浅谈医疗机构人力资源档案信息化管理

文/济南市卫生人才交流服务中心　姚远

浅谈医疗机构人力资源档案信息化管理

文/济南市卫生人才交流服务中心姚远

【摘要】人力资源管理是企业发展的重要管理内容，档案管理作为人力资源管理中的基础，在科技的发展与带动下积极构建信息化管理成为新时期的发展要求。近年来，我国医疗水平不断提高，医疗机构不断增多，合理安排职工岗位、招聘选拔、绩效考核、日常培训，保证医疗机构的和谐发展离不开人力资源管理，其中建立起高效的档案信息化管理系统逐渐成了提高档案管理工作水平的主要组成内容。本文着重分析了医疗机构人力资源档案信息化管理的内容，为人力资源部门提供决策依据。

【关键词】医疗机构；人力资源；档案信息化；管理

一、医疗机构人力资源档案信息化管理的基本概述

在科技的发展下，我国医疗机构实施人力资源档案信息化管理以计算机技术与网络技术为发展载体，从整体角度出发，人力资源档案信息化管理与传统管理方式有着明显的区别与管理优势。其一，职工基本信息更新更加方便，现如今我国诸多医疗机构所采取的考评方式为绩效考核，但是在整个发展过程中职工的各项考核指标会发生变动，如果仍旧采取传统档案管理方式，那么则会增加人力资源部门的工作量，降低工作效率。但是利用档案信息化管理系统不仅实现快速更新档案资料，修改档案内容，存储档案，并且能够保证医疗机构档案的准确性。其二，我国医疗机构之中人力资源档案是医疗行业的重要保障与凭证，也是医疗工作人员进行职称考核与申请提拔的主要参考标准，因此，人力资源档案管理起到了至关重要的作用，利用档案信息化系统可以在搜索个人信息时更加方便快捷，并且能够制定员工计划、实施绩效管理、提拔人才、考核人才提供材料证明。因此，医疗机构人力资源档案信息化管理方式能够提高工作效率，减少工作量，节约档案查阅时间，保证人力资源档案的全面性与准确性。

二、医疗机构人力资源档案信息化管理的主要内容

（一）进一步规范医疗机构人力资源档案目录数据库系统。从我国医疗机构发展历程分析，人力资源档案目录数据库系统是一项非常基础的工作，其中主要表现在三点：（1）需要根据相关材料目录完善个人档案，填写个人工作简介等；（2）在个人填写之后需要经过相应业务部门领导的审核与审批之后录入目录库，比如像专业技术职务的申请表；（3）个人的生活履历、工作状况、考核情况均需要人力资源部门进行记录与整理。其中，以上三点的材料信息主要表现为两种形式，分别是数字为主的电子信息档案，比较常见的有电子表格；由纸质档案所转化成的电子信息档案，比如经过扫描对非电子档案进行识别，处理成数字文档或者图片格式，但是这种电子档案由于受到诸多因素的影响，往往需要进行加密处理。

（二）建立档案的电子化管理。所谓的档案电子化管理主要是指人力资源部门在办公过程中所产生的档案信息，或者将图片、图像、影像等档案进行数字化处理。在建立档案电子化管理中需要做到三方面，一是要实现对非电子档案的电子转化，比如在医疗机构中比较常见的档案信息便是纸质档案，在经过扫描之后将其进行格式的转化，从而实现档案信息的数字化处理。而是积极开发相应的系统软件，真正实现医疗机构人力资源管理电子文件与档案管理的相互兼容，就目前而言，我国部分医疗机构人力资源所开发的系统软件与档案管理不兼容，两者相互独立，无法实现资源共享，无法及时转换成档案管理信息。因此需要相关部门积极开发系统软件，实现数据自动下载，按照档案的归档模式实现真正意义上的归档。三是实现电子档案的完整性管理，将电子文件从处理到形成融入信息化系统之中，并且真正保证其档案资料的真实性与完整性。

（三）对档案目录的输入方法进行规范。在当前科技的发展与信息化技术的带动下，我国医疗机构人力资源档案信息化管理已经成为一项发展趋势，由于医疗机构所涉及的内容比较多，人力资源部门需要创建不同的数据库才能满足信息化的发展需求，其中在对数据库进行建立的时候需要积极做好目录的输入工作，在对档案信息进行搜索的时候只要在目录中输入关键词便可以短时间内查找到需要的信息，这不仅保证了档案信息化建设的合理性，并且也是构建档案信息化系统的主要内容之一。除此之外，在将纸质资料经过扫描转化成电子档案之后，则需要保证信息转换的准确性以及完整性，必要时候还需要做好加密处理。

（四）加强对医疗机构人力资源档案信息化管理队伍的建设。根据笔者分析与调查，我国医疗机构人力资源管理部门员工年龄比较大，对计算机技术以及网络技术认识不足，缺乏操作能力以及理解能力，甚至部分工作人员在进行信息化档案管理的时候无法掌握操作的要领，对档案信息化管理而言具有一定的阻碍作用。因此需要加强对管理队伍的建设，医疗机构定期开展培训工作，进一步提高人力资源档案人员的工作能力以及计算机能力，此外，医疗机构还要通过招聘的方式引进新型人才，不断充实人力资源档案管理团队，促进医疗机构人力资源档案信息化管理得到创新发展。

医疗机构人力资源档案信息化管理是促进医疗机构有序发展的关键因素，只有不断更新管理机制、提高人员素养，加强技术更新，才能从根本上提高档案信息化管理的水平，才能为医疗机构的发展提供数据决策与数据支撑。

参考文献：

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[2]曾红华.医院人力资源档案管理与相关法规研究[J].黑龙江史志, 2014,07:73-74.

[3]蒋晓峰.新途径医疗机构人力资源档案信息化管理浅析[J].民营科技,2013,08:99.