理过程中仍然采用传统的管理模式。随着社会不断发展，传统的城建档案管理模式已经不适应新环境发展的需要，比如说对于计算机的应用水平还比较低，这样则严重制约着城建档案管理的工作效率；一些不规范的操作流程也严重影响着城建档案管理的质量。由于城建档案管理涉及的单位较多，城建档案工作的标准也没有统一界定，这就造成了城建档案在归档的过程中出现了质量和内容不统一的现象，正是这些现象给档案室增加了压力。

（二）城建档案管理缺乏科学和系统性，档案资料利用率低。目前，在一些城建档案资料管理过程中，大部分城建档案管理人员对城建档案资料管理的重要性认识不到位，缺乏科学和系统的管理规定，从而无法将城建档案管理职责落实到个人，严重影响了建筑工程项目档案资料、单位资料、分部资料、建筑工程文件、工程准备阶段文件等工作整理的开展。同时，当前城建档案室工作人员流动性较大，这样很容易造成城建档案资料归档不清楚，甚至出现丢失的现象，严重影响城建档案资料的利用率。

（三）档案资料管理保密性较低，影响了档案资源的共享。城建档案主要是在城市规划和建设过程中，以及相关管理工作开展过程中形成的，以归档保存文字、图表和声像等各种载体文件管理材料。在当前城建档案管理过程中，其资料管理形式不固定，这样便直接降低了城建档案管理的保密性，容易遭受侵入。同时，电子档案资料信息被人们恶意改动的可能性比纸质档案资料管理的可能性要大，从而导致电子信息化城建档案管理人员很难察觉到文书档案管理资料内容的变化现象。同时，城建档案信息在收集的过程中来源于不同的单位，这就需要城建档案管理人员分别对信息进行统计，这样在统计的过程中便会严重影响到城建档案资料的保密性。然而，如果为了确保城建档案资料信息的保密性，而不将信息共享出来，又会在一定程度上影响到城建档案信息的利用效率。

二、完善城建档案整理的策略

（一）建设城建档案数据库系统，实现城建档案管理的现代化，提高城建档案整理效率。现代电子档案与传统的纸质档案相比，传统的纸质档案管理在存储上、搜索上都较为麻烦，而城建档案的信息化管理却有着很多优点。因此，在今后的发展过程中，城建档案室要以收藏容量大，高密度，联机能力强的电子档案介质作为未来收藏的主要方式。电子档案可以说是全新的档案类型，通过计算机存储之后，并编程为计算机代码进识别。城建电子档案在网络的支持下可以随时随地的被广大用户借阅。档案网站与数字档案的建设是实现城建档案管理现代的主要体现，有利于为城市测绘和地质勘查、城市规划、城市建设、工业、民用建筑工程、市政、公用设施工程建设等提供充足的理论依据。尤其是网络信息化技术的不断深入，城建档案信息网络使用已经出现，可以利用互联网快捷地进行查询，有效突破了地域性的限制。城建信息资源要实现共享，将焦点集中在计算机硬件配置与软件配置上，让城建档案管理更加现代化。

（二）制定科学和系统性的档案管理制度，减少档案管理工作人员流动，提高档案资料利用率。目前，在城建档案的管理过程中，档案管理人员应该充分认识到城建档案管理工作的重要性，构建科学和系统的管理规定，将城建档案管理过程中的各项职责落实到个人，从而有效提高当前城建档案整理的水平。同时，还应该最大限度减少城建档案管理工作人员的流动，避免出现城建档案资料归档不清楚的现象，有效提高城建档案资料的利用率。

（三）档案收集逐渐走向电子化，利用管理系统完善个人信息，确保档案资料的保密性。传统的城建档案收集是个人或集体通过记录的方式，而未来的城建档案收集方式完全可以利用信息网络。用户通过登录相应的管理系统将城建信息完善，然后通过网络将城建信息传输到数据库系统中，数据库系统利用特定的编号方式对每一个档案进行编号，管理人员完全可以在终端计算机前面对城建档案进行管理，而这个过程不要面对面，只要准备一台机器与一个网络。同时，应该让信息系统统一处理多个单位城建档案信息，从而确保城建档案管理资料的保密性。

三、结论

在现代城市建设快速发展的背景下，对城建档案资料的需求也不断增加，传统的城建档案资料整理方式已经无法适应现代城市建设发展的需要，严重阻碍了城市建设的发展。因此，需要加强城建档案信息化建设与管理，构建科学系统的城建档案整理制度，创新城建档案整理方法，以便为城市建设发展提供更多准确的数据资料，从而推动城市建设更好的发展。

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