如何提升办公室工作人员能力的思考

文/承德医学院　梁海成

如何提升办公室工作人员能力的思考

文/承德医学院梁海成

【摘要】本文对办公室人员应该具备的能力进行了论述，并对如何提高办公室工作人员能力提出了建议。

【关键词】办公室人员；工作能力；工作效率

一、引言

办公室作为单位运转的中枢机构，肩负着重要的责任，是单位重要的办事机构和与外界沟通的窗口，是单位的窗口机构。它对外代表了单位的形象，对内起到了承上启下、服务全体的作用。办公室人员工作质量的好坏直接影响着整个单位的对外形象和办事效率，办公室人员作为办公室的核心所在，单位对其工作能力的要求不可谓不高。笔者作为办公室工作人员，希望根据自己的工作经验，谈一下办公室人员应具备的能力以及如何提高办公室人员的工作能力。

二、办公室人员应该具备的基本能力

办公室人员基本能力的高低直接影响着整个单位的工作效率，它关系着单位各项工作能否顺利展开以及进行的程度。单位工作人员应具备以下几种基本能力：

（一）语言表达能力。办公室作为单位的窗口部门，办公室工作人员经常需要与单位外的人接触，与他们进行交流。接打电话、上传下达、汇报反馈都需要说话，这时，良好的语言表达能力就显得尤为重要，办公室工作人员不仅要口齿清晰，更需要讲求说话的艺术。交谈过程中要注意语速与语调，使声音有信服力。

（二）有一定写作功底。办公室人员经常要写各种文件和发言稿，如领导的发言稿和各种工作总结。这就要求办公室人员要有一定的写作功底，文笔要好。除此之外，办公室人员还应该有善于提炼素材的能力，毕竟为领导写发言稿时需要从大量的信息中提炼出有用的信息，凝结成领导的演讲稿。

（三）熟练使用计算机。信息时代，无纸化办公成为时代主流，办公室人员必须具备熟练使用计算机的能力。对于Word、Excel 和PowerPoint等办公软件的灵活运用是办公室人员的必备技能之一。熟练使用这些软件，可以大大提高办公室人员的工作效率，有助于更好地开展日常的工作。

（四）创新能力。在这个科技发展日新月异的时代，办公室人员除了学习日常的业务之外，也应注重创新。创新的核心是思维能力。办公室人员要从日常的工作与学习中发现和创造新的事物，善于思考，多加探索，将实际与创新结合起来。创新能力是新的时代背景下办公室人员所应具备的能力之一。

三、提高办公室人员工作能力的途径

（一）努力提高思想觉悟。提高办公室人员的工作能力，首先应该从思想上抓起。要使他们具有坚定的政治立场。办公室作为一个中枢部门，其所做的工作大多都带有较强的政治性。因此，办公室人员首先要提高自己的思想觉悟，加强政治理论方面知识的学习，坚定政治立场，在思想上、行为上与党保持高度的一致，树立一心一意为全体人员服务的思想

（二）加强单位文化建设。单位领导要重视对办公室人员能力的提高。要多加利用考察、培训等机会锻炼办公室人员，提高他们的工作能力和思想水平。加强宣传活动，单位可以采取板报等形式，宣传提高办公室人员能力的重要性，使全单位都知道这一点，从而给办公室人员造成一定压力，使他们化压力为动力，努力提高自己的工作能力。

（三）督促办公室人员全心全意投入工作。办公室人员要有良好的思想品德，对待单位的工作要像对待自己的事情一样，全心全意地投入工作，而不是敷衍了事。办公室人员在与领导接触的过程中，在不阿谀奉承、不违反规章制度的前提下，应该尽自己的最大努力去完成工作，使领导放心。在进行工作的过程中，对于自己分内的工作应该按时保质保量完成，不让工作由于自己的原因而出现中断、延期等情况。在工作中要充满激情，干一行爱一行。将名利看轻一些，不要将个人情绪带到工作中。不论遇到何种挫折，认认真真埋头苦干永远不会错，机会总是留给有准备的人。真正成功的人，多是扎实肯干的人。因此在工作时，要真心对待单位，以单位的健康发展为自己的目标。

（四）加强人际交往。和谐的工作环境可以有效地提高人们的工作效率。办公室人员的良好的与人交往能力也体现了其工作能力。不论是面对上级领导还是下级群众，都以友善的态度、得体的语言相待，是办公室人员必备的能力之一。人际交往也是办公室工作人员能力体现的一部分，和谐的人际关系可以使工作事半功倍。

（五）主动学习，提高能力。办公室工作人员在日常工作中，若遇到不懂的问题，要虚心向前辈请教，同时学习他人的长处。学习的对象不应该拘泥于单位的前辈，同辈或者后辈中有值得自己学习的地方也应该努力学习，改正自己的缺点与不足。同时办公室人员应该培养自己的责任意识。在工作过程中严格要求自己，全身心投入，追求精益求精的工作态度，严于律己宽以待人。不仅要在日常工作中进行学习，也要在假期时抽出专门的时间来对自己进行充电。可以自己买相关的资料进行学习，也可以参加相关的培训，努力提升自己。在掌握足够的知识后进行积淀升华，勇于创新。打破常规的思维方式，运用自己所学，勇于探索，开拓创新。不要因为自己是办公室文职人员就缺乏创新精神。创新可以使原本枯燥的工作变得有趣起来，并且可以使自己以更大的激情投入到工作中去，不仅对自己有益，也可以为单位创造效益。

四、结束语

综上所述，办公室作为单位的中枢部门，在单位的运转过程中起到了十分重要的作用，笔者希望通过这篇文章，能引起社会上对这件事情的一定重视。办公室人员能力提升需要单位乃至整个社会的共同努力。

参考文献：

[1]方顺荣.小议新形势下企业办公室管理[J].城市建设理论研究,2013(24)．

[2]鞠萍.如何提升办公室人员的人格魅力和工作能力[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2012(25).