高校档案的电子文件管理分析

文/广东体育职业技术学院　陈爱恋

高校档案的电子文件管理分析

文/广东体育职业技术学院陈爱恋

【摘要】随着经济不断发展，高校对档案的管理也提出了新的要求，以便适应繁杂的档案管理事宜。由于学生信息量不断增加，传统的纸质档案管理已经不能适应人们工作的需求，采用现代化的档案管理方式，提高档案管理效率，方便建档管理工作有序进行。本文将对高校的电子文件管理的特点和工作进行简单的分析，为提高高校电子档案管理工作提供参考。

【关键词】电子文件；档案管理；高校

随着我国各界人士对高校教育的重视程度不断上升，高校学生数量越来越庞大，对学生信息管理的工作也变得越来越困难。我国科学技术在不断发展，信息化已经成为当前社会发展的主流趋势，它是指各种活动和行业利用信息技术促进生产的过程。电子文件就是一种在信息技术发展下的产物，是和传统纸质文件有很大区别的一种文件形式，对高校档案电子文件的管理可以提高管理的效率，对学生档案进行更系统科学的管理，有效地高了整体管理水平。

一、对高校档案电子文件管理的必要性

（一）提高了高校档案管理的质量和效率。随着信息量不断增加，高校档案管理工作越来越繁杂，传统的档案管理面对繁重的管理工作其弊端也显示了出来。由于档案管理的工作量大，在纸质档案管理中，管理员每天都要机械性的做重复的动作，而且单从一项档案管理的步骤来看，从编制目录到整理完毕，需要进行十多项管理程序，这些无疑使管理员的工作增加了压力。而对电子档案文件的管理把档案管理员的工作简单化，从而提高了档案管理的效率。

（二）有利于档案管理、保护和利用。高校档案的电子文件管理，减少了繁杂的工作量，让高校教师可以投入更多的时间对学生的生活以及学习进行管理，因此档案管理的科学性更高，有利于人们更好的使用档案资源。传统纸质档案管理中的档案是对纸质材料进行管理，在翻阅时容易破坏档案，不利于档案保存。而高校档案的电子文件管理，方便查阅，且安全性高，也有利于保护其档案不被损坏。

（三）适应现代化档案管理的进程。随着信息技术的不断发展，很多档案都通过网络进行管理，现代化的纸质档案管理正朝着一体化的方向发展。通过在网络上建立档案管理系统，将档案的信息录入电脑，人们在需要时只需要检索就能够获取自己需要的档案资料，方便了档案管理。电子档案管理规则比传统的更加简单、易懂，管理者不用耗费更多的时间学习怎么管理，而是在实践中逐步掌握了档案管理。以往基层档案管理员的电动较频繁，因此对新的管理者的管理带来了较大的麻烦。电子档案管理需要管理者掌握较高的信息化管理技术，简化了以往管理的复杂程序，从而让管理者很快就接受管理工作。

二、高校如何加强对档案的电子文件管理

随着信息化技术的不断发展，各大高校都建立了自己的校园网络，使得网络信息资源可以充分被同学以及教师使用，可以提高了高校整体工作效率与工作水平，高校该如何提高对档案电子文件的管理成了所有高校管理者需要考虑的问题。

（一）建立档案电子文件管理制度。高校对档案电子文件管理首先就是要建立档案电子文件管理制度，把电子文件的收集管理工作纳入到日常管理工作中来，对于电子文档的形成、收集、整理以及归档工作都要有明确的规定，要有专门的管理工作人员严格按照归档的要求进行收集和整理，将归档后的文件交给档案部门，保证电子文件的完整和正确性，在整个管理工作中应该保证文件的安全有效。在对电子档案的管理工作中，档案部门应该建立严格的归档流程，并且实行物理归档与逻辑归档相结合的方法来共同运行。逻辑归档就是指在不改变计算机网络中的存储方式和位置将需要的电子文件的管理权移交给档案部门的过程，物理归档就是把电子文件刻制成光盘或者转化为纸质的文件交给档案部门。

当对网上形成的电子文件进行归档的时候，电子文件的实体应该归档在档案部门，这是为了保证电子文档的安全性和完整性，交接的形式可以通过网络来捕获采集然后归档到档案部门的服务器，也可以用储存载体，最后再实施物理归档。

（二）采取现代化的信息管理技术，对电子文件档案进行归档。

在对电子文件的管理中运用现代化的管理技术可以保证电子文件的真实性以及原始性。电子文件本事就是信息化背景下的产物，它的数据储存以及传输的过程中只有采取相应的信息安全技术才能保证文件的安全性，防止泄密，同时也可以有效防止非法访问或者随意改动等。所以对文件管理时一定要设置访问权，这是最基本的，只有正确的用户名称以及密码才能进行访问，同时也可以运用身份验证等技术来对访问者的身份进行验证，保障电子文件的安全有效，做好保密工作。除此之外，市场上还出现了一些例如防火墙技术以及加密技术等可以保障电子文件的安全可靠。电子档案文件管理就是为了使管理工作可以更加科学有效。而做好电子文档的归档工作就是一个重点工作，只有这样才能对种类多样数量众多的电子文件进行有效的管理。对高校电子文件归档可以根据文件的特点来划分，例如教师科研活动、学生档案管理以及行政工作等来进行分类。

（三）将档案信息化纳入到学校信息化系统中进行统一管理。档案电子文件的管理与传统的纸质档案管理不同，可以有效提高管理效率以及管理水平，但同时对于档案管理工作者的素质要求也更高。电子档案管理要求管理人员一定要具备熟悉计算机技术，尤其是网络安全技术以及数据处理技术。但是在高校档案部门的工作人员大多仅仅具备档案专业知识，同时又精通计算机知识以及信息处理技术的复合型人才是非常有限的，为了解决这一问题，可以将学员档案的信息化建设纳入到学员的信息建设中来进行统一管理，这样就可以充分利用学院的专业计算机人才。当档案部门提出档案管理要求时，计算机技术人员来组织实施，把档案管理的理念和学校校园网建设统一规划，使电子档案网络化管理可以更加有效的实施。

（四）对电子文件进行前端控制。文件的生命周期是指文件从形成到永久保存或者最终销毁的一个过程，我们可以根据文件价值的不同运用不同的文件管理方法对文件进行控制，电子文件的管理可以参照文件的生命周期。对档案电子文件的管理就是要充分利用计算机以及网络技术，对文件的管理工作进行统筹规划，使整个管理更加系统化和规范化，优化管理。电子文件的设计、形成以及保存是管理工作中最关键的工作，将档案文件管理工作的需求嵌入软件，在形成文件的时候举要考虑其一档案工作的联系和是否有长期保存的需要，在档案工作之前就要介入电子文件的运作和管理。所以档案部门应该对部门的档案管理工作者进行严格的培训，在对电子文件的形成、管理等过程中药及时登记，使电子文件归档的质量得到保障，实现文档一体化。

对高校档案电子文件的管理，有效地解决了传统纸质档案管理繁难的状况，提高了档案管理者的工作效率。在档案管理中，要注重科学管理档案，保证档案管理的时效性、准确性和完整性。由于电子文件是信息化背景下的产物，因此管理者要不断加强自身的素质，提高计算机技术以及信息管理技术，完善管理方法。

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