档案管理信息化的实践与探索

文/秦皇岛市北戴河区档案馆　付艳美

档案管理信息化的实践与探索

文/秦皇岛市北戴河区档案馆付艳美

【摘要】近几年来，电脑网络技术、数据库技术、数据存储信息技术的发展，为档案管理信息化提供了技术支持。然而，由于种种原因所限，我国在实现档案管理信息化进程中仍旧存在一系列亟待解决的问题，采取有效措施解决这些问题势在必行。

【关键词】档案管理信息化；现状；策略

档案管理信息化的核心是科学有效地建设档案信息资源，并实现资源共享。近几年来，我国信息化的快速普及为档案管理信息化事业的发展提供了良好的机遇，尤其是电脑网络技术、数据库技术、数据存储信息技术的发展，为档案管理信息化提供了技术支持。然而，由于种种原因所限，我国在实现档案管理信息化进程中仍旧存在一系列亟待解决的问题，采取有效措施解决这些问题势在必行，这对实现档案信息资源共享、推进档案资源标准化具有广泛而深远的意义。

一、我国档案管理信息化存在的问题

实现档案管理信息化的重要性不言而喻，一方面可以减轻档案管理人员的工作负担，另一方面可以实现遗漏资料的补漏增缺。但从目前来看，我国档案管理信息化进程中还存在一些问题，具体体现在以下几点：

（一）对档案管理信息化建设重视程度不足。在日常工作中，不少档案部门只是将档案管理信息化建设视为是档案存储和使用方式的改变，没有对其予以应有的高度重视。档案部门只是着眼于电子档案资料的采集、整理和保管，没有意识到建立一个全面性的档案管理信息化系统的重要性，从而导致档案管理信息化工作比较零散，不成体系。另外，还有一些部门是通过办公自动化系统来实现无纸化办公和网上办公，以此进行部分电子文档的传递与处理，虽然这样的做法能在一定程度上节约办公成本，但是尚未将档案管理信息化建设视作一个综合性系统工程来考虑。

（二）档案管理人员的综合素质有待提高。毫无疑问，实现档案管理信息化建设需要管理人员具备扎实的综合素质，不仅要有稳定的档案管理能力，同时还要掌握一定的信息技术处理能力以及计算机网络管理能力，还要对档案管理工作的整个流程有清晰的认识，只有这样，才能从容应对档案管理信息化建设进程中出现的种种突发情况。但是从现状来看，档案部门管理人员的综合素质不尽如人意，他们仅仅凭着经验工作，在一定程度上会导致档案管理信息化建设进程的无序化。

（三）信息化建设没有规定统一标准。从目前来看，档案管理信息化建设尚未形成统一的标准与规范，从而在一定程度上导致了数据格式与系统的异构。具体表现为档案管理软件在适用性、通用性等方面存在不足；计算机、扫描仪、数码相机等设备型号不尽相同，档次参差不齐，尚未构建规范统一的硬件环境；档案分类编码标准还需要进一步优化与统一。这些问题的存在直接影响到档案信息交流的范围与程度，制约着档案管理信息化建设的进程。

综上所述，我国在实现档案管理信息化方面确实还存在一些薄弱环节，解决这些问题才能保证档案管理信息化建设的速度与质量。

二、促进档案管理信息化的对策

（一）加强对档案管理信息化建设的重视程度。在新时期背景下，信息技术对社会各行各业产生的影响已经不言自明，实现档案管理信息化建设已是大势所趋。档案部门要积极顺应这种形势，加强档案管理信息化建设的进程，对其予以应有的重视，并对其加大人力、物力与财力投入，为档案管理信息化建设工作提供必要保障。

（二）加快档案管理信息化的基础设施建设。要实现档案管理信息化建设，首先要加强基础设施建设，这是基础条件和前提，是实现档案信息传输、交换与共享的重要保障。一方面，档案部门要借助网络技术，配备统一、规范的与档案管理信息化建设相协调的软硬件设备。另一方面，还要配置能满足城建档案管理软件运行要求的计算机硬件和处理文档的相关软件，以此为档案信息的传输、交换与共享提供必备条件。事实证明，离开基础设施建设，没有相应的档案管理信息系统平台，要加快档案管理信息化建设就犹如纸上谈兵，难以落于实处。

（三）优化档案管理信息化的标准体系建设。档案管理信息化的标准体系建设要贯穿于档案资料的归档、标识、描述、转化、处理、存储、查询、交换、利用与共享的全过程之中，这是实现档案管理工作现代化的必然需要。一方面，要大力借鉴国内外的成功经验，按照国家相关规定，围绕档案管理信息化建设的具体情况与要求，完善、健全档案信息化标准体系，并探索与制定行之有效的规章制度，使标准体系建设有章可循；另一方面，建立健全包括业务、基础、管理等方面技术规范与标准，使档案管理信息化工作质量要求明确、技术标准清晰，减少资源浪费，避免重复开发、利用率低等问题。

（四）加快档案管理信息化的资源体系建设。作为档案信息化的核心内容，资源体系建设是档案信息化建设的本质。档案部门要进一步完善相关的档案信息资源体系，对新生电子文件的规范化工作加强监督与管理，并加快纸质档案全文数据库、电子档案目录中心和多媒体档案数据库的建设进程。除此之外，档案部门还有必要应用多媒体技术和信息技术对各种档案信息资源进行横向和纵向整合，优化配置、有效管理，并进一步拓宽采集档案资源的渠道，丰富档案信息资源内容。

（五）完善档案信息化建设的安全管理制度。信息化系统易受黑客、病毒等因素的侵袭，所以完善安全制度非常重要。一方面，要保证电子文件保存与网络软件使用的真实性与可靠性，构建一套系统严格的安全措施。另一方面，可以采用身份认证、数据库自动备份、查阅权限、加密保护、杀毒软件等先进安全措施保障档案信息的安全性。国家相关部门也要加快档案管理信息化的法治建设，使不良分子无可乘之机。

（六）加快档案管理信息化的人才机制建设。鉴于档案管理信息化建设进程的动态性，打造一支高素质的档案管理人员队伍必不可少。为了适应档案管理信息化建设的要求，档案管理人员要具备扎实的理论知识、良好的职业素养，还要具备开拓创新意识，在信息化工作中不断摸索新的方式。档案部门要对档案管理人员加强教育培训，使他们了解相关的法律法规与制度标准，深刻把握档案管理信息化工作的各个流程，并促使他们掌握信息技术，主动维护本部门的局域网、数据库、网站和软件系统等。

[l]封晓玲．浅谈档案管理的信息化发展[J]．科技创业家，2011(07)．

[2]王维娜．如何做好档案管理的信息化[J]．城市建设理论研究(电子版)，2013(18)．

[3]桂莲，关于档案管理的电子信息化发展分析[J]．环球市场信息导报，2012(03).

[4]尹淑琴．加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J]．华章，2012(08)．

[5]任虹霞．档案管理应向信息化发展[J]．计算机光盘软件与应用，2010(03)．