浅谈高校学籍档案管理新思路

文/吉林师范大学　赵海荣

浅谈高校学籍档案管理新思路

文/吉林师范大学赵海荣

【摘要】高校学籍档案是高校档案管理工作的一个重要组成部分，对学籍档案进行科学、规范的管理，一方面有利于改进教学、提高教学质理和管理水平，另一方面对于杜绝学历造假及维护学历、文凭的严肃性和权威性起了不可忽视的作用。本文就高校学籍档案管理的现状以及存在的问题，提出一些想法和解决的措施。

【关键词】高校学籍档案；存在问题；管理措施

高校学籍档案是高等学校培养人才的真实记录和学校办学成就的历史证明，学籍档案管理工作的目的是为教学管理、教学研究和用人单位审察人才提供最翔实可靠的第一手材料。国家招生规模扩大给高校各方面工作都带来了前所未有的压力，特别是学籍档案的管理工作更是错综复杂。高校学籍档案以数量之多、涉及面广、利用率高而得到了社会广泛的重视和关注，学籍档案不仅为高校教学服务，同时也是在为学生本人和社会服务，具有原始性、真实性、动态性、综合性、周期性等基本特点，高校学籍档案主要包括入学记登记表、录取审批名册、学习成绩考核单、学位授予审批单、升级留级、休学复学、转学退学、学生奖惩材料、学生党团材料、毕业生登记表、毕业证书号码单、毕业生派遣名册等。学籍档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分，对学籍档案进行科学、规范的管理，一方面有利于改进教学、提高教学质理和管理水平，另一方面对于杜绝学历造假及维护学历、文凭的严肃性和权威性起了不可忽视的作用。

一、高校学籍档案管理现存问题分析

（一）多头管理造成档案材料的不统一。高校学生档案由多个部门提供材料而汇总形成，如教务处提供录取审批名册、学习成绩考核单、毕业证书号码单、学位授予审批单、学生补考记录单；学生处提供学生入学登记表、升级留级、休学复学、转学退学、学生奖惩材料、毕业生登记表；组织部提供党团籍材料；就业处提供毕业生派遣名册，校医院提供体检表。这种多头管理互不兼容，造成了学籍档案材料收集时间与格式杂乱无章，无形中增加了学籍档案管理人员繁重而重复的劳动。

（二）学校领导对学籍档案管理不重视。学籍档案的重要作用主要是潜在的、隐性的、滞后的，做多少工作也不能马上看出成绩，容易被校领导忽略，以至于许多高校的学籍档案从未归口于档案馆而是隶属于学生工作处或者教务处，特别是一些民办高校为了降低办学成本，没有专人管理甚至于还用流动人员临时监管，造成大量档案材料的丢失或者工作的衔接不当，这样的后果也不能马上就体现而是长期而久远后才出问题。

（三）学籍档案管理方式陈旧模式不规范。高校在学籍档案管理方式五花八门，杂乱无章，其原因归根到底就是没有明确的法律法规约束，国家虽然出台了不少的档案管理办法，但是没有一个提及高校学籍档案管理的内容，学籍档案的管理还是停留在收集、整理、归档、派发的手工操作，重复劳动，效率低下，大量材料发挥不到应有的利用价值。

（四）学籍档案出口不畅开发使用率低。随着高校毕业就业模式的转变，灵活就业已成为大局，用人单位已由原有的控制档案转变为法律合同来约控人才的流动，因此许多学生毕业后对个人档案在无需求的情况下置之不管，留档和档案丢失现象日渐增多，同时由于学籍档案属于人事档案受保密性的制约，查询人员特定、手续烦琐、查询方法落后，严重影响了高校学籍档案利用率和使用率。

二、高校学籍档案管理解决措施

（一）建立档案管理规章制度做好前期档案材料收集与备案工作。高校可以根据学籍档案的动态性、综合性、周期性基本特点，联合各有关部门，做好学籍档案的前期收集工作，把重要材料做好分类整理，确保每一份材料的原始性、真实性和完整性，分类编序。同时加快档案数字化建设，实施“存量数字化，增量电子化”的方针，推进档案信息资源共享，健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。

（二）做好宣传工作提高学校重视程度。鼓励学籍档案管理人员在管理工作中做出自己的特点，制定出相应的学籍档案管理一条龙工作系统，确保工作不出纰漏，为学生本人、社会及教学工作保驾护航，学校要在政策上给予倾斜，经费上给予支持，配齐档案数字化设备，更应在管理人员待遇和职称评聘给予重视，防止人员跳槽。调动人员的工作积极性、主动性，建立管理人员在平凡的岗位上创造不平凡工作业绩的决心。

（三）改变学籍档案管理方式方法，制定规章制度，明确档案管理人员职责，建立合理工作流程。高校档案管理应建立合理的规章制度，管理人员有章可循，有法可依，按章办事，调动档案人员的工作热情。主动掌握相关档案法律法规，为学生普及人事档案知识，了解就业派遣及档案存放地相关政策，做好档案派发指导，也可以把学生办理档案手续和流程制成动画板挂在墙上，学生能在办理档案过程中一目了然、清晰明了。建立学籍档案网络查询系统，通过互联网提高各高校之间与用人单位的查询力度，简化查询手续，使学籍档案真正发挥出应有的利用率和使用率。

参考文献：

[1]梁建梅.高校学籍档案管理的新思路[J].中山大学学报论丛,2003年6期.

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