文书档案管理工作的创新

文/湘潭市中医医院　陈柏茹

文书档案管理工作的创新

文/湘潭市中医医院陈柏茹

【摘要】本文阐述了文书档案管理的意义，探讨了文书档案管理中常见的问题，并针对问题提出了相应的解决措施，希望能够提高当前文书档案管理工作的水平。

【关键词】文书档案；管理；创新

文书档案管理是档案管理的主要组成部分，随着单位工作各个方面的完善，对文书档案管理工作也提出了进一步的要求。由于文书档案是单位管理者制定决策和计划的重要参考和依据，为了使单位能够更好地适应社会的发展，针对文书档案管理工作所面临的挑战，有必要对传统的文书档案管理工作的思路和方式进行创新，以期为单位工作的开展提供高效且准确的参考。

一、文书档案管理的意义

（一）文书档案是政治工作和行政管理活动的重要记录。在政府的工作中，文书档案一般是由上级单位所发的红头文件转化而成，其中也会包括已经完成但具有保存价值的文书资料，它记录了一个政府单位或社会组织从事的管理活动，如党群管理、人事管理、财务管理以及工作过程的管理等。随着社会现代化的发展，在信息时代，文书档案的管理显得越发重要，尤其是在国家的机关和事业单位，文书档案是其工作开展所不可缺少的依据，文书档案管理在当下各个单位的运行中占据着越来越重要的地位。

（二）文书档案管理是档案管理的主要组成部分。档案具有连续性的特点，许多后续的档案建立都要以初始档案为依据，文书档案管理也是档案管理的源头，因此文书档案管理工作有着很大的现实意义。做好文书档案的管理工作，对后续档案的建立以及单位未来的发展都有着不可替代的价值。

二、文书档案管理中存在的问题

（一）管理人员的专业素质不高。文书档案的管理是一项专业而且较为复杂的工作，这对管理人员专业素质的要求很高，而在实际中，文书档案管理工作没有引起相关单位的重视，管理人员的队伍建设力度不够，人员专业较低，主要表现在：很多文书档案管理人员不注重与时俱进，没有加强自身的学习，其管理思路和方法还停留在传统方式之上。在信息化的今天，管理人员的专业水平不够、没有熟练掌握电脑操作，文书档案管理工作没有得到深层的改革和创新。

（二）工作效率较低。一些单位忽视工作方式和设备的更新，文书档案管理的方式还较为落后，已经不能适应社会的高速发展。比如，由于种种原因，一些单位没有配备计算机或是计算机配备的较晚，在信息化的今天，没有计算机的文书档案管理工作其效率低下是必然的；另外，一些单位的管理思路还较为落后，不能明确区分文书档案管理工作的重点，导致做了大量无用的工作，这些因素都是造成文书档案管理工作效率低下的主要原因。

（三）制度不规范、缺乏科学化管理。任何工作的开展都需要规范的工作制度，否则很难取得明显的成果。当前形势下，一些事业单位和国企的改革力度很大，但大都停留在制度和政策方面的改革，这些制度全是与单位相关的大的制度方面的改革，而关于文书档案管理工作方面的制度很少得到组织管理者的重视。许多单位的文书档案管理工作显得较为盲目和主管，这主要是因为没有建立起统一规范的管理程序，而且许多已有制度缺乏科学化，导致管理工作的开展较为僵硬，没有灵活性，这严重制约着文书档案管理水平的进一步提高。

（四）机制改革没有从大局出发。国内的文书档案管理机制在很长时间里没有得到有效的改革，许多社会组织的文书档案管理带有浓重的机关工作色彩，机制的改革不及时或是改革的片面性较强，没有大局意识。另一方面，许多管理人员将工作的重点放在了文书档案管理的本质之上，他们将工作的重点放在了文书档案的建立、收集、整理以及保管之上，而忽视了文书档案管理的参考价值，建立起的文书档案管理没有针对性，信息可用度不高，不能很好地为组织单位的工作提供依据，这是工作机制改革的滞后所造成的。

三、文书档案管理工作创新的措施

针对文书档案管理在实际工作中出现的问题，为了真正体现文书档案管理工作的价值和意义，对文书档案管理工作进行创新，通过具体措施提高管理水平，对文书档案管理工作在未来的发展有着重要的意义，下面将对具体措施进行阐述和分析。

