浅谈新形势下档案管理研究——以住房资金管理为例

文/山东省莱西市住房资金管理中心　王雯

浅谈新形势下档案管理研究
——以住房资金管理为例

文/山东省莱西市住房资金管理中心王雯

【摘要】住房公积金是我国在发展社会主义市场经济过程中产生的一项住房保障政策，在住房保障方面发挥着重要作用。住房公积金档案管理工作是住房公积金业务的重要构成部分，是其他相关业务的基础，只有做好住房公积金档案管理工作才能保障住房公积金业务工作的安全与规范。本文主要介绍了住房公积金档案管理的特点、新形势下面临的问题及管理方式。

【关键词】档案管理；住房公积金；创新方法

一、住房公积金档案管理的特点

住房公积金档案管理工作是随住房公积金业务需求而形成的，并在形成、发展过程中呈现出了一定的特点。

（一）多样性和周期性特点。住房公积金业务内容多，从公积金账户的开户、销户、缴存、提取到户头的转移要涉及到多个部门和环节，其中有住房公积金管理中心、办事处，银行机构、公证处，缴存单位、缴存职工，这些环节都会涉及到档案的管理问题。每种业务又会因为具体要求不一样而作出细分，这就构成了住房公积金档案种类繁多的原因。同时，住房公积金档案管理还有这周期长的特点，这是因为住房公积金贷款从审查、协议的签订，再到发放、还款往往要经过几年到几十年的时间，在这个周期内随着业务的发展还需不断更新和补充档案材料。

（二）针对性和随时性特点。住房公积金的资金规模是相当庞大的，任何的风险损失都是不被允许的，它的缴存、使用都必须在规定的程序下接受严格的监督，在对公积金的业务进行监察、审计的时候都要根据办理时的业务凭证来判断。这些形成的公积金档案除了给公积金中心办理自身业务时提供服务，还给缴存的单位或个人提供查询、提取等服务。所以说，公积金缴存的单位或个人都是住房公积金档案的使用者。

（三）留转规范化特点。住房公积金管理档案的形成不仅是在住房公积金管理中心、办事处，其实像跟办理公积金有关的银行机构、担保公司等都是公积金档案形成的贡献者。在办理住房公积金相关的业务时，不管是单位还是个人都必须提供各种符合要求的材料，由办事处人员审查通过之后才能办理具体业务，并同时留存纸质材料。

二、住房公积金档案管理存在的问题

住房公积金档案管理事关缴纳单位和个人的切身利益，也关系到公积金管理中心业务办理的效率，但由于住房公积金档案管理的特点，在实践工作中还存在的不少的问题。

（一）档案种类繁多复杂且流动性强。住房公积金涉及到的档案类型是非常多的，有来自住房公积金管理中心的，有来自银行机构的，有来自缴存个人或单位的；而且公积金档案包含的内容也非常之多，有各种业务单据、材料、财务凭证等等。由于工作需要，这些档案也需要在不同的部门之间进行流转、调阅，除了直接对档案进行管理的部门之外，有些业务档案也分散留存在各地的公积金管理中心的办事处，频繁的流动无疑会给管理工作增加不小的难度，一不小心就容易造成档案的丢失、遗漏，给后续的档案管理工作造成隐患。另外，住房公积金的业务办理会随着不同时期政策的变更会有一些资料的追加，公积金中心档案的管理模式相对比较集中，而各地的办事机构却需要随业务需求而调用档案，这样就会导致档案管理流动性强，给管理带来一定难度。

（二）档案建立标准不完全统一。我国实行住房公积金档案管理的历史是比较短的，但是数量和类型的增速却很快，相关的法律法规条例的完善速度却跟不上。公积金档案管理的业务也是从简单逐步变得复杂，这使得档案资料积累的数量也越来越多，依靠目前的管理条例还尚不能对所有的业务类型起到规范的作用，导致管理方式混乱、标准不一。按目前来讲，我国还没有出台法律对全国的住房公积金档案的管理标准进行统一，各地都是根据当地情况和经验来开展工作，这使得相关的工作开展有点不畅通。

