如何做好档案管理工作

文/成都市新都区人民医院　马春荣　张千凤

如何做好档案管理工作

文/成都市新都区人民医院马春荣张千凤

【摘要】本文结合工作实际，论述了在档案工作实践中的体会和认识,对做好新时期档案管理工作提供借鉴。

【关键词】档案工作；实践；体会；认识

档案是人类发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。提高档案工作的效率与质量，可以给单位领导决策提供更多值得参考的信息。因此，档案管理人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作，作为一名专职档案管理人员，在实践中，通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些粗浅的见解，愿与大家共同分享。

一、档案整理工作，从收集资料的审核分类做起

档案的形成是经过时间的归整处理，待档案涉及的处理程序完毕，即可以对收集资料的保存进行价值评估，根据资料收集类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。审核档案工作是对档案管理人员的个严峻挑战，它要求档案管理人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

（一）对档案工作要有高度的认识。要实现从资料的形成到档案的成功转化，就必须重视档案的规范化管理，实现档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对档案管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使档案工作流程更加科学化、合理化。

（二）要有高度的职业责任感。档案管理人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平常化。因此，务必要按照《档案管理办法》的要求，规范地、科学地做好每一份档案，对每一份归档资料做出科学的审核。

（三）要不断提高自己的专业素质和综合素质。档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，档案管理人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，逐步提高自己的理论水平。很多档案管理人员都比较清楚档案管理是很复杂多变的工作，因此一定要重视对形成档案的归档资料进行科学地评估归类。在整理档案过程中，要形成了一套较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度——组织机构——内容，但在工作中，档案管理人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高医院的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。

二、完善收集材料，做好档案归档工作

档案部门要认真检查形成归档的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

（一）档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

（二）档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装为“合”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

三、善于交流，接受新信息，达到资源共享

随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，档案管理人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案管理人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，主动推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、年鉴、全宗卷、组织机构沿革、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。