如何提升档案管理工作之我见

文/河北省荣军医院　王泽蓓

如何提升档案管理工作之我见

文/河北省荣军医院王泽蓓

【摘要】档案管理工作具有涉及面较广、保密性强、服务效用大的特点，既包含了国家政治，又有大量的工程、医疗技术信息资料，具有强大的社会服务功能，当前在管理中也存在着不能小视的问题。为提升对档案工作的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的新情况、新问题，本文结合工作进行系统的分析提出个人的建议和意见。

【关键词】档案管理；现状；建议

一、档案管理现状

（一）认识观念上的偏见影响各管理系统的有效发挥。长期以来，受传统观念的影响，大家认为档案管理只为党和国家独有的产物和财富，把档案事业视为党和国家机关内部的事务，过分强调档案的保密性和档案作用的政治性，而忽略了社会性和服务性，长期发展，必然造成部分行业档案管理失缺，管理理念滞后，影响整体社会管理效能的发挥，制约了现代经济发展，给学术研究、社会保障等带来了诸多不利因素。档案作为人类社会活动的原始记录，含有丰富的知识和信息，是不可再生的宝贵资源。然而，因重视程度不够，忽视档案管理，必然使大量的宝贵的资源流失，更为严重时会影响经济发展和社会安全。

（二）传统管理手段难以适应现代信息化发展的需要。随着现代信息化的发展，网络体系的建设，电子文件“原件”的归档管理越来越多，信息量越来越大，应用手段越来越广，有人员电子档案、医疗信息系统等广泛而又复杂重要的电子档案，必须有大量的软件支持和硬件存储，这就从存储方式、载体保管、安全保密上都提出了新的更大的要求。然而，今天档案管理部门，因管理手段相对落后，管理创新不够，资金投入不到位，难以满足现代科技发展的需要，造成大量的信息资料散布在各行各业的电脑中，既不重视资料的收集整理，也不注重保管设施的配套建设，更谈不上安全保密。如：目前在国内的大医院中，随着计算机的广泛应用，信息管理系统、影像存档、放射科信息系统、实验室信息系统的利用，已成为普遍性，但因重视程度不够，造成医疗信息系统管理建设相对滞后的问题还较为严重。最终，随着工作人员的更换、设备的损坏，大量的电子文件和资料也随之丢失，既造成了不必要的浪费，又影响经济发展和科技创新。因此说，用传统落后的管理方式，很难满足现代档案管理的实际需要。

（三）管理人员整体素质低难以满足现代管理的需求。档案管理工作单调枯燥，又没有经济效益，加之这项工作要求管理人员既严格，又严谨，所以很多同志从开始就不愿学习这些专业，即使在大学学这样专业的同学，毕业后大部分也不太愿意从事这一专业，长期以来高素质档案管理人才紧缺的问题始终存在。一是被社会边缘化，难以吸纳高素质人才。据相关部门预测，中国的文书与档案人才缺口为300万左右，其中高级人才缺口约为40万左右。二是受功利思想的影响，出现职业认同感的偏移。随着现代信息化的发展，各行各业追求经济效益，与档案馆历来被视为“清水衙门”的现状形成矛盾，致使部分管理人员产生了不良的心里，有被边缘化的感觉，存在着职业发展受限、不受领导重视、没有发展前途等心里，在工作中产生了不求有功但求无过的思想，失去工作的激情，更谈不上提高自身素质、改进管理方法，最终使档案管理工作岗位成为“中转站”。

二、提升档案管理工作的建议

（一）提高认识，切实解决思想观念落后和重视程度不够的问题。档案管理工作具有专业性强、服务对象广等特点，这就要求管理人员有广博的知识和认真负责的态度，同时，各门类档案的收集整理都有自身的特点和要求，并存在其特殊性，有的要求更高，标准更严格。这就要求在档案管理中，必须树立科学的管理理念。一是要规范运行管理。加强行业标准建设，规范管理制度，加大人才培训和储备，要有良好的发展战略规划，在人员的选配上应趋向专业化，在职数配备上应法制化，确保档案管理的相对稳定。通过系统的规范，实现有明确的管理机构和组织、有一批高素质人才队伍、有稳定的人才培训机构、有完整配套的管理流程和制度、有正常的管理经费来源。二是要明确地位作用。重视程度的高低，直接关系工作的水平高低，也影响着管理效果。档案管理是有效服务社会的一笔重要财富，更是推进经济发展的动力。因此，管理好今天的档案，实际上是管理好明天的历史资料，只有不断总结历史才会开拓未来。这就要求档案管理人员一方面要有历史荣誉感和责任感，在工作中要主动向有关领导汇报请示，争取对档案工作的支持，为档案工作的开展提供必要的人、财、物保障；另一方面，要加强与各业务部门的联系，加强培训工作，引导全体工作人员提高档案意识，培养自觉遵守档案法律法规的习惯，指导档案联络员配合完成必要的辅助性管理工作。

（二）更新手段，加快现代管理设备应用和管理人员素质的提升。随着科学技术的发展，各门类档案载体的大量增加，业务档案信息资源的需求也在急剧增长。在现有条件下，要满足业务发展对档案工作日益增长的需求只有靠不断创新。一是加快现代信息化技术应用。要积极研究探索现代业务发展的新趋势和档案工作的新技术，以解决档案工作出现的新情况、新问题、新困难。例如，在室藏档案与日俱增而尚不具备办公自动化的条件下，通过局域网共享的方式，实现了计算机阅文和查档，大大提高了调阅效率，减少了文档人员的工作量。二是提高档案管理效率。要实现快速、大量完成档案信息管理，就必须突破年末或次年集中归档的传统做法，主动融入机关日常办公管理，实现化整为零，实时归档，从接收文件开始，全程信息化跟踪办理。三是提高档案工作者科学技术水平。特别是要切实提高管理人员计算机网络保密知识的学习和应用。同时，要积极构建本部门管理信息系统主体，及其与外界关联行为约束机制。凡涉密网络一定要与互联网实行物理隔离，并定期进行网上信息检查，确保涉密信息不上网、电子档案管理无漏洞。

（三）广泛宣传，切实提高各行业对档案管理重要性必要性教育。要切实提高大家对档案管理的重视程度和关注度，关键要靠广泛的宣传作用，只有通过大力宣传档案管理的重要性，才能实现群众的全面参与和引起领导的足够重视。一是要在各行业各业务部门加强档案管理制度的宣传，让每名工作人员知道档案管理的重要性和必要性，筑牢档案材料安全保密的管理理念，养成档案材料及时归档的良好习惯，才能实现档案管理的连续性和时效性，确保档案材料不丢失、不损坏，规范有序归档。二是要筑牢为历史担当的责任。通过大力宣传和教育，使专业管理人员和机关业务人员明白档案管理的重要历史意义，懂得档案材料是推进社会发展的基础性资源的道理，不断增强管理意识和认识高度，实现有效利用资源，推进经济发展，服务保障社会的功能。三是加快档案规范化管理建设。通过全社会的大力宣传，使各级各行业对档案管理重视起来，在资源上给予支持，在人力上给予投入，在经费上给予保障，尽快整合资源，确保管理规模扩大、管理系统健全、管理机制完善，形成归档、管理、使用、转密完整的制度体系。