（三）档案资料建立不完善而存在风险。随着住房公积金档案的类型和数量越来越多，国家也越来越重视相关管理法规的出台。住房公积金档案的管理风险是相当高的，特别是贷款档案资料，其作为原始凭证，对防范住房公积金贷款带来的风险有很大的作用，在贷款年限及往后很长一段时间内都具有重要的意义。有些地方的住房公积金管理中心没有建立贷款档案管理制度、没有配置专门的档案员、贷款后没有重视管理资料的收集，最终造成档案资料的不完整，这种现象也是普遍存在的。

三、强化住房公积金档案管理的方法内容

在新时期下，针对住房公积金档案管理存在的问题，应该加强对档案管理的重视程度，采取正确有效的方法来加强对档案的管理。

（一）建立规范化的“电纸双轨制”档案。纸质档案不会因为电子数据故障而造成丢失，但容易遭外力损坏或丢失；电子档案不易丢失或损坏，但一旦出现数据故障就容易毁于一旦；建立起纸质和电子双轨制档案，可以做到调阅方便、准确、快捷，又可以保障保管的安全性。利用扫描仪和拍照技术对纸质档案进行扫描和拍照的形式保存成电子文档进行储存管理，在公积金业务办理环节如遇到需要重复提交资料情况的就不需要再重新提交了，工作人员也不需要多次审核，只需要将缴存人在开户登记环节提交的档案资料调阅出来共享就可以了，这样一来也可以减轻档案管理人员的工作量，提高办事效率。另外，在电子档案的建立过程中，要遵照一定规范标准进行操作，比如对于一笔贷款业务，应该以一笔业务档案为单位进行扫描，保持档案的独立性，并保持其内容完整、清晰。

（二）重视对两种档案的安全管理工作。档案管理要求管理人员具备保密意识和严谨意识，在每个环节上务必做到严格谨慎，防止档案信息的泄露。计算机网络技术为档案的管理、远程调阅查询带来便利的同时，也带来了安全性问题，比如在输入、传输的过程中出现误操作、电子设备故障、病毒入侵等都会带来难以预知的危害。因此，对于电子档案的管理需要采用专业的安全防范技术，杜绝潜在的隐患，以确保电子档案的安全性和完整性。住房公积金电子档案作为具有重要作用的资料，不仅要保证信息利用安全、归档有序、责任明确，而且在进行档案数据保存、迁移、检查的过程中要保证数据档案资料信息的安全。比如，通过加强硬件、软件管理，规范权限管理、加密通讯等手段保证系统的安全不受入侵攻击。对于纸质档案则要建立流转、借阅、保密等制度，规范操作流程。

（三）提高档案管理重视程度，明确责任加强监督。住房公积金档案管理工作需要领导高度重视，建立健全部门负责人的责任制度，要求档案、信息、信贷、法制、财务、办事处等部门的所有工作人员都具备安全意识、法律意识、责任意识。住房公积金档案管理人员的素质是做好档案管理工作的重要保障，所以需要培养管理人员的服务意识，培养工作人员强烈的责任心和使命感。作为住房公积金档案管理人员也要自觉深入学习法律法规，提高法律意识、保密意识、电子文件管理技术水平，不断提高自身的管理能力。通过制度的建立，各部门之间的工作人员都应该加强沟通、共同协商处理问题，对安全管理和制度履行方面进行定期的监督检查，提升档案管理质量，以确保为广大公积金缴存人提供优质、全面的服务。

四、结束语

住房公积金档案管理关系着缴存单位或个人的切身利益，关系到资金管理本身是否安全、科学，作为住房公积金档案管理部门要及时了解住房公积金的新特点，并不断研发出更加科学、高效的管理方法，这样才能切实保障住房公积金利益相关人的切身利益，从而促进我国住房公积金档案事业的健康有序发展。

参考文献：

[1]张迪.住房公积金档案管理工作存在的问题与对策[J].山东档案,2010.

[2]孙倩.论住房公积金档案管理方式[J].大庆社会科学,2014.

[3]田晖.企业改制过程中档案管理存在的问题和建议[J].黑河学刊,2006.