关于高校行政秘书工作的思考

王玥焓

摘要 高校行政秘书承担着服务领导和师生、内部管理、对外沟通等多方面的工作，行政秘书既是行政管理层的助手，也是联系行政管理层和师生的纽带。在高等教育行政管理水平日益提高的今天，行政秘书岗位的重要性日益凸显。本文对行政秘书的工作范围、能力要求、存在问题进行了论述，同时探讨了这一岗位如何做好职业规划。

关键词 高校 行政秘书 工作能力 职业规划

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.07.005

高校的行政管理质量，直接关系到高校的健康、稳定发展，在高等教育行政管理模式不断革新的今天，行政管理岗位日益凸显其重要性。行政秘书岗位是高校行政岗位性质的典型体现，这一岗位不可或缺，它分布在各教学单位，服务教学和科研，服务领导和师生。行政秘书要高效执行管理层的各项工作安排，沟通上下，协调左右，联系内外，处理日常行政事务。

1 高校行政秘书工作范围

行政秘书工作范围涵盖教学单位的诸多方面，作为行政秘书要熟知自身的工作范围、岗位职责和工作流程。高校行政秘书的工作范围可概括如下。

（1）所在部门各类日常行政事务。行政秘书每天处理的工作量大繁琐，事无巨细，包含文案写作，如公文草拟、申请报告、会议纪要；档案管理，如收集各类信息、资料、材料，对它们进行分类归档；日常行政工作，如内务工作、会务安排、公文收发和传送批阅；资产管理：物品申领、采购，保管、发放、清查；对口领导和学校相关部门进行信息收集上报；人事工作，如考勤、考核、职称评定；财务工作，如各项资金使用情况记录，财务报销；对外沟通联系；参与接待工作；各项活动的筹备等。

（2）上传下达、沟通、协调与落实工作。行政秘书日常会收到来自学校、各部门和行政管理层的各项通知、决议、文件、工作指示和会议精神，需要及时汇报给所在教学单位的领导，并做好内部沟通、协调和安排。在落实和完成的过程中，也要适时向上级反馈和汇报。

（3）行政管理层的参谋与助理。行政管理层的思考侧重全局性和重点性，很难面面俱到。作为行政秘书，要根据自身岗位积累的信息，适时提出建议和意见。行政秘书身在教学单位，同师生往来较多，最能直接获得“民意”，也便于了解上级要求的实际执行情况，行政秘书将这些信息提炼和整合后，提供给领导参考。因此，行政秘书协助领导工作时发挥一定的参谋与助理作用。

（4）承担领导安排的临时性工作、处理突发情况。不可预见的临时工作和突发事件在高校行政工作中较为常见。例如紧急发文、临时会议、临时通知、临时安排、各类突发事件等，行政秘书需要根据领导安排部署，灵活处理好临时工作和突发事件。

2高校行政秘书工作素质要求

高校行政秘书岗位虽然属于基层岗位，但是工作内容牵扯关系到高校行政管理的诸多方面。高校行政秘书需在明确自己工作职责的前提下，运用岗位专业知识，凭借良好的工作能力来完成本职工作。由于行政秘书综合性强的工作性质，就要求了行政秘书具备综合性强的工作素质，主要体现在以下五点。

（1）坚定的政治素质。高校行政秘书必须具备坚定的政治素质，必须贯彻党的路线、方针、政策，严格遵守学校的规章制度。行政秘书的工作直接体现行政管理层的意愿，行政秘书要深刻认识到自身工作的政治性，提升政治敏感度，在思想上求实上进，了解国家时事和高校动态，学习和研究相关资料文献。须胸怀大局意识，从全局出发，以师生的利益为重，以学校的利益为重。

（2）良好的职业道德。高校行政秘书由于其岗位的特殊性，为行政管理层出谋献策，了解大量信息资源，这就要求行政秘书必须严守职业道德，包括保密原则、求真务实、谦虚严谨、克己奉公、爱岗敬业等。

（3）高效的办事能力。办事能力是一种综合能力，包含沟通表达能力、理解领悟能力，分析能力、应变能力、执行能力。行政秘书工作以事务性工作为主，需要良好的沟通表达，在收到工作指令、安排时，要迅速明白对方的意图，以免执行中有偏差；众多工作当前，要分析工作的轻重缓急和难易程度，哪些事情先办，哪些事情缓办，哪些事情特事特办；在遇到突发情况时，需要应变思维；工作的落实需要执行力，需要合理安排，有条不紊地进行，同时熟练使用各种现代化设备，充分利用新型办公手段，助力高质量高效率地完成工作。

