浅谈医院人事档案管理存在的问题及改进对策

文/福建省泉州市光前医院　林彩凤

浅谈医院人事档案管理存在的问题及改进对策

文/福建省泉州市光前医院林彩凤

【摘要】做好档案管理工作，对医院的发展起着重要作用。随着信息技术发展以及医院人事制度不断发展，医院人事档案管理也存在各种问题。如何解决档案管理中出现的问题，需要我们积极主动思考，找出改进对策。

【关键词】医院；人事档案管理；问题；改进对策

一、医院人事档案管理工作中存在的问题

（一）医院领导对人事档案管理的重视程度不高。长期以来，部分领导对人事档案工作的认识存在一些误区，认为人事档案管理不能给医院创造经济效益，因此只要不丢失、不泄密、能查阅就可以，因此档案应有的价值未能得到很好实现。这常常导致档案管理硬件设施资金投入不足，整档设备不符合标准要求，档案室防火防潮防蛀等“六防”设施没有得到有效改善，保障工作不到位。而在管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，以及没有对纸质档案进行防护，造成纸张发黄变脆、字迹褪色、破损等现象，直接影响到档案的完整与安全。

（二）人事档案管理力量薄弱，管理水平不高，方式落后。有些医院人事管理人员由非专业人员兼任和管理。这就导致有的医院档案管理人员存在业务不精，责任意识不够强的问题。有的医院由于岗位变动、人员调整等原因，档案管理人员流动性较大，甚至导致业务衔接断档。有的档案管理人员责任意识不强，档案管理制度执行不到位，档案随意查（借）阅、转递手续不完备，干部档案材料转递不及时，严重的导致档案丢失或者档案遭篡改的后果。长此以往导致人事档案工作常常处于被动状态，难以高质量地为医院的人才建设服务。

（三）档案管理制度相对不完善。随着社会的发展，医院的人才流动以及人事制度不断改革发展，人才流动日益频繁，而人才的流动常常造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。医院在选拔和使用人才时没有严格的人事制度，手续不断简化。这样常常导致人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，这样常常会影响到医院人事的任用。例如某些医院为吸引高层次人才，开设绿色通路，简化程序，通过签订协议、重新建档等方式引进人才，致使许多个人“弃档”，导致出现“有档无人”和少部分“有人无档”现象。

（四）医院人事档案管理信息化程度不高。随着计算机办公设备的不断创新，,其强大的功能已为人们深刻认识。它已进入各个领域并发挥着越来越重要的作用，使用计算机对人事档案信息进行管理,具有手工管理所无法比拟的优点，例如：检索迅速、查找方便、存储量大、保密性好、成本低等，这些优点能够极大地提高人事基本档案管理的效率。但有的医院仍将档案信息输入计算机、资料检索、调阅档案等仍习惯采用手工操作，无纸化阅档基本没有实施，这样既降低了工作效率，且工作容易出现失误。其次有的医院办公硬件和软件还处于落后的水平，例如电脑硬件设备老化，软件没有及时升级等，导致档案管理人员在工作中遇到各种困难。

二、医院人事档案管理工作的改进对策

（一）医院领导应重视干部人事档案管理工作。把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到医院的议事日程。人事档案管理的负责人要主动向医院领导反馈人事档案管理中遇见的各种问题和困难，医院在资金和设备上要给予工作上的支持。医院要成立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。其次档案管理工作的基础建设要向标准化、现代化发展。医院要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，定期检查库房的防火、防潮工作，确保档案的安全。

（二）提高档案管理人员的业务素质和责任意识。新形势下要提高档案管理的水平，就必须要有专业素质和责任感强的档案管理人才。医院首先要培养档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习现代化管理档案管理工作的新知识、新技术。医院应积极组织档案管理人员参加上级主管部门定期组织的业务培训，让他们提高档案管理的技术水平。其次可以开展岗位竞争机制，通过各种考核机制，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。最后医院要将档案管理人员的培养纳入医院人才培养计划，建立激励机制，调动他们工作的积极性。加强人事档案管理人员队伍的建设对医院的长期发展有着不可忽视的重要性。

（三）完善医院的档案管理制度。完善医院的档案管理制度是医院管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志，是不断提高医院基础管理水平的需要，并在医院建设和发展中发挥着越来越重要的作用。因此档案管理工作的需要应及时制定《档案库房管理条例》、《档案员工作责任制度》、《档案保管保密管理制度》、《档案借阅制度》等相关制度，同时要切切实实地落实将档案管理工作的制度。医院档案管理制度不仅能够规范归档管理工作的内容、方法以及步骤，同时也规范了档案工作人员的思想和工作。医院档案管理制度是医院积累档案财富的重要保证。

（四）加强医院人事档案管理的信息化升级。在当今，要提高档案管理工作的质量和效率，引入信息技术手段势在必行。要加大信息化技术的使用，充分利用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等资料变成数据，推动干部人事档案信息化。要完善人事档案数据库系统，加快信息化步伐，充分利用专业化管理软件对档案编目、检索、借阅、查询等工作，同时对相关档案材料及数据做好备份，从而保证干部人事档案信息的真实性时效性。要在注重保密的前提下，提高利用效率，通过信息化技术手段对档案进行合理灵活的开发利用，以期更好的服务医院的人才建设。

总之，医院的人事档案管理工作是医院发展的重要组成部分。现代社会的发展推动着人事制度不断的改革的同时，也给人事档案事业带来了挑战。针对医院人事档案工作中存在的问题，医院首先要高度重视，并努力提高档案管理工作人员的业务素质和责任意识，建立完善的档案管理制度，加强档案的信息化建设。随着社会的发展，医院人事档案管理工作也应该积极转变思路，从而才能与时俱进。

参考文献：

[1]姜月先.新形势下医院人事档案管理存在的问题及其对策.医学信息学，2010（10）.

[2]周渝霞，董文富.新形势下医院信息化建设的几个问题.现代医院，2005（05）.