浅析档案工作现状及完善的建议

文/山东省胶州市档案局　徐桂梅

浅析档案工作现状及完善的建议

文/山东省胶州市档案局徐桂梅

【摘要】档案信息作为记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要载体，在经济社会发展中的作用和受重视程度得到了不断提升，这也对档案管理工作提出了更新、更高的要求。本文就当前档案工作存在的问题提出完善档案管理工作的建议。

【关键词】档案工作；问题；建议

近年来，各级档案部门在创新管理模式、实现资源共享等方面取得了实质性突破，档案管理日趋规范化，但是，目前档案管理中仍不同程度存在一些问题，如何做“活”档案管理工作，力求档案管理找准定位、实现价值、促进发展，是目前档案工作亟待破解的难题。

一、当前档案工作存在的问题

（一）硬件设施陈旧，存储需求得不到满足。随着档案库存量的急剧增加，馆室紧张、设备简陋的问题进一步凸显，已成为制约档案工作发展的突出问题，目前因库房不足、无处存放而迟迟无法开展档案接收工作的情况屡见不鲜。同时，档案馆配备的恒温恒湿设备无法正常使用，达不到国家规定的温湿度保管条件，也给重要档案资料的安全保管和依法开放利用带来了一定程度的隐患。

（二）管理意识淡薄，信息保管得不到保障。档案部门作为一个存史资政的服务部门，存在投入多、产出少、效益不明显的问题，这使得档案工作不被重视，普遍存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象，档案人员配备、制度保障等方面的问题尤为突出。在具体工作中，由于缺乏必要的制约手段，许多单位和部门不按时归档、归档材料不齐、数据录入不准确、报送不及时，直接影响了档案信息资源的完整性。

（三）信息化水平较低，服务质量得不到提升。档案信息化建设是提高档案管理效率、整合档案管理资源的重要手段。目前，由于人员缺乏、设备欠缺、经费不足等问题，档案数字化工作进展缓慢，地区间差距较大，制约了档案管理工作的高效、有序开展，影响了服务质量。

二、进一步完善档案管理工作的建议

做“活”档案管理工作要坚持以人为本，把握新形势，适应新变化，用改革的精神，积极探索规律，努力改进方法。

（一）强化保障，加大档案设施建设专项投入。要加大档案设施建设投入力度，改变传统档案馆作为档案保管基地的单一作用，按照国家一级档案馆的标准，秉承超前的规划设计理念，增加库房容量和建筑面积，建成集开放性、服务性于一体的现代化公共档案馆，有效解决各部门存放难题，避免保管设备重复建设。注重安全体系建设，实现档案整合，统一入驻“档案信息开放大厅”，统一领导、集中保管、统一对外服务，建章明责，切实提升档案安全水平。同时，将档案数字化专项经费列入财政预算，档案集中扫描，实现政府办公网络互联互通，基层镇办建立开放式档案信息查阅室，开设政府公开信息查阅点，进一步方便群众对公开信息的查询。注重人才队伍建设，适时开展档案人员上岗培训和专业技能培训，坚持“能者上、平者让、庸者下”的用人导向，打牢档案从业人员业务根基，有效激活档案队伍的干事创业活力，确保档案信息管理工作扎实有效开展。

（二）突出重点，提升档案管理服务大局水平。服务经济社会发展是档案事业发展的根本目的，要坚持从服务发展、服务民生、服务文化建设三个层面发力，着力加大监管力度，实现由档案部门参与负责各类档案基础资料的完整归档和业务监管、市级档案馆接收保管的一体化管理流程，保证档案资料不流失。

1.对重大项目。可参照胶州市的做法，按照“主动介入、科学引导、尊重选择、依法规范”的工作思路，为企业提供档案技术上的指导和培训服务，由档案部门参与协助其主管部门，负责项目各个环节档案资料的收集、保管、归档，项目竣工后，其档案资料可以由主管部门自行管理，对达不到保管要求的，可由市级档案部门代管。

2.对重大活动。指派档案部门配备专业设备、专业人员全程参与摄录存档，也可以采取部门协作的办法，责成市新闻宣传部门每年定期向市档案馆移交，防止其声像档案资料散失。

3.对城市记忆工程。可依托历史文献和实物资料，由档案部门牵头，联合相关单位以对城乡建设、风景名胜、文化古迹等进行抢救性拍摄存档、编纂村志村史等形式进行档案留存，有效发挥档案文化存贮和传播的作用。

4.对社会管理工作。将人民群众最关心、最直接、最现实、最敏感的利益问题作为建档重点，通过开展“远程零距离、服务面对面”送政策进村入企、档案服务进社区、设立档案便民服务台、现行政策文件公开等活动，充分发挥民生档案联民、为民、助民的基础服务作用，充分保障民生权益、促进经济社会发展。

（三）创新管理，加强档案资源开发利用。要深入挖掘档案信息资源的潜在价值，真正让档案“活”起来。1.加强档案信息资源开放力度。遵循“开放档案范围最大化，档案保密范围最小化”的原则，加快经济、民生、科技等档案的开放进程，在符合《档案法》及有关条例规定的前提下向社会开放。积极探索镇村档案管理新模式，采取编印馆藏、文件目录、举办展览等多种形式，搭建信息共享平台，完善档案检索体系，为档案信息的开发开放创造良好环境。例如农业技术推广过程中，可充分发挥挖掘档案资源，建立“一网三站”（“一网”即档案信息网，“三站”即网上建档用档服务站、农业科技信息传递站、文档和政府公开信息查阅咨询站），为广大人民群众共享政府已公开信息搭建起开放式平台，使档案利用工作变“被动”为“主动”，利用方式由单一变多样，信息共享水平显著提升。

2.建立档案信息利用预测制度。通过对档案信息利用进行分析预测，进一步掌握社会各行业对档案信息的需求动向和发展趋势，有针对性地收集汇总原始、客观、真实的档案，不断丰富充实馆藏档案，为最大限度满足档案开发利用打好基础。

3.加快档案资料编研工作步伐。改变传统的以文件汇编为重点的编研方式，通过深入了解用户需求，确定具有普遍性需求的编研题目，提高档案编研成果质量，提升档案信息利用价值，把馆藏档案中具有地方特色、富有利用价值的档案资料按专题集中编排起来，最大限度地满足各级领导以及广大档案利用者的信息需求。