（一）提高对文书档案管理重要性的认识。意识决定行为，文书档案管理要改变传统的管理模式，首先需要从思想上改变组织上下对文书档案管理的认知，提高管理人员对文书档案管理重要性的认识。因为只有从思想和意识上进行改变，只有组织管理者和组织上下认识到了文书档案管理对组织发展的重要性，其才会在实际行动中“有所作为”，组织的文书档案管理工作才能真正实现创新。简而言之，文书档案管理工作的创新，要从提高组织上下尤其是组织管理者的创新意识着手，确保创新方案在思想上的可行性。

（二）强化管理制度，并确保制度的落实。一是制度的建设需要完善制度体系。在组织内部构建完善的文书档案管理制度体系，组织管理者要重视领导责任制的建立，从而为档案管理制度的建立和落实提供可靠的保障。管理者只有改变自身的意识，做好组织上下的思想工作，让其认识到文书档案管理工作的意义，才能从根本上确保制度的落实；另外，强化制度建设，新制度的确立要充分结合原有制度，做到从实际出发，保留将原有制度中的精华，去除原有制度中的弊端，以工作经验为基础，构建出完善的管理制度体系。二是注重制度的创新。文书档案管理制度的构建不能完全采用以往工作的经验和别的组织取得成功所采用的管理模式，而应结合组织自身的实际情况，比如本单位的管理机制、机构设置等因素。在制度的借鉴和引用中，做到扬长补短，全面考虑，注重制度方面的创新，只有在制度方面取得了创新，文书档案管理工作的各方面才会取得创新，制度的创新是文书档案管理水平得以不断提高的保障。三是做到制度的及时修改。部分单位没有意识到管理工作与时俱进的重要性，片面地认为制度建立之初，已经考虑得很全面，组织内部的制度已经很完善，只要照着制度办事就不会出现问题。现代社会是一个信息化的社会，一切事物都在发生着变化，文书档案管理制度也面临着同样的状况。因为外部环境一直在发生着变化，所以，各个单位应定期对现有的制度进行评审，结合外部环境的变化，及时对原有制度进行修改或补充，做到制度的与时俱进，使文书档案管理的制度始终与当下组织内部的情况相适应，只有这样，才会真正发挥出制度对管理工作的规范作用。

（三）注重工作效率的提高。工作效率的提高在于工作机制的优化，优化工作机制需要从以下三个方面做起：首先，加强文书档案管理的宣传力度，在宣传上实行自我营销。根据组织的总体规划和阶段性目标制定文书档案管理的思路和计划，结合重大活动对文书档案管理的要求，对管理工作提出具体的目标和要求，也为后续档案的建立奠定前期基础，只有目标明确，工作效率才会得以提高；其次，文书档案管理工作需要协调好工作机制，其工作效率的提高离不开相关部门之间的沟通与协调，只有相关部门在思想上达成共识，提高互动性，文书档案管理工作中的互相指导、互相服务以及互相监督效果才会得以体现；最后，工作效率的提高，还应注重工作经验的积累，管理人员只有结合工作经验，才会清楚以往工作中存在的问题和不足，从而在以后的工作中明确方向和重点，最大限度地提高工作效率。

（四）灵活工作，体现档案的本质价值。为组织工作的开展和人事调动提供客观准确的依据是文书档案管理的基本作用，因此，其管理工作不能过于形式化，应结合组织的实际需求制定管理工作的内容和要求。在符合保密原则的前提下，档案管理部门应定期对档案管理工作的成果进行审核，并可以适当向外界进行公布，这样不仅可以方便用户的查询，发挥档案的本质价值，还可以接受公众的建议，集思广益，改变工作中的不足，完善档案管理工作。

（五）管理工作还应注重技术的创新。信息化社会里，注重技术的应用对文书档案管理工作效率的提高有着很大的帮助，计算机网络技术的应用以及档案数据的信息化是当下档案管理工作的主要发展趋势。现代化的文书档案管理工作理念的革新首先需要认识到技术应用对管理工作的意义，网络技术和信息化系统有着传统手工方式所无法比拟的优势，档案管理工作的革新需要以技术的革新为依托。

四、结束语

总之，文书档案管理工作是一个组织内部资料管理的主要组成部分，并且对组织各项工作的开展有着重要的现实意义。有从思想上、机制上以及技术上全面创新，并将规范的制度在实际工作中进行落实，文书档案管理工作才会取得进展，其管理水平才得以大幅度提高，并最终实现文书档案管理工作的本质价值—服务价值。

参考文献：

[1]张文华.案管理工作的方法[J].黑龙江档案，2014（8）.

[2]杨宇红.文书档案管理工作的创新思考[J].科技风，2013（4）.