疾控档案管理中信息技术的应用研究

文/曲靖市疾病预防控制中心　崔秀娟

疾控档案管理中信息技术的应用研究

文/曲靖市疾病预防控制中心崔秀娟

【摘要】随着疾控工作档案信息量的不断增大，对于无纸化、自动化办公的要求日益提升，为了能够更好地完成疾控档案管理工作，就需要在计算机技术的帮助下完成。在疾控档案管理中应用信息技术不仅能够能够节约大量的人力、物力，而且使疾控相关信息的读取更加准确。

【关键词】疾控档案管理；信息技术；应用分析

根据研究发现，大部分的档案都是以机读的方式存在，而且现代电子档案要比传统的纸质档案更具价值。再加上计算机和互联网技术的普及应用，也逐步地在档案管理领域获得较快地发展，信息技术地应用使得档案管理变得不再繁琐，而且也便于人们的读取。

一、信息技术简介

所谓信息技术，主要是指信息的获取、传递、储存以及应用四个方面。在应用计算机和互联网技术之后，现代信息技术能够更好地解决信息获取、传递、储存以及应用工作。根据近几年现代信息技术在档案管理的应用，我们可以清晰地意识到信息技术的重要性，现代信息技术也再不断地改变传统的档案管理工作，主要由于计算机数据具有运算速度快、信息读取快、存储量大等多个特点，将信息获取、传递、储存以及应用等各个环节的工作变得更加高效，与此同时，也改变了信息服务工作，能够让人们更加轻松地获得所需的信息内容。

二、疾控档案管理中信息技术的必要性

与传统的档案管理相比，现代信息技术的档案管理具有较多优势，而且面对信息量不断增加的档案管理工作，现代信息技术的应用也是十分有必要性的，主要表现在以下两个方面：

首先，由于传统的档案主要是以纸质档案为主，但是由于纸张作为存储媒介具有诸多缺点，例如虫蛀、受潮、易燃等，那么就需要设置专门的档案管理室进行储存档案资料，同时也需要配置专门的档案管理人员做定期的维护管理。这种传统的档案管理方式不仅需要消耗大量的人力、物力，而且在受到外界因素的影响下很容易出现档案丢失的情况。然而现代信息技术的档案管理工作就避免了这些事情的发现，其主要构建一个疾控系统的管理平台，即可将档案信息内容以电子文档的方式进行储存，不仅能够使疾控档案资料更加高效地被使用，而且能够解决诸多外界影响因素的问题。

其次，疾控档案管理工作的最终目的是要实现更加便捷地完成疾控档案的传递与应用。但是在传统的疾控档案管理中，由于档案被集中存放在档案室内，而且纸质档案的查询工作十分缓慢，那么对于档案使用者而言，是十分复杂、繁琐的。但是应用现代信息技术，能够通过建立网络平台的方式，即可将非机密性质的档案信息进行公之于众，档案使用者就可以做到“足不出户”即可获取有效的疾控档案信息内容。

三、信息技术在疾控档案管理中的应用

（一）在疾控档案管理内容中的应用。由于疾控档案管理内容非常繁琐，传统的档案管理工作都是需要人工进行整理、登记和管理，而应用信息技术的档案管理工作就能够很好地解决档案管理工作的复杂性，节约大量的工作时间，主要表现在以下几个方面：一是使用打字、扫描等方式将纸质档案信息转换成电子文档，二是对电子文档信息进行编号、统计，三是将编号之后的文章进行存储且输入检索系统，四是打印或在检索系统网页显示文档标题、关键词等，以便于档案借阅者地查询。

（二）在疾控档案备份恢复中的应用。尽管运用了现代信息技术的疾控档案管理是以网络信息平台为储存载体的，相比传统疾控档案管理而言更加安全，然后也依然存在很多不安全因素，例如计算机病毒、网站瘫痪等，都会造成档案信息的丢失和损坏，而且运用信息技术的档案管理一旦遭受病毒等因素的印象，所带来的后果是非常危险的。因此，需要对电子疾控档案内容进行必要的备份，常用的方法有以下几种：一是使用软件备份，制定软件“一键复原”计划；二是使用硬盘备份，将电子档案信息储存到体积较小的硬盘之内即可。

四、促进信息技术在疾控档案管理更好发展的策略

（一）转变疾控档案管理思想。由于现代社会的快速发展，信息技术应用到疾控档案管理工作中来已经是一种必然趋势，为了能够适应时代的发展，就需要转变原有的疾控档案管理工作的思想。首先，需要档案管理工作的相关管理者要从根本上认识信息技术的重要性、便捷性，为了能够确保工作的顺利完成，需要大力支持疾控档案管理工作中信息技术应用的开展；其次，对于疾控档案管理工作人员也要加大培训力度，尤其是对于那些年长的管理人员一定要他们能够改变固有观念思想，让他们意识到信息技术的应用的必要性，并且协调对于信息技术的掌握，提升工作效率，更好地为社会提供有用的信息资源。

（二）提高疾控档案管理工作人员的自身素质。在信息技术应用到疾控档案管理工作中的每一个环节都需要人的参与，因此需要提升档案管理工作人员的自身素质。首先，需要让档案管理工作人员能够具备计算机及网络操作的基本技能，能够熟练地应用计算机将原有的一些纸质性档案转变成为电子文档，并且上传至档案网络管理平台以供人们的查询；其次，由于疾控档案并非仅仅是文字性的，也有很多图片等内容，就需要工作人员熟悉地掌握一些软件，例如CAD、Photoshop等制图软件等；最后，由于计算机网络技术的发展可谓日新月异，那么就需要工作人员实时地学习，全方位地提升自我素质。

随着现代社会科技的快速进步，计算机技术得到了较为快速的发展，再加上现代网络的普及，使得计算机开始成为人们主要的工作工具。综上所述，我们可以发现信息技术在疾控档案管理工作中有着很多优势，例如节约人力物力和时间、提高了资源利用率、有益于疾控档案信息的查阅等。为了能够促进档案管理的有效开展，就需要改变原有的档案管理工作思维，并提升人员工作素质。

参考文献：

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