（4）提升自身专业能力。高校管理越趋专业化、信息化，且高校行政管理工作综合性极强，行政秘书只有不断扩充文化知识，提高自身专业能力，才能切实提高工作质量和工作效率。行政秘书要注重专业能力的培养，勤于思考，善于发现问题、总结问题和解决问题。工作中注重培养观察思考能力、沟通协调能力、语言文字能力、概括分析能力、创新思维能力等专业素质。工作之余可扩充教育学、管理学、心理学、秘书学等方面的知识，以防综合性知识的缺乏导致眼界受限。

（5）良好的身体素质和心理素质。高校行政秘书工作内容繁复，工作涉及面广，工作时间较长，因此具备健康身体素质和心理素质尤为重要。健康的身体是工作的基本保障，心理素质中客观的自我评价、建立和谐的人际关系、团队意识、保持乐观热情的工作态度尤为重要。随着高校的科学管理推进，必然对行政秘书的岗位提出更高要求，承担来自上级领导和师生的较高期望，因此要具有一定的抗压能力。

3 当前高校行政秘书工作存在的问题

（1）缺乏对行政秘书工作的合理认知。长期以来，高校普遍存在“重科研教学，轻行政管理”的现象。多数高校对行政秘书岗位存在认知偏差，一些领导和教师甚至认为行政秘书低学历、低技能，任何人都可以做，缺乏对行政秘书工作的重视和肯定，也缺乏对行政秘书的理解和尊重。

（2）缺乏科学有效的考核激励机制。高校在职称评聘、收入待遇、进修深造等方面多向教学科研倾斜，针对行政管理岗位，尤其是基层行政管理岗位缺乏有效的激励机制。且高校行政岗位种类众多，层级复杂，缺乏因岗而异的考核机制，多数考核流于形式，针对性和实操性低，优秀的基层行政管理人员难得到奖励，平庸的基层行政管理人员难被淘汰，因此一定程度上挫伤了优秀行政秘书的工作积极性。

（3）行政秘书缺乏职业发展方向感。行政秘书岗位事务性、服务性强的特点很容易使行政秘书缺乏工作方向感，重复性、流程性强的特点使个人的自主性和创造性难得到发挥，学校也缺少明确的职业发展方向引导，加之纷繁复杂的工作挤占了行政秘书大量的时间，他们少有时间顾及自己的学习和科研，很难取得一定的成就。

（4）行政秘书缺少自我价值感。基层行政工作日复一日，年复一年，单调琐碎。长期工作耗时、耗精力且承担心理压力的情况容易导致心理落差的产生，工作中缺少岗位认同感和自我价值感。

4 关于高校行政秘书做好职业规划的建议

高校行政秘书如何正确规划自己的职业生涯，提升自己的专业素质是需要认真思考的问题。

4.1 什么是职业规划

职业规划是指个人发展与组织发展相结合，对决定一个人职业生涯的主客观因素进行分析，对自己的理想、兴趣、能力、专长、经历及不足等各方面进行综合评定，根据自己的职业倾向，确定最佳的职业奋斗目标，并且编制相应的行动计划，对每一步骤做出科学有效的安排。

4.2 高校行政秘书如何做好职业规划

每个人在不同阶段的工作中都要根据自己的实际情况制定自己的职业规划，高校行政秘书的职业规划可参考以下四点。

（1）高校行政秘书要有正确的自我评价。在人生价值观的大方向下，审视自己的兴趣、专长、技能条件、专业方向以及缺点不足。

（2）行政秘书要对学校的大环境有所认知，了解自己所在高校的发展现状、发展方向，整体规划等。结合学校整体环境情况和自身能力进行综合评估，以便确定合理的发展目标。

（3）确定职业目标是职业规划的关键。根据有事实依据的规划，可设定在五年内完成的短期目标，五至十年内完成的中期目标，十年以上时间完成的长远目标。这些目标是需要行政秘书一步一个脚印地慢慢积累，克服各种困难，不断提升自己的业务水平循序渐进完成的。需要牢记，目标的制定一定要切合实际，切合自身的条件，不能好高骛远。

（4）高校行政秘书要有具体的行动措施来保证职业目标的实现，包括制定职业规划发展路线、时间计划、接受教育和培训等。每隔一个阶段，行政秘书可将取得的成绩和职业目标进行对比，保证职业发展目标的完整和统一，也便于及时发现职业规划中的不足之处，寻找解决方法，对规划进行调整与完善。

科学的职业规划有利于提升高校行政秘书人员的职业价值感，减少职业路途中的迷茫和焦虑心理，良好的心理状态必将促进日常行政工作的优质完成。

综上所述，高校行政秘书是行政管理队伍的基础且重要的环节。随着高校行政管理水平的提高，教学单位办公室的管理也呈现出复杂化和精细化的发展趋势，这必将对行政秘书提出更高的要求。作为行政秘书，要不断提高自身素质和能力，最大程度上发挥主动性和创造性，满怀信心和热情地投入到工作中去，体现自己的岗位